Filter
ChatGPT Bedrijven en de nieuwe WWW-factor
Ik ben in mijn loopbaan altijd erg op zoek geweest naar manieren om samenwerking en uitwisseling van kennis en ideeën binnen en tussen organisaties op gang te krijgen. In dat verband valt het K-woord al snel: Kennismanagement. Een term die in de loop der tijd flink gehyped is en die bij grote aantallen mensen ook verkeerde beelden oproept. Een nogal belast woord dus dat ik dan eigenlijk ook liever niet gebruik. Maar ik kan er niet omheen, dit verhaal gaat er wel degelijk over… (ik ga hier overigens voorbij aan het onderscheid dat tussen de begrippen kennis en informatie te maken is).
Kennismanagement heeft een zachte en een harde kant. Als mensen niet met elkaar samen willen werken (de zachte kant) dan zal de invoering van allerlei middelen en instrumenten (de harde kant) bij voorbaat tot mislukken gedoemd zijn. Maar andersom geldt iets soortgelijks. Mensen die best bereid zijn om samen te werken en kennis met elkaar te delen, zijn daarbij sterk afhankelijk van goeie hulpmiddelen. Zonder krachtige en vooral laagdrempelige hulpmiddelen strandt elk nieuw initiatief al snel.
In de jaren 90 was ik projectleider van een Kennismanagement-project. En net als veel vergelijkbare projecten in die tijd werd er in ons project veel gelezen, veel geschreven en veel gepraat over het wonderlijke begrip kennismanagement. De Japanners Nonaka en Takeuchi met hun boek ‘The Knowledge-Creating Company’ uit 1995, de Nederlander Mathieu Weggeman met zijn boek ‘Kennismanagement’ en vele anderen die hun ideeën over dit fenomeen aan ons presenteerden. Maar hoe goed de theorie ook was, het koste duidelijk moeite om van mooie modellen en concepten tot een werkende praktijk te komen. Wat we ons toen in eerste instantie niet zo realiseerden was dat de invoering van e-mail, vlak daarvoor, een flinke slinger gaf aan het proces van samenwerken en kennisdelen. E-mail was een manier om snel (tijd) en ook met collega’s verder weg (afstand) zaken te delen. Via e-mail lieten mensen zien best bereid te zijn om kennis met hun collega’s te delen, als je er maar niet teveel moeite voor hoefde te doen (gemak). Vooral dat laatste is een aspect om even vast te houden.
Mijn project kennismanagement ging geleidelijk aan over in een project dat zich bezig ging houden met de invoering van een intranet. En op dat moment werden andere effect zichtbaar. Met intranet werd het binnen het bedrijf mogelijk om eveneens snel (tijd) en met een beperkte inspanning (gemak) veel collega’s op vele locaties (afstand) te bereiken. Behalve dat het nu mogelijk werd om veel meer collega’s tegelijk te bereiken, werd informatie behalve voor het hier en nu ook voor toekomstig gebruik op het intranet georganiseerd opgeslagen (nogmaals tijd). Een belangrijk verschil tussen intranet en e-mail was dat de nieuwe mogelijkheden van intranet slechts voor een kleine groep waren weggelegd, Intranet was immers – in tegenstelling tot e-mail – voor de meeste mensen geen persoonlijke creatie- of publicatietool maar slechts een middel om te consumeren. Erg belangrijk was dat de invoering van intranetten niet alleen de uitwisseling van (expliciete) kennis (kennismanagement) maar ook het weten bij wie je moet zijn (je zou dit het het kennissenmanagement kunnen noemen) belangrijke impulsen heeft gegeven.
Op dit moment staan we aan de vooravond van een volgende grote stap in dit proces. Hoewel op veel intranetten natuurlijk via reactiepagina’s, een forum of allerlei webapplicaties inmiddels ook gebruikers steeds meer persoonlijk actief kunnen zijn, zijn intranetten over het algemeen nog niet het persoonlijk gereedschap waarmee medewerkers ook zelf kunnen creëren en publiceren. En daarin gaat verandering komen. De combinatie Weblogs, Wikis en Webfeeds zal als een soort nieuwe WWW-factor aan medewerkers en bedrijven nieuwe mogelijkheden bieden om efficienter, effectiever en flexibiler te gaan werken.
