Ontdek Het Nieuwe Werken en geef er je draai aan

Het Nieuwe Werken (HNW) krijgt vaak een stempel ‘containerbegrip’. Geen positieve benaming voor iets dat -volgens mij- mooi, praktisch en niet meer zo nieuw is. Al heb ik die bewuste kwalificatie eerlijk gezegd regelmatig gegeven in gesprek met nieuwkomers. Gelukkig zijn we nu een stap verder. Verder in het doorgronden van HNW.Hoe komt het dat we de kenmerken van HNW niet gemakkelijk kunnen benoemen? Komt het omdat het een multidisciplinair traject (project) is met veel onderlinge samenhang, dito betrokkenen en soms vele doelstellingen? Misschien zijn er nog wel te veel ‘believers’ en te weinig pragmatische realisten die HNW scherp analyseren en de hoofd- en bijzaken weten te scheiden. Geen omzwervingen meer, maar gewoon vertaald naar sturingsmechanismen en (on)mogelijkheden, om bij te dragen aan de organisatiedoelstelling. Je wilt je eigen draai kunnen geven aan HNW.

Niet zomaar even ‘binnenkijken’

Er is geen standaardaanpak voor HNW. Dat maakt het lastig voor organisaties om even ‘binnen te kijken’ bij organisaties die al bezig zijn met HNW. Het vertrekpunt is steeds anders en het doel, de finish, immers ook.

Zijn er dan veel organisaties die eens -vrijblijvend- kennis willen maken met HNW? Dat lijkt zeker het geval, omdat HNW al weer een tijdje uit de ‘early adaptorsfase’ is en volwassen is geworden. Onderzoek geeft aan dat in 2010 10% van de bedrijven ‘iets’ doet met HNW. In 2015 zal 20% al om zijn. Uiteindelijk is de prognose dat tot 40% van alle bedrijven geschikt is voor HNW.

HNW: de definitie

Als je HNW gaat ontleden, bepaal dan eerst je definitie. Wij vatten HNW in de volgende definitie:

“Medewerkers hebben de verantwoordelijkheid om zelf te bepalen waar, wanneer, met welke middelen en met wie zij hun werk verrichten. Natuurlijk binnen de waarden en kaders van de organisatie en gericht op de resultaten die je met je collega’s en manager hebt afgesproken. De resultaten van de medewerkers zijn afgeleid van de overall doelstelling en visie van de organisatie. De basis voor succes binnen Het Nieuwe Werken is een afgewogen balans tussen mens, organisatie en techniek.”

Mooie zinnen, lang mee bezig geweest. Maar wat is het nu echt? Waar draait het allemaal om? Aan welke knoppen kan je draaien om er een succes van te maken? Ontleed HWN eerst in hapklare brokken wanneer je tot antwoorden wilt komen. De basisindeling is bekend: mens, techniek (zowel ICT als huisvesting) en organisatie. Maar je zult dieper moeten graven om de verbanden echt in kaart te kunnen brengen. Wat is er precies relevant?

We moeten HNW verder ontrafelen. We hebben de basisverdeling verder verfijnd naar 10 thema’s die op een of andere manier met elkaar verbonden zijn op basis van praktijkonderzoek bij en met klanten. De thema’s zijn te verdelen in drie groepen: mens, techniek en organisatie.

Mens

1. Eigen verantwoordelijkheid: de zelfredzaamheid van de medewerker om goed te kunnen werken, gericht op het realiseren van de werkafspraken. Van belang zijn vertrouwen geven en nemen, beslissingsbevoegdheid, zelf omstandigheden realiseren om resultaten te halen.
2. Resultaatgericht werken: de elementen die een medewerker in staat stellen om resultaatgericht te kunnen werken. Het gaat dan om afspraken tussen manager en medewerker waarin gezamenlijk wordt bepaald wat het resultaat is.
3. Samenwerken: de bijdragen van medewerkers aan een gezamenlijk resultaat door een optimale afstemming tussen de eigen kwaliteiten en belangen én die van de groep/de ander.

