Privacy, Social Networks en de Koninklijke Ingenieursvereniging

Er ging een kleine golf van verbazing door de zaal, toen Geert Somers aan de aanwezigen vertelde dat alle informatie in hun LinkedIn profiel commercieel gebruikt mag worden door het bedrijf LinkedIn. Daar hadden de geachte aanwezigen even niet bij nagedacht. Maar goed, je hebt ook weinig keuze natuurlijk, het is slikken of delen, en je wil niet de enige “kluizenaar” zijn, die geen gebruik maakt van LinkedIn, Facebook, mobiele telefoon, twitter en al die andere fraaie services die ons leven zo aangenaam maken. Een verslag uit Antwerpen van de avondvoordracht ‘Social Networking binnen bedrijven’.

Woensdagavond organiseerde de Koninklijke Vlaamse Ingenieursvereniging een avond over het gebruik van Sociale Netwerken binnen bedrijven. Plaats van handeling was Antwerpen. Als sprekers hadden zij de al eerder genoemde Geert Somers – partner van advocatenkantoor time.lex– uitgenodigd, maar de aftrap werd verzorgd door Philippe Borremans (foto), auteur van ConversationBlog.com, consultant en verbonden aan IBM. Hij nam ons mee op een korte tour langs diverse Social Media (Blogs, wiki’s, vod- en pod-casts, etc) alvorens over te gaan tot de kern van zijn verhaal.

Philippe Borremans: Impact on internal collaboration

Slechts 14% van de bedrijven in de wereld (Global Human Capital Study 2008 , met PDF-download) zegt van zichzelf dat zij “very capable” zijn om om te gaan met veranderende marktomstandigheden. Een bedrijf dat goed om kan gaan met die veranderende omstandigheden, is volgens diezelfde ondernemingen goed in:

• “Predicting future skills needs”
• “Effective in locating experts”
• “Effective in collaboration”

Afbeelding: Web 2.0 & the Corporation, Tuck School of Business (zie ook PDF-download)

In feite gaat het er dus om, je eigen organisatie zo effectief mogelijk te kunnen gebruiken, ook in veranderende omstandigheden. Volgens een rapport van de Gilbane Group (Collaboration & Social Media Report, juni 2008, PDF-download) zijn de effecten van het goed gebruiken van social media binnen een bedrijf:

• Improve communication, collaboration (91%)
• Locating experts within the company (81%)
• Improving knowledge managment (78%)

Dat is dus een no-brainer! Invoeren maar, die Social Media! Borremans presenteerde ook enkele voorbeelden van bedrijven die Social Media gebruiken om slimmer en efficiënter samen te werken. Een goed voorbeeld was het advocatenkantoor dat Wiki’s gebruikt om in grote groepen aan complexe juridische documenten te kunnen werken. Het voorkomt de problemen rond o.a. versiebeheer die met de meer traditionele vorm (samenwerken en documentdeling via e-mail) gepaard gaan. Bij de Dresdner Kleinwort Wasserstein Bank resulteerde het gebruik van wiki’s in: “Accelerated project cycle times by 25%, Reduce e-mail overload by up to 75% and cut search costs by 50%”.

Afbeelding: Praktijkcase Wiki bij Dresdner Kleinwort Wasserstein Bank (PDF-download)

Social media lijken dus inderdaad een mogelijke manier om de flexibiliteit en efficiëntie van het moderne bedrijf te vergroten. Maar, zo geeft Borremans ons mee, dan moet je het wel goed doen. Begin dus met een kleine groep werknemers, en bouw dat langzaam uit naar de rest van de organisatie. Vervolgens is het Adagium “Explain, Train and Explain again”. Je zorgt ervoor dat alle medewerkers snappen waarom je Sociaal media gebruikt, en koppel het gebruik van Social Media aan business drivers. Gebruik Social networks en Social Media ook op de juiste manier, en blijf je werknemers hierin opvoeden. E-mail bijvoorbeeld, was nooit bedoeld was voor het delen van bestanden.

Afbeelding: Corporate generated content & employee generated content

Belangrijk is het volgens Borremans, dat bedrijven nu al enkele jaren Social Networks gebruiken, kunnen aantonen dat ze hier daadwerkelijk voordeel van hebben. Hiervoor gebruiken ze Business Metrics die al vanaf de invoering van de tool bijgehouden worden. Het kan gaan om project cycle times, e-mail volumes, zoektijden (naar projectpersoneel, documenten of andere assets) en andere gelijksoortige prestatie indicatoren.

