Zeven lessen voor een succesvol webproject

Het is natuurlijk geen geheim dat niet ieder webproject goed afloopt. En in veel gevallen is dat nog een understatement ook. Maar er is wel een aantal lessen dat je kunt leren voordat je aan een groot webproject begint. Daarom: zeven lessen voor het nuchter bouwen van een succesvol webproject.

Natuurlijk waren niet alle projecten waar ik sinds 1999 onderdeel van heb uitgemaakt allemaal even succesvol. Maar ik hoop, door mijn kennis en ervaring te delen, jouw webproject succesvoller te kunnen maken.

Het succes van een webproject is afhankelijk van een groot aantal factoren.

• je moet een goed idee hebben
• over goeie mensen beschikken met de juiste kennis
• goede marketing
• waardevolle data of informatie waar mensen op zitten te wachten
• je timing moet goed zijn
• en het helpt als je een beetje geld hebt.

Als al deze dingen meezitten, dan noem je dat waarschijnlijk geluk hebben. Essentieel is hoe dan ook dat je een project verstandig aanpakt. Dat betekent: houd het zo simpel mogelijk. Iets goeds programmeren en er vervolgens een succes van maken is sowieso al moeilijk genoeg. Nuchterheid is dus het credo voor een succesvol webproject. Ik heb die nuchterheid in zeven lessen samengevat.

Bekijk onderstaande video of lees de 7 lessen hieronder.

[vimeo]https://vimeo.com/23909578[/vimeo]

1. Geen eindeloze lijst specificaties. Wel: een heldere doelstelling en een vastgesteld budget

De eerste fout die veel mensen maken is dat ze hun idee veel te ver uitwerken. En eigenlijk hebben vooral juist mensen die het meest verstand hebben van internet, daar het meeste last van.

Wat begint als een heel aardig idee of oplossing voor een probleem is binnen een paar weken veranderd in een enorme wensenlijst van functionele eisen. En die lijst wordt dan vaak gebruikt om offertes op te vragen.

Dat is om een aantal redenen een slecht idee:

• De lange lijst met specificaties maakt het vaak onduidelijker waar het nu eigenlijk om draait
• De prioriteiten gaan vaak verloren
• De kans op interpretatieverschillen is meestal enorm (inclusief de geoffreerde budgetten op basis van die interpretatieverschillen)
• Het allerergste vind ik dat je de kans op (vaak gratis!) goed advies om zeep helpt, omdat je de bouwer die je inhuurt geen ruimte daarvoor laat

Wat moet je dan wel doen? Vertel een kort verhaaltje. Een verhaal dat past op 1 of 2 A4-tjes. Daarin vertel je wat je idee is, wat je daarmee hoopt te bereiken, wat je website of applicatie minimaal moet kunnen en (en dat is het allerbelangrijkst) hoeveel geld je daar ongeveer voor over hebt. En met dat verhaal ga je vervolgens offertes opvragen.

Het grote voordeel van deze aanpak is:

• Dat je webbouwers dwingt om over jouw probleem na te denken
• Dat je er daardoor ook beter achter komt of een bedrijf wel bij jou past
• Dat je gratis en voor niks goed advies krijgt aangereikt
• Dat je geen offertes krijgt die zijn gebaseerd op interpretatieverschillen of andere zaken als ‘ik schat deze klant in op een hoog budget’ op basis van je auto of je schoenen, maar offertes die binnen jouw budget vallen

En eigenlijk heb je hiermee de belangrijkste buit al binnen.

2. Geen uitgebreide planning die de toekomst voorspelt. Wel: een voorspelbaar proces dat niet te ver de toekomst in dwaalt

Als je dan vervolgens aan de slag gaat met het bureau dat je hebt gekozen en het gaat om een groot project, dan is het belangrijk te zorgen dat je niet de volgende denkfout maakt: denken dat je de toekomst kunt voorspellen en maanden vooruit kunt plannen.

Het is goed om een heldere deadline te hebben wanneer je project opgeleverd moet zijn. Vaak zijn dat ook redenen die niet afhankelijk zijn van de werkzaamheden in het project: de start van een media campagne, een nieuw schooljaar, het WK et cetera. Een heldere deadline is goed, maar denk niet dat je vervolgens precies terug kunt rekenen wat  precies wanneer moet gebeuren en hoe lang dat duurt. Dat is nu juist de reden dat projecten uiteindelijk uitlopen!

