Sociaal intranet in de zorg: uitdagingen & oplossingen

Mogen we zorggerelateerde gegevens verwerken binnen een mobiele digitale werkomgeving in de cloud? Hoe krijgen we onze medewerkers nu zo ver dat ze nieuwe technologieën gaan gebruiken? Verwachten medewerkers nu dat ze tablets krijgen, dat is toch veel te duur? Het zijn vragen die we onszelf stellen als we het over een sociaal intranet in de zorg hebben.

Dit zijn enkele van de discussies die ontstonden tijdens de roundtable Sociaal Intranet binnen de zorg. Ze waren zo interessant dat ik de discussies graag deel binnen deze post.

Wat is een digitale mobiele werkplek en sociaal intranet?

Een sociaal intranet of digitale mobiele werkplek is een soort interne website in combinatie met mobiele apps die werknemers, zowel op kantoor als in het veld, helpt om hun werk beter te doen.

Veel zorgmedewerkers werken mobiel, zijn vaak in het veld én hebben relatief weinig middelen om snel informatie en collega’s te vinden of informatie te verwerken. Werkoverdracht gaat vaak via papier. Samenwerking tussen medewerkers, samenwerking met de cliënt en mantelzorg (bijvoorbeeld familie) en de kwaliteit van de gegeven zorg kan verbeteren als de communicatie via een digitale werkomgeving wordt benaderd.

 

Zorginstellingen  als Amerpoort, GGZ en Zorgbalans

De presentaties werden gegeven door Jeroen Buys (extern projectmanager digitale media voor HVO-Querido) en Rapid Circle, respectievelijk over de overwegingen voor een dergelijk platform en over wat een dergelijk platform is en kan. Er waren deelnemers van de grotere zorginstellingen zoals Careyn, Reinaerde, Spirit, GGZ Ingeest, Amerpoort, Osira Groep, Vierstroom, Espria en Zorgbalans. Voor de lezers die niet uit de zorg komen: Dit zijn thuiszorg-, ouderenzorg-, geestelijke gezondheidszorg- en jongerenzorginstellingen met tussen de 1000 en 5000 medewerkers.

Hoe zorg je voor succesvolle adoptie?

Hoe zorg je ervoor dat medewerkers deze nieuwe technologie gaan gebruiken? Voor de één wéér een nieuwe tool, voor de ander een hele nieuwe manier van werken. Bij HVO-Querido zijn de sleutelwoorden voor het nieuwe intranet: gebruiksvriendelijk, gepersonaliseerd en sociaal. Een intranet dat mensen aanzet tot deelname in plaats van raadpleging. Medewerkers in de organisatie, verspreid over een vijftigtal locaties, moeten elkaar steeds beter leren kennen en elkaars informatie beter weten te vinden. Het ultieme einddoel is nog effectiever samenwerken.

De cliënt staat centraal

Is een goed platform alleen genoeg? Er is al snel consensus dat er meer bij komt kijken. Zo moet de leiding het steunen en het doel uitleggen, moet het sociale intranet een onderdeel zijn van een grotere campagne rondom nieuwe manieren van (samen)werken en moeten ambassadeurs vanuit elk wijkteam geïdentificeerd worden. In een zorginstelling gelden dus dezelfde regels als binnen commerciële organisaties, zo lijkt het.

Eén groot verschil is het feit dat de zorgverlener niet werkt voor de organisatie, zelfs niet voor zichzelf, maar voor de cliënt. Dus alle tools moeten in dienst staan van zorg voor de cliënt. Dat is een cruciaal gegeven voor besluitvorming en zou als leidraad genomen moeten worden in bovengenoemde campagnes.

Enthousiasmeren van medewerkers: killer-apps?

Het enthousiasmeren van medewerkers voor een sociaal intranet blijft een lastig punt. Natuurlijk is training en communicatie als ondersteuning van de campagnes belangrijk. Daarnaast wordt het hebben van een ‘killer-app’ genoemd. Dit is een functie binnen het systeem die iedereen op dagelijkse basis zou moeten willen gebruiken. Niet omdat het moet en vervelend is, maar omdat de functie het werk elke dag ondersteunt.