Techniek

1. ICT middelen: een afgewogen mix van ICT-hardware en software toepassingen die voor een eindgebruiker noodzakelijk zijn om efficiënt en effectief tijd- en plaatsonafhankelijk te kunnen werken.
2. Communicatie middelen: de mobiele communicatie middelen die er voor zorgen dat de medewerkers instaat zijn om onafhankelijk van locatie goed bereikbaar te zijn, te kunnen communiceren met collega’s en klanten.
3. Faciliteiten: de faciliteiten en huisvesting waardoor je efficiënt en effectief activiteitsgerelateerd kan werken op kantoor (van de organisatie).

Organisatie

1. Kennis: de  combinatie van afspraken en faciliteiten om zo optimaal mogelijk gebruik te maken van individuele en gezamenlijke kennis en ervaring binnen (en buiten) de organisatie.
2. Kader: de combinatie van visie, regels en richtlijnen waarbinnen de gezamenlijke doelstelling  van de organisatie moet worden nagestreefd, zowel aan de mens -, als aan de techniek kant.
3. Cultuur: de formele en informele afspraken hoe medewerkers binnen de organisatie met elkaar omgaan.
4. Controle: de afspraken binnen een organisatie op welke wijze iedereen in functioneren en handelen wordt gecontroleerd.

De sleutel tot succes: balans

Het succes zit hem in de verbinding. De samenhang tussen de verschillende onderdelen. Om precies te zijn: de juiste balans tussen twee of meer thema’s van de verschillende onderdelen bepaalt het succes.

Een voorbeeld: “medewerkers geven actief constructieve feedback over de behaalde resultaten aan elkaar” is een belangrijk element om goed samen te kunnen werken. Daarnaast is het van belang dat de organisatie een cultuur nastreeft waarin die openheid goed geborgd wordt. Wanneer de twee thema’s “samenwerken” en “cultuur” in balans zijn, geeft dit succes. Niet zo maar een voorbeeld. De twee thema’s zijn gekoppeld aan Mens en Organisatie.

Als je de thema’s van Mens en Organisatie goed aan elkaar koppelt, ze in balans brengt, heb je de basis van HNW te pakken. Techniek is uiteraard belangrijk. De huidige stand van de techniek is inmiddels zo ver dat techniek alles kan leveren wat nodig is om HNW te laten slagen. Het gaat om het maken van de juiste keuzes die passen bij de behoefte van de medewerkers en aansluiten bij de kaders van de organisatie.

Aan de slag met HNW

HNW valt dus verder te ontrafelen, maar is nog steeds een flinke puzzel. Om te kijken of HNW iets voor jou is, zul je eerst moeten kijken hoe het staat met de thema’s binnen je eigen organisatie. Flink in de spiegel kijken en zorgvuldig de temperatuur opnemen. Kortom: kijk hoe de thema’s er voor staan bij jou in de organisatie.

Bekijk het toekomstbeeld

Stel vervolgens vast of dat beeld aansluit bij het toekomstbeeld. Passen die plaatjes precies op elkaar? Dan zit je goed. Zijn er nog uitdagingen, zijn er nog verbeterpunten, dan is het van evident belang om vast stellen of de medewerkers de ambitie of wens hebben om te veranderen. Die ambitie kan per thema verschillen. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld een hoge ambitie hebben als het gaat om eigen verantwoordelijkheid, maar een beperkte wens hebben om thuis te werken. Dat hoeft elkaar niet te bijten. En dat is belangrijk om te weten, zodat je erop kan inspelen. Per thema kan je vervolgens een specifiek veranderplan maken. Gericht aan de slag, noem je dat.

Gebruik de juiste tools

Er zijn inmiddels in de praktijk bewezen hulpmiddelen die je kunnen helpen om al die kennis te vergaren, zodat je een -echte- diagnose kunt stellen. Met die diagnose in de hand, heb je jouw eigen sturingsmechanisme bepaald en kun je je eigen draai geven aan HNW. Niet op basis van een gratis online vragenlijstje waar alleen algemeenheden in staan, maar op basis van een gedegen scan die inzicht geeft in alle net benoemde thema’s voor jouw specifieke situatie. Echt kennismaken, heet dat.

Gelukkig zijn er genoeg organisaties die willen investeren in hun toekomst. In hun eigen HNW. Want de verdubbeling van HNW (van 10% naar 20%) zal niet worden gerealiseerd op basis van mooie verhalen, maar op basis van slimme inzichten en keuzes.