Wat moet je dan wel doen? Juist omdat we als mensen zo ontzettend slecht zijn in plannen en er altijd dingen gebeuren die je vooraf onmogelijk kunt voorspellen moet je je project opdelen in brokken die je wel kunt overzien. Een project van een half jaar? Maak er 6 projecten van een maand van. En ook een maand is vaak nog moeilijk te overzien. Mensen worden ziek, problemen blijken complexer dan gedacht, er blijkt toch nog goedkeuring nodig van persoon x en die is net een paar dagen op vakantie. Maar in zijn algemeenheid valt een maand te overzien. En voor die ene maand, en vooral als het de eerste is, ga je heel precies kijken wat je gaat maken en wat het meest belangrijk is. En na die maand kijk je opnieuw.

3. Geen overbodige documenten. Wel: echte schermen ontwerpen

Het derde dat niet bijdraagt aan een goed eindresultaat is het maken van overbodige documenten. De documenten waar ik het nu over heb zijn de documenten, vaak FO’s of TO’s genoemd (functionele of technische ontwerpen), die achter de komma elke hoekje van de applicatie proberen te beschrijven. En als je als klant niet uitkijkt moet je die documenten vaak nog goedkeuren ook. Zorg er bij je project voor dat je alleen maar documenten produceert die uiteindelijk ergens toe leiden. Documenten die op een of andere manier deel uitgaan maken van het eindresultaat. Het is logisch dat je soms je ideeën op moet schrijven. Dat is soms ook nodig om problemen of ideeën met elkaar te bespreken. Maar dan leidt dat meestal ook ergens toe.

De werkelijkheid is vaak dat ook deze documenten de toekomst proberen te voorspellen. En omdat we dat zo slecht kunnen, eindigen die documenten vaak in de la. En als ze er uit komen, dan is dat vaak omdat het tussen de klant en de bouwer niet botert (een indekdocument).

Wat verreweg het allerbelangrijkst is om er samen achter te komen of je idee werkt en of je het met elkaar eens bent is het ontwerpen van de echte schermen. De echte schermen die straks ook door de gebruikers van je website of webapplicatie gebruikt zullen worden. Je kunt in een document opschrijven dat de website er professioneel uit moet zien en eenvoudig moet zijn in het gebruik, maar pas als je de echte schermen ontwerpt, dan kun je daar met elkaar een zinvolle discussie over voeren.

De schermen zijn uiteindelijk ook leidend voor wat je gaat programmeren. Het goed doordenken en uitwerken van de schermen voorkomt dat je de verkeerde software gaat schrijven. “Get the interface right, before you get the software wrong.”*

4. Geen lorem ipsum. Wel: echte teksten en echte data

Lorem ipsum is “fake tekst”. Het is tekst die vaak door grafisch vormgevers gebruikt wordt als opvulling als ze een ontwerp aan het maken zijn. En dat is stukken beter dan een ontwerp waar je 20 keer achter elkaar “hier komt een tekst.” staat.

En toch is Lorem Ipsum bij webprojecten erg gevaarlijk. Lorem Ipsum ontneemt je het zicht op wat je echt aan het doen bent of erger nog wat de gebruiker straks op die pagina moet gaan doen. In de praktijk blijkt ook altijd dat de echte teksten een stuk korter of langer zijn dan de afgepaste lorem ipsum teksten die zo feilloos in het design pastten.

Het antwoord is dus dat je waar ook maar mogelijk werkt met echte teksten en echte data. Een van de problemen van contentmanagementsystemen is dat veel mensen geneigd zijn te denken: “O de inhoud, de inhoud komt later wel.” Het klopt dat web je in staat stelt om altijd je teksten te wijzigen en de kans is groot dat je dat ook zult doen, maar echte teksten wijzen je wel de weg, dus maak daar tijdig werk van.

Een idee zonder inhoud kan nooit slagen.  Hetzelfde geldt voor echte data. Als je een belangrijk bedrijfsproces gaat automatiseren dan heb je de echte data nodig om te zien of je op de goede weg bent. Dan zie je welke velden er verplicht moeten zijn en hoe snel of gebruiksvriendelijk het systeem is als er 30.000 records in staan in plaats van 3.

5. Geen groot projectteam. Wel: drie tot vier personen voor versie 1.0

Zoals ik hierboven al zei, zijn goeie mensen een belangrijke succesfactor. Maar kijk ook uit dat het niet te veel van het goede wordt. Wat overigens niet alleen voor webprojecten maar voor alle projecten geldt, is: hoe meer mensen er bij betrokken zijn, hoe complexer het project vaak wordt. En hoe duurder.

In mijn visie heb je voor je 1.0 versie van je project meestal niet meer dan 3 à 4 mensen nodig. Een vormgever, een developer en een projectleider die voor de verbinding zorgt. En als het goeie mensen zijn, dan begrijpen ze ook alledrie waar het precies om draait en denken ze ook buiten hun eigen straatje. Er is immers een heldere doelstelling, budget en deadline.  Met 3 goede allrounders kun je in 2 maanden tijd zo ongeveer elk denkbaar webplatform bouwen. In ieder geval een prototype.