Een voorbeeld van hoe een killer-app werkt is als een teamschriftje. Bij de overdracht van werk hou teamleden elkaar op de hoogte van zaken rondom een cliënt. Niet te verwarren met het Electronisch Cliënt Dossier (ECD/EPD), want in het teamschriftje staan geen privacygevoelige gegevens over bijvoorbeeld de behandeling of de medicatie. Een andere functie die de groep een killer-app vind, is het vinden van collega’s en waarbij direct te zien is of die persoon nu beschikbaar is, waarna je die persoon gelijk kunt (video)bellen.

Het kiezen van een platform

Natuurlijk hebben we het ook over de vraag welke technologie geschikt is voor een sociaal intranet. Tijdens deze roundtable ging het vooral om de mogelijkheden van de combinatie Microsoft SharePoint en Office 365. Het voordeel van dit platform is dat er al heel veel functionaliteit out-of-the-box beschikbaar is en dat zorgspecifieke Microsoft-partners applicaties op de plank hebben liggen. Daardoor kan implementatie snel gebeuren en is de investering relatief laag.

Achterlopen op consumenten-apps zoals Dropbox en Flipboard

Lopen specifieke zorgapplicaties niet altijd achter op wat er gebeurt in de consumentenwereld? We hebben het over apps zoals Dropbox en Flipboard. Wilco Turnhout van Rapid Circle stipt aan dat er goed gekeken moet worden naar de manier waarop applicaties gebouwd zijn. Maatwerk is vanaf de nieuwe versie van SharePoint namelijk niet meer nodig en eigenlijk ook een ‘no-go area’. Dit komt omdat Microsoft op het Office 365-platform (SharePoint online) steeds sneller met upgrades komt.

Voorwaarde: iedereen doet mee

Maatschappelijke organisaties letten bijzonder op kosten. De briefing van HVO-Querido  luidde dan ook: ‘Efficiënter samenwerken door informatie-uitwisseling is het doel. Daarom moeten we de gebruikers nauw betrekken bij de inrichting van hun nieuwe intranet, gedurende de ontwikkeling helder intern communiceren over de informatie-omslag die we met z’n allen gaan maken en na oplevering rustig de tijd nemen om elkaar te trainen.’

Een ander onderdeel van de kosten is de licentie van SharePoint. Microsoft biedt SharePoint in de cloud aan via Office 365. Microsoft host het platform en je betaalt per medewerker, per maand. Voor een bureauloze medewerker (deskless worker) zoals een zorgmedewerker wordt veel minder abonnementsgeld betaald. Zo is een business case ook goed op te zetten. Want, zo blijkt, het is echt cruciaal dat zorgverleners aan hun stakeholders kunnen uitleggen dat het geld oplevert én dat de kwaliteit wordt verhoogd.

Privacy en veiligheid in de cloud: gewoon doen

Ten slotte de uitdaging die het meest leeft bij de zorgverleners: hoe zit het met privacy als de gegevens via het internet toegankelijk zijn? Daar is al veel over geschreven. De deelnemers weten nog niet wat de richtlijnen zijn. Er zijn geen vastomlijnde regels. Het zou hen helpen wanneer vanuit officiële instanties duidelijkheid komt over hoe zorginstellingen met de cloud om zouden moeten gaan. Een uitspraak zoals DNB heeft gedaan voor de financiële instellingen zou helpen.

Of je gaat het gewoon doen, zoals één deelnemer aangaf: ‘Alles gaat naar de cloud, we moeten wel. Als we met z’n allen willen voorkomen dat we binnen 17 jaar niet 450.000 extra zorgmedewerkers nodig hebben, dan moeten we nu actie ondernemen en de zorg beter en efficiënter maken waar we kunnen. Dat betekent betere en plaatsonafhankelijke toegang tot informatie en mensen en meer samenwerking met cliënten en mantelzorg. Daarvoor moet informatie via internet beschikbaar komen en ik vertrouw erop dat een cloudpartij meer gespecialiseerd is in het beveiligen ervan dan de IT-afdeling van een organisatie.’

Natuurlijk is dit niet het hele verhaal (zie ook de patriot act), maar ik vind deze uitspraak de roundtable goed samenvatten. Hoe kunnen zorginstellingen volgens jou het beste omgaan met deze uitdagingen?