Geslaagd eerste Nederlandse Intranet Congres

Met een opkomst van zo’n 550 mensen was het eerste Nederlandse Intranet Congres volgens key note spreker James Robertson meteen het grootste ter wereld. Entopic organiseerde het congres rondom het verschijnen van de Intranet Monitor 2009. Volgens de monitor bereidt 52% van de organisaties een vernieuwing van het Intranet voor. Voor al deze organisaties was er deze dag veel nuttige informatie te halen. En veel stof om langer over na te denken.

James Robertson, managing director van Two Step Designs in Australië, schetste aan het begin van de dag de evolutie van het Intranet. Voor de meeste aanwezigen, voornamelijk communicatieprofessionals, een feest van herkenning. Robertson schetst dat na de geboorte van het Intranet mensen enthousiast worden en het Intranet een snelle, organische groei doormaakt. Typerend voor deze fase is dat er in korte tijd steeds meer mensen betrokken raken, er heel veel content bijkomt en er een wildgroei is aan pagina’s en intranetten. Problemen zijn een ongestructureerd ontwerp, weinig sturing en weinig resources. In de fase daarna volgt redesign op redesign, maar de problemen worden niet opgelost.

User centered design

Een belangrijke stap wordt gezet als het user centered design zijn intrede doet en het intranet echt makkelijker wordt in gebruik. Intranet wordt in deze fase steeds serieuzer genomen, professioneler aangepakt en de organisatie wordt geformaliseerd. De meeste organisaties bevinden zich in deze fase. Dat bleek onder andere uit de cases die later op de dag door de NS en TNT werden gepresenteerd.

De volgende stap: van gebruiksvriendelijk naar toegevoegde waarde

Robertson betoogt dat inmiddels veel organisaties er achter komen dat ook door een user centered design de problemen niet helemaal worden opgelost. Want een Intranet kan nog zo gebruiksvriendelijk zijn: als de content en functionaliteiten niet relevant zijn voor de medewerkers worden ze nog steeds niet gebruikt. Dus is het de kunst om van ‘usable’ naar ‘useful’ te gaan. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan, want content plaatsen blijkt in veel organisaties makkelijker te zijn dan weg te halen. Het gevolg is dat het Intranet een ‘begraafplaats voor pdf’s’ wordt. Uiteindelijk zal het Intranet zijn plek moeten krijgen als business tool. Dat is een stap die de meeste organisaties nog moeten gaan maken.

Communicatie heeft de regie

Uit de Intranet Monitor 2009 blijkt dat in vier van de vijf gevallen de afdeling Communicatie op zijn minst gedeeltelijk verantwoordelijk is voor het verzorgen en accuraat houden van de informatie op Intranet. Uit het verhaal van Robertson blijkt dat samenwerking over de grenzen van communicatie heen voor een modern intranet noodzakelijk is. Volgens hem heeft het Intranet vier doelen:

1. Content. Intranet als bewaarplaats.
2. Communicatie. Daarbij moet de afdeling Communicatie zich bedenken dat niet iedereen altijd geïnteresseerd is in het corporate nieuws op de homepage. Er wordt gezocht naar nieuwe manieren om nieuws te brengen, zoals een CEO-blog of ontsluiting via mobiel.
3. Samenwerking. Dit is op dit moment een hot topic. Het is echter wel belangrijk dit goed te managen, omdat een wildgroei van tools juist werkt als anti-kennismanagement.
4. Activiteit. Intranetgebruikers willen niet alleen lezen, maar ook doen. Een voorbeeld is het online invullen en afhandelen van formulieren. Daarbij gaat het niet om dure systemen met gebruikersnamen en wachtwoorden, maar slimme en laagdrempelige oplossingen.

Volgens Robertson moet de afdeling die verantwoordelijk is voor het Intranet (welke afdeling dit ook is) een visie hebben op al deze doelen en daarvoor de verantwoordelijkheid nemen.

Hoe ontwerp je een nieuw Intranet?