6. Niet alles in één keer perfect door eindeloos testen. Wel: het hoogst noodzakelijke bouwen en zo snel mogelijk online

Het klopt dat je maar één keer de kans hebt om een eerste indruk te maken. Dat geldt ook voor je website of applicatie. Je moet alleen enorm uitkijken voor de reflex om dan ook alles in één keer perfect te willen doen.

Ik heb regelmatig meegemaakt dat, als de deadline nadert en de website live moet, de onzekerheid toeslaat. Opdrachtgevers én ontwikkelaars zien dat de realiteit niet helemaal overeenstemt met het droombeeld en daar reageert men dan op door op het allerlaatst nog allerlei zaken toe te voegen om daarmee de site daarmee alsnog ‘perfect’ te maken. Men gaat eindeloos testen en altijd zijn er wel dingen te vinden die beter zouden kunnen.

Wat je bij websites moet accepteren is dat het altijd beter kan! Een belangrijkere vraag is echter of je zelf ook precies weet wat beter is, op het moment dat je website nog niet in de lucht is. Wat vinden je bezoekers of gebruikers er eigenlijk van? En juist daarom is mijn advies: bouw niet te veel. Bouw alleen het hoogst noodzakelijke. Begin met wat het belangrijkste is, begin met dat wat de meeste waarde toevoegt. Zorg dat dat helemaal naar behoren werkt en breng dat vervolgens zo snel mogelijk online.

Als je online bent, dan krijg je de beste feedback die je je maar kunt wensen. Feedback van je klanten of gebruikers. Komen ze wel of komen ze niet? Snappen ze het of snappen ze het? De waarheid is dat er altijd zaken zijn die anders lopen dan je had voorspeld, maar als je snel de juiste feedback hebt, dan kun je daar ook je voordeel mee doen. Houd het dus klein en bouw iets goeds.

7. Geen budget verspillen aan versie 1.0. Wel: 20% bouwbudget reserveren voor aanpassingen na oplevering

We zijn aangekomen bij de laatste les. En misschien wel de allerbelangrijkste. Voorkom dat je al je budget en andere hulpbronnen verspilt aan versie 1.0. In heel veel opzichten is het live gaan je website of applicatie niet het einde maar juist het begin. Niet iedereen lijkt daar op voorbereid te zijn. Je ziet soms wel dat men er met een laatste krachtsinspanning nog net in slaagt om, nadat men qua planning en budget flink uit is gelopen, toch iets online te brengen. Maar daarna is er geen budget meer over om er iets mee te doen.

En dat is natuurlijk heel jammer, want dan is de kans dat je vervolgens alsnog een succes van je project kunt maken wel heel klein geworden. Mijn advies is daarom om minstens 20% van het budget dat je van plan was om aan het bouwen te spenderen pas uit te geven als je website of applicatie al online is. Met deze ‘laatste’ 20% kun je vaak je project nog twee of drie keer zo goed maken.

Doordat je feedback en statistieken hebt van echte gebruikers, krijg je een duidelijk beeld van wat je moet wijzigen of aanpassen. En bovendien zorg je er op die manier ook voor dat je een veel natuurlijkere overgang hebt van wat ik dan maar even de overgang van bouw naar gebruiksfase zou willen noemen. En tot slot voorkomt het dat je met je bouwer allerlei vervelende discussies over meerwerk moet gaan voeren. Door je projectaanpak heb je er namelijk voor gezorgd dat je een goed werkend product hebt.

Conclusie

En dan nog 1x keer in het kort.

De belangrijkste don’ts:

• Eindeloze productspecificaties en planningen.
• Overbodige documenten.
• Het ontbreken van inhoud.
• Te veel mensen.
• Alles in 1x goed
• en je geld opmaken voordat het echt begonnen is.

Wat dan wel?

• Weet wat je wilt.
• Weet wat je daaraan kunt of wilt uitgeven.
• Kijk geen maanden of zelfs jaren vooruit.
• Begin met de echte schermen en echte data.
• Werk met een klein team van goede mensen en breng zo snel mogelijk iets online.
• Zorg dat je daarna genoeg tijd en geld overhoudt om er een echt succes van te maken.

Succesvolle webprojecten leveren snel resultaat, worden binnen budget opgeleverd en bieden je voldoende flexibiliteit om in te spelen op de onvoorspelbare toekomst. Het grote geheim is namelijk dat het uiteindelijk niet zozeer op de kwaliteit van je idee neerkomt maar op de uitvoering. Een briljant idee dat niet goed wordt uitgevoerd, is niets waard. Uiteindelijk gaat het er om dat je door een project goed uit te voeren het maximale er uit weet te slepen. Veel plezier!

* Dit citaat is afkomstig uit Getting Real