Risico’s bestaan ook, en volgens Borremans ontstaan die ook vooral bij het negeren van Social Networks. “Als PR-man toon ik graag aan het topmanagement van een bedrijf hun Facebook-group, ze schrikken zich altijd rot!”. Vaak laten welwillende collega’s toch net de verkeerde foto’s van een bedrijfsfeestje achter, of doen andere uitingen die niet geheel in het profiel passen dat het bedrijf naar buiten uit wil stralen. Borremans pleit voor duidelijke regels om zowel het bedrijf als de werknemers te beschermen. Als iedereen weet waar hij aan toe is, is de kans op problemen ook veel kleiner! Over lekken via de Social Media is hij echter zeer beslist: “Het risico dat een bediende (werknemer) op het café gaat staan en daar van alles rondverteld, is nog altijd stukken groter.”

Er is een PDF-download van de presentatie van Philippe Borremans beschikbaar.

Geert Somers: Juridische aspecten van social networking

Nadat Borremans het podium verlaat, wordt zijn plaats ingenomen door de al eerder genoemde Geert Somers (bron foto: KU Leuven). Somers praat vanavond over de juridische aspecten van Social Networking, en vooral de vragen die daaromtrent nog steeds bestaan. De diverse partijen, hun respectievelijke verantwoordelijkheden, rechten en plichten, en wie er waarvoor verantwoordelijk gesteld wordt.

Somers richt zich in tegenstelling tot Borremans voornamelijk op het gebruik van de grote, externe netwerken, en niet op de interne sociale netwerken. De Social Networks die Somers bestudeert heeft -LinkedIn, Facebook en MySpace – hebben allen hun eigen, zeer specifieke gebruiksrechtenovereenkomsten, die door vrijwel elke gebruiker bijna klakkeloos akkoord bevonden worden. Zo stelt LinkedIn bijvoorbeeld dat zij alle gegevens die de gebruikers in hun profiel opnemen, voor commercieel gewin mogen gebruiken. MySpace bijvoorbeeld, heeft zichzelf dit verboden. Zij mogen alleen ledengegevens gebruiken binnen hun eigen MySpace Netwerk. Wat dit betekent voor de LinkedIn Applications (Boxx.net, Slideshare, WordPress.com etc.) weet Somers niet, maar hij stelt wel dat je als gebruiker goed op moet passen. Hij is van mening dat gebruikers van Social Media, en Social Networks de juridische implicaties van hun handelen compleet onderschatten.

Afbeelding: Uit de gebruiksrechtenovereenkomst van LinkedIn

Aan de ander kant is het natuurlijk ook zo dat de gebruiksrechtenovereenkomsten die de user aangaat, altijd nog door de rechter getoetst kan worden. Dit gebeurt tot nu toe nauwelijks, en dat is zonde, aldus Somers. De richtlijnen van de EU, die door de nationale wetgevers geïmplementeerd zijn, bieden nog veel ruimte voor eigen interpretatie. Het lastige is natuurlijk ook dat er zoveel verschillende wetten door elkaar heen spelen. Privacybescherming, Persoonsgegevensbescherming, auteursrechten, en niet te vergeten de vrijheid van meningsuiting en de uitzonderingen hierop als Smaad, laster, waar weer uitzonderingen op bestaan in het kader van de journalistieke vrijheden.

Afbeelding: (Conflicterende) rechten

Uit het verhaal van Somers wordt vooral duidelijk dat er nog veel vragen en onduidelijkheden, en dus nog veel risico’s bestaan voor bedrijven. Het verwerken van persoonsgegevens is om te beginnen al behoorlijk beschermd, en zelfs met het opslaan van een foto kan al sprake zijn van de verwerking van persoonsgegevens. Hij adviseert ons als gebruikers van sociale netwerken wederom om toch vooral op te letten, met de voorwaarden die we accepteren.

De presentatie van Geert Somers is als PDF-download beschikbaar.

Het was dus een volle maar zeer interessante avond daar in Antwerpen. Ik ben in ieder geval weer een paar goede tips voor Social network implementations rijker, en een paar juridische illusies armer.