Hoe begin je aan een sociaal intranet? 10 leerpunten uit de praktijk

Ik geloof in de verbindende kracht van social media. En ben vanuit die gedachte – via de afdeling communicatie, samen met IT –  in een groot concern bijna twee jaar bezig geweest met de voorbereiding van een sociaal intranet. Twee jaar? Ja, twee jaar. Tijd die vooral in beslag genomen werd door het overtuigen van beslissers, het aanpassen van de visie op communicatie en het krijgen van voldoende IT-uren.

Gelukkig is er goed nieuws. Het is gelukt de handen op elkaar te krijgen. Maar dat was soms nog best lastig. Zit jij in een soortgelijke situatie? Ik leerde een aantal zaken van deze lange aanloop. En zette ze voor je op een rijtje. Tien dingen om rekening mee te houden voor je aan een sociaal intranet begint.

1. Je bent niet alleen op de wereld

Probeer niet alleen te verzinnen hoe de ideale wereld eruit ziet. Zet groepen collega’s bij elkaar en vraag hen naar hun wensen. De social media experts, de intranetexperts, de businessexperts. Wat zijn hun wensen voor een nieuw intranet? Breng het in kaart, verwerk het in de requirements en koppel het terug. Zo maak je samen een nieuw intranet waar samenwerken en kennis delen vanzelfsprekend is. En heb je bovendien al vanaf de start een club enthousiaste interne ambassadeurs.

2. Zet de stippen op de horizon

Het lijkt een open deur, maar het is lastiger dan je denkt: werk vanuit een organisatiedoel en -strategie. Welke bijdrage levert het nieuwe intranet daar op macro-niveau aan? En op microvlak; welke businessprocessen of communicatiestromen kun je verbeteren of versnellen door de inzet van interne social media?

Daarmee maak je inzichtelijk dat het sociale intranet meer is dan alleen een zachte veranderwens en ‘een speeltje van de afdeling Communicatie’. Immers, deze categorie krijgt gewoonlijk geen prioriteit als er ook wensen zijn die een direct gevolg zijn van bijvoorbeeld veranderde wet- of regelgeving.

3. Zoek een sponsor

Zoek supporters op beslissersniveau. Vraag niet platweg of men behoefte heeft aan een nieuw communicatiemiddel of intern social media platform. Ga het bedrijf in en vraag mensen wat voor hen de grootste uitdaging is om bedrijfsdoelen te verwezenlijken. En kijk vervolgens of je dat met een sneller, beter en nieuwer proces via het intranet kunt oplossen of verbeteren. Het helpt gegarandeerd.

4. Laat geen wapen onbenut

Als een pleidooi voor de kansen niet werkt, benut dan ook de risico’s. Er is maar weinig zo effectief als het tonen van een – al dan niet anoniem gemaakt – overzicht van berichten die je collega’s nu al op social media plaatsen over hun werkgever.  Ik heb monden open zien zakken als ik mijn sheets met voorbeelden liet zien. Daar hoefde ik later geen discussie meer te voeren over de noodzaak van een intern platform!

5. Geen speeltje van Communicatie

Zorg dat het intranet niet alleen het speeltje van de afdeling Communicatie is of wordt. Op een modern intranet kun je ten minste met elkaar praten, samenwerken, nieuws lezen en kennis delen. Dat valt niet allemaal onder verantwoordelijkheid van Communicatie. Sterker nog, in de nieuwe situatie ben je helemaal niet meer afhankelijk van de goedkeuring van Communicatie om je nieuws te plaatsen!

Zorg daarom dat je andere relevante afdelingen (zoals HRM en IT) betrekt en mede-eigenaar maakt. Zo maak je het ontwikkelen van het intranet een gedeelde verantwoordelijkheid. Je voorkomt bovendien dat je alleen iets kunt veranderen als jíj het volledige budget beschikbaar hebt.

 6. Praten is ook sociaal

Op je eigen afdeling: praat met elkaar! Ga het gesprek aan. Zijn je communicatiecollega’s al klaar voor de veranderende werkelijkheid? Want als het nieuwe intranet straks het primaire communicatiemiddel is en interactie een randvoorwaarde, moeten je directe collega’s dat op een goede manier in kunnen zetten. Bijvoorbeeld door vanuit een faciliterende en regisserende rol de discussie te monitoren en mensen en gesprekken aan elkaar te verbinden.  En dat is – als je zelf social media ‘fan’ bent – een veel grotere verandering voor mensen dan je geneigd bent te veronderstellen.

7. Zó 2013

Zorg ook dat de visie op communicatie past bij de nieuwe tijd. Op mijn afdeling is dat als volgt aangepast: communicatie is interactie >> dialoog >> reactie. Voor stakeholders, medewerkers en klanten. De afdeling communicatie faciliteert medewerkers in hun communicatiebehoefte met als doel de binding en trots met de organisatie te vergroten. Een hele verandering met het aloude zender-ontvanger-model. Als prettig gevolg daarvan werd het intranet automatisch het primaire communicatiemiddel en interactie een randvoorwaarde.

8. Schud eens met je middelenmix

Schud daarna de bestaande middelenmix eens door elkaar. Waar zet je welk middel op dit moment primair voor in? Wij kozen voor een schaal waarin attenderen, informeren, activeren, inspireren en boeien/binden centraal staan. Kijk waar jouw middelen zich op die schaal bevinden. Waar zou je qua middel of inhoud accenten moeten verleggen om een evenwichtige verdeling te krijgen?

 9. Zoek een luis in de pels

Organiseer je eigen oppositie. Aan ja-knikkers heb je niks. Dus: zoek iemand die je lastige vragen stelt. Wat wil je en waarom wil je dat? Hoe voldoen deze uitgangspunten aan de realisatie van je doelstellingen? En waarom heb je dat niet gedaan? Dit soort vragen dwingen je keer op keer goed na te denken en terug te gaan naar je uitgangspunten. En dat helpt je in tijdens zo’n enorm project – waar alles met alles samenhangt- om dicht bij je uitgangspunten te blijven.

10. Vreemde ogen dwingen

Hoe vervelend soms ook, het inhuren van een externe expert helpt bij het overtuigen van je interne kritische massa. Dus zoek een goeie en let er vooral op of hij/zij écht ervaringsdeskundige is op dit nieuwe terrein. En let ook op de inhoud. Je hebt niets aan een goeroe die dingen doorvoert waar je zelf een hele andere mening over hebt. Als dat allemaal klopt is het geweldig om een partner in crime te hebben die met een frisse blik tegen de organisatie aankijkt.

Wil je meer weten over sociaal intranet?

Enkele leestips:

• Prescientdigital maakte een mooie infographic The Social Intranet infographic;
• Winkwaves deed een praktijkonderzoek onder intranetmanagers:  sociaal intranet als ruggengraat voor het nieuwe samenwerken;
• En ook op Frankwatching zelf vind je veel meer informatie over een social intranet;
• Voor meer informatie kun je tot slot ook het Frankwatching Dossier Intranet lezen.

Met deze tien punten heb je een overzicht van de belangrijkste zaken waar ik in het voortraject tegenaan liep. Heb jij nog andere tips, die ik hier niet beschreven heb? Ik hoor het graag!