Medewerkers zullen Weblogs gaan gebruiken om bijvoorbeeld statusinformatie of updates over hun persoonlijke activiteiten en projecten te gaan melden. Een weblog is ook bij uitstek een podium waar collega’s via commentaar velden kunnen reageren op berichten. Het succes van Blogger (en vele andere weblog-tools) bewijst dat bloggen een ideale manier is om snel (tijd) en op een eenvoudige manier (gemak) grote groepen op verschillende locaties (afstand) te bereiken. Dat gebeurt op internet, dat is op intranet niet veel anders. En waar op internet het aantal zakelijks blogs inmiddels erg groot is, zal dat op intranet niet anders zijn.
Wiki’s zullen onder meer gebruikt gaan worden om kennisdossiers en projectdossiers op te zetten. De toepassing Wiki is uitermate geschikt om snel nieuwe dossiers te starten, documenten te publiceren en op een handige manier die kennis te organiseren. Waar Wikipedia op bewijst dat dit zelfs in een openbare omgeving op internet lukt, zal blijken dat ook in bedrijfsomgevingen er in korte tijd een organisch groeiend kennisdossier zal kunnen ontstaan. Het inzetten van Wiki kent dezelfde voordelen op het vlak van tijd, gemak en afstand als bij Weblogs het geval is.
En last but not least zijn daar nog de Webfeeds (ook wel RSS-feeds genoemd). Webfeeds zijn een ideale manier om elkaar op de hoogte te houden van relevante veranderingen op het web. Dat kunnen veranderingen op internet- en intranetsites zijn, maar natuurlijk ook veranderingen in Weblogs en Wiki’s. Vergelijkbaar met e-mailnieuwsbrieven of alerts (via telefoon of sms) waarop je je kunt abonneren. Met als belangrijk verschil dat je je veel eenvoudiger op voor jou relevante (deel)-verzamelingen kunt abonneren (gemak), je vrijwel continu en sneller en met minder tijdsbesteding van relevante veranderingen op de hoogte kunt worden gehouden (tijd) en dat allemaal op elke plek of via elke device die je maar wil te bekijken is (afstand).
De nieuwe WWW-factor zal medewerkers veel extra waarde gaan bieden. Medewerkers zullen hun persoonlijke productiviteit verder kunnen verhogen door slim gebruik te gaan maken van deze nieuwe tools, zowel voor creatie (publicatie) als voor gebruik (consumptie). Ze zullen de tools gaan gebruiken omdat ze massaal beschikbaar komen, gebruiksvriendelijk en laagdrempelig zullen worden aangeboden en – onderschat dat niet – omdat het gebruik ervan voor grote groepen medewerkers ook gewoon fun en exiting zal zijn.
Bedrijven zullen organisatiebreed hun kennishuishouding professioneler georganiseerd gaan krijgen. Doordat grote groepen medewerkers met deze tools aan de slag zullen gaan, zullen er netwerkeffecten gaan optreden. Bedrijven die de WWW-factor goed op gang krijgen zullen (tijdelijk) een voorsprong krijgen op hun concurrenten. Voor bedrijven zal het de uitdaging zijn om hun intranet open te stellen voor het persoonlijk publiceren van en interacteren tussen medewerkers.
De bedrijven die erin slagen om hiermee het snelst intern op gang te komen, zullen ook als eerste ontdekken dat ook in de samenwerking en partnering met partners, leveranciers en klanten diezelfde instrumenten kunnen worden ingezet. Hier zijn, zeker op korte termijn, nog duidelijke concurrentievoordelen te halen. Ik zie hier verschillende mogelijkheden op terreinen als productontwikkeling, consultancy en customer service. Ook in operationele processen waar veel contact via telefoon, fax of e-mail plaatsvindt zijn soms grote voordelen te halen. En last but not least: middelen als weblogs en wiki’s kunnen ook bouwen aan de merkwaarde doordat een bedrijf zich met een ander meer menselijk gezicht presenteert.
Mocht je meer willen weten over kennismanagement en persoonlijk publiceren, dan kan ik je ook nog verwijzen naar het interessante paper `Distributed KM – Improving Knowledge Workers’ Productivity and Organisational Knowledge Sharing with Weblog-based Personal Publishing` van de Luxemburger Martin Roell.
Over de auteur