In zijn tweede keynote geeft Robertson heel concrete tips voor het ontwerpen of aanpassen van een Intranet. Volgens hem komen medewerkers om twee redenen naar het Intranet:

• ze zoeken een specifiek stukje informatie
• ze willen een specifieke taak uitvoeren

Wat Intranetgebruikers over het algemeen niet doen is:

• kijken of er iets nieuws te lezen valt
• eens rustig rondkijken wat er allemaal beschikbaar is (een uitzondering hierop zijn nieuwe medewerkers die het Intranet gebruiken om een beeld te krijgen van de organisatie)
• Intranet gebruiken voor fun

Rekening houden met dit gedrag betekent dat je op de homepage bijvoorbeeld minder ruimte moet inruimen voor nieuws en veel meer voor het uitvoeren van de belangrijkste, concrete taken. De focus moet liggen op relevantie.

Werkt personalisatie wel of niet?

Veel organisaties kiezen nu voor personalisatie. Deze kan ‘user driven’ zijn, dus de gebruiker kan het Intranet aanpassen aan zijn eigen wensen. Het probleem is dat maar 5 tot 10% van de medewerkers dit doet. Volgens Robertson komt dit ‘omdat het ze niks kan schelen’. Medewerkers verwachten dat het Intranet ze brengt wat ze zoeken en willen er geen extra tijd en energie in steken. Een andere vorm van personalisatie is segmentatie. Je biedt dan content en functionaliteit aan op basis van bijvoorbeeld functie van de medewerker, het organisatieonderdeel waar hij werkt of de locatie. Deze vorm van personalisatie werkt beter, maar kost wel veel tijd. Niet alleen moet de organisatie de gegevens van de medewerkers op orde hebben, maar zich ook verdiepen in de wensen van specifieke gebruikersgroepen.

Wie meer wil weten over de visie van Robertson op Intranet kan de artikelen op het blog van Two Steps Design raadplegen.

Redactionele beperkingen, maar wel een sociaal netwerk

Een opvallende uitkomst van de Intranet Monitor 2009 is dat vrije meningsuiting op internet nog geen gemeengoed is. Veel organisaties stellen grenzen aan redactionele vrijheden. Tegelijkertijd verwacht meer dan de helft van de Nederlandse organisaties interne sociale netwerken. Voor deze organisaties was het verhaal van keynote spreker René Jansen van WinkWaves interessant. Zijn boodschap is dat managers moeten stoppen met sociale netwerken te willen managen. Organisaties moeten heel goed observeren hoe mensen zich gedragen, gaan begrijpen wat hen drijft en op basis daarvan tools aanbieden of ontwerpen. Dus niet bedenken dat ‘we een interne Hyves willen’, maar gaan ontdekken waarom mensen met elkaar in gesprek raken tijdens het drinken van een kop koffie. Volgens Jansen zijn de twee minst begrepen uitdagingen voor een sociaal intranet het ontwerp en het gastheerschap. Wie hier meer over wil weten kan de white papers van Winkwaves raadplegen.

De nieuwe nerds komen eraan

De dag werd afgesloten met een geweldige presentatie van Peter Hinssen over de veranderende rol van ict. Zijn presentatie had teveel vaart en was te gevat om in een artikel weer te kunnen geven. Enkele van de opmerkingen die wel de moeite waard zijn om mee te geven aan iedereen die nadenkt over de toekomst van Intranet:

“De medewerker heeft thuis een betere computer en een snellere internettoegang dan op het werk en dat verandert alles!”

“Als jongeren het Intranet zien waar u nu mee bezig bent, denken ze dat ze in een Roemeens weeshuis terecht gekomen zijn.”

“De nieuwe generatie nerds komt op de werkvloer!”

Genoeg stof tot nadenken dus…

Meer informatie

Reacties via Twitter zijn na te lezen via de zcape Intranet 2009.
De Intranet Monitor 2009 is voor € 98,- te bestellen bij Entopic.

Intranet 2009 is het eerste Nederlandse Intranet Congres dat in het teken staat van inspiratie, ontmoeten en netwerken. Het centrale thema: de best practices van Nederlandse organisaties met een toonaangevend intranet. Waarom zijn hun intranetten succesvol?

Renata Verloop ondersteunt organisaties bij het professioneel inrichten van hun webmanagement. Dit doet zij via haar bureau WEBMANAGEMENT.nl met advies, interim management en training.