Waarom overheidswebsites vaak (te) duur zijn

Gisteravond was er in EenVandaag een korte reportage over te dure overheidswebsites. Aanleiding van de uitzending was de vernieuwing van Crisis.nl. Volgens een hostingbedrijf uit het oosten van het land kan het allemaal veel goedkoper; ze bouwden als ‘bewijs’ crisis2.nl en stuurden daarover een persbericht rond. Belangrijkste argumentatie rond dit verhaal? “Het ligt allemaal aan de omzeteisen in de aanbesteding.” Volgens mij is er veel meer aan de hand. Een overzicht met oorzaken van (te) dure overheidswebsites.

Crisis.nl is de centrale voorziening van de gehele overheid om de bevolking van informatie te voorzien. Na eerdere problemen ging deze site tijdens de Moerdijk-crisis volledig onderuit. Uit onderzoek van de NOS blijkt dat er de afgelopen drie jaar 500.000 euro is besteed aan de ontwikkeling en hosting. Of dat geld wel of niet goed besteed is, valt eigenlijk niet goed meer te achterhalen: het dossier blijkt incompleet. Overigens is dat wel een shockerende conclusie van de NOS. Voor zo’n belangrijke site ontbreekt bijvoorbeeld een hostingcontract voor de afgelopen jaren en ook een Service Level Agreement (SLA) en Dossier Afspraken en Procedures (DAP) kon het ministerie van Veiligheid en Justitie niet overleggen.

Daarnaast meldt de NOS: “Betrokkenen melden dat veel afspraken mondeling worden gemaakt en niet vastgelegd en dat het volkomen onduidelijk is wie de leiding heeft.” Dat klinkt allemaal toch wel erg amateuristisch. Dat gevoel wordt nog versterkt als je  de volgende zin in het persbericht van het Nationaal Crisis Centrum (NCC) leest over de vernieuwing van Crisis.nl: “www.crisis.nl is opgericht in 2005, een tijd waarin internet in opkomst was.” Pardon? Een tijd waarin internet in opkomst was? Tegen die tijd hadden we allemaal toch ruim 10 jaar ervaring! En uit eigen ervaring weet ik dat sommige ministeries toen al een zeer professionele aanpak hadden.

Enfin, leuke actie van Shock Media om een alternatief de lucht in te gooien en daar de publiciteit mee te zoeken. EenVandaag pikte het op, maar het werd helaas een flinterdunne reportage.

Overigens heb ik vanmorgen de woordvoerder van het NCC gebeld en gevraagd of de aanbesteding al gestart is. Dat blijkt niet het geval te zijn; op dit moment worden de randvoorwaarden in kaart gebracht. Beweringen over het beschikbare budget en gestelde omzeteisen zijn dus vooralsnog feitelijk nergens op gebaseerd.

Natuurlijk zijn de huidige aanbestedingsregels een behoorlijke ‘pain in the ass’, maar er is echt veel meer aan de hand. Onderstaand het beeld dat ik daar bij heb, ik ben benieuwd naar jullie aanvullingen!

Onvoldoende kennis in huis

In de uitzending van EenVandaag werd Crisis.nl voor het gemak even op de grote hoop van ‘mislukte ict-projecten van de overheid’ geveegd. Tekenend voor een groot probleem; een webproject wordt als snel gezien als een ict-project. En interne ict-afdelingen van overheden hebben hun focus vooral op kantoorautomatisering en automatisering van de dienstverlening liggen. Dat is wel wat anders dan een grote publiekswebsite maken.

Aan de andere kant vindt de afdeling Communicatie (die nota bene vaak opdrachtgever of gedelegeerd opdrachtgever is!) het allemaal erg snel te technisch worden. Online specialisten zijn binnen deze afdelingen nog maar dun gezaaid en erger nog; worden in de huidige bezuinigingsdrift al snel wegbezuinigd. Communicatieprofessionals moeten online er gewoon ‘bij’ gaan doen. Ik zit nu ongeveer 15 jaar in dit vak en heb echt de meeste ongelukken zien gebeuren door een gebrek aan kennis. Dat leidt namelijk tot langere doorlooptijden en hogere kosten door:

• slecht opdrachtgeverschap
• slechte projectleiding
• te grote afhankelijkheid van leveranciers
• problemen in de beheerfase

Gedwongen winkelnering bij interne shared services

De overheid moet flink bezuinigen en daardoor wordt steeds meer gecentraliseerd en samengewerkt in shared services. Een recent voorbeeld is Rijksoverheid.nl; de centrale website die sinds december 2010 in de plaats is gekomen van de ministeriële websites, Postbus51 en regering.nl. Ook de samenwerkende rijksinspecties hebben een gezamenlijke centrale voorziening waarmee inspecties tegen een relatief lage prijs een website kunnen realiseren.

Een interne shared service is echter niet altijd goed nieuws. Ik heb in het verleden tarieven van interne shared it-services voorbij zien komen (zowel uurtarieven voor adviseurs als offertes voor complete websites) die op of boven de markttarieven lagen. Dan haal je natuurlijk geen voordeel uit een interne shared service. En wat nog erger is… niemand zegt er wat van, omdat de kennis ontbreekt (en er daarnaast ook geen mogelijkheid is om de opdracht op de markt aan te besteden). Bovendien heb je bij een interne shared service te maken met collega’s en dat maakt het lastiger om te escaleren als het nodig is. En als een project uitloopt, te duur wordt of niet de verwachte kwaliteit heeft, dan moeten de extra kosten toch door de eigen organisatie worden opgehoest.

Europese aanbestedingen

Nationale overheden zijn verplicht voor opdrachten van meer dan 125 duizend euro een Europese aanbesteding te doen. Iedereen die er ooit eentje meegemaakt heeft, weet dat het een crime is. Pakken papier wisselen van eigenaar en de regels zijn verre van flexibel. “De kosten van de procedure zijn soms bijna een derde van de waarde van de opdracht zelf”, zei minister Verhagen van EL&I hier recent over. In de reportage van EenVandaag wordt gezegd dat vaak een omzet van (tientallen) miljoenen wordt opgenomen als eis. Dat komt doordat overheden sturen op zekerheid en continuïteit; inkoopafdelingen zien een stabiele en grote omzet als een soort garantie (wat het natuurlijk lang niet altijd is).

Maar er zit nog een ander aspect aan een Europese aanbesteding; de uitkomst kan zijn dat met meerdere partijen mantelcontracten worden afgesloten voor een langere periode. De kennis (daar heb je ‘m weer!) bij veel inkoopafdelingen over online projecten is nihil; en dan wordt een internetproject al snel een it-project. Je raadt het al; ondergebracht bij een mantelpartij (zijnde een grote IT-leverancier zonder specialistische kennis van grote publiekssites). Overigens lost de opdrachtgever dit steeds vaker op door een gespecialiseerde partij te zoeken en deze dan als onderaannemer van een mantelpartij te laten werken. Daar ligt natuurlijk weer een marge tussen en voilá… de kosten zijn alweer gestegen! Overigens heeft het ministerie van EL&I al laten weten binnen Europees verband te werken aan eenvoudiger en eerlijker aanbestedingsregels.

Te weinig samenwerking en hergebruik

Je kan je afvragen over de rijksoverheid met Rijksoverheid.nl niet te ver is doorgeschoten in samenwerking en centralisatie. Maar aan de andere kant valt er toch nog heel wat te slimmer te organiseren en te besparen. Er zijn nog honderden uitvoeringsorganisaties, inspecties, ZBO’s, waterschappen, provincies, gemeentes, kennisinstituten en colleges die talloze websites online hebben en houden. Niet alleen corporate websites, maar ook nog themasites, campagnesites en projectensites.

Ik pleit er niet voor ze allemaal op een grote hoop te gooien, maar door betere samenwerking, kennisuitwisseling en hergebruik valt er echt nog heel veel te besparen. Denk bijvoorbeeld aan alle gemeentes die een participatie-site ontwikkelen om hun inwoners te betrekken bij het ontwikkelen van een stadsvisie of om mee te denken over bezuinigingen. Waarom werken gemeentes niet samen om een eenmalige basis te ontwikkelen die ze allemaal kunnen hergebruiken? Of zijn ze allemaal zo uniek in hun aanpak? Of kan ik beter zeggen: eigenwijs…?

Dit overzicht is vast niet compleet. Ik ben benieuwd naar jouw beeld en (praktijk-)ervaringen!