5 ingrediënten voor de ultieme employee experience

De spanning op de arbeidsmarkt neemt langzaamaan iets af, toch staan er volgens actuele cijfers van het CBS per 100 werkzoekenden nog 114 vacatures open en is het verloop hoger dan ooit. Nu denk ik dat er al genoeg mooie content is geschreven over het ontstaan van dit issue, mogelijke verklaringen en dreigingen. Daarom is het tijd voor actie! Om te voorkomen dat je ten prooi valt aan deze grillige markt, wil je jouw werknemers de beste employee experience geven. In dit artikel deel ik 5 tips om dat beter voor elkaar te krijgen.

Nog even kort dan: waarom zou je al die energie in de werknemerservaring willen stoppen? Het ethische en politiek-correcte antwoord is natuurlijk; omdat je om je medewerkers geeft en wil dat zij zich goed voelen. Maar buiten dat heeft het ook echt aantoonbare voordelen voor de prestaties van je organisatie, namelijk:

• Aantrekken en behouden van talent
  Een goede ervaring zorgt voor tevreden werknemers die graag bij je blijven werken en je reputatie een boost geven.
• Verhogen van productiviteit en betrokkenheid
  Een goede werknemerservaring zorgt voor een hogere tevreden- en betrokkenheid, wat weer zorgt voor gemotiveerd en productiever personeel. Dit stralen zij ook af op je klanten.
• Gezonde bedrijfscultuur
  Je creëert een positieve, fijne werkomgeving waar mensen goed kunnen samenwerken, graag onderdeel van zijn en zich thuis voelen.

En nu, aan de slag!

Goed, je weet nu waarom het tijd is om te investeren in die optimale werknemerservaring, hoe zet je die woorden (en alles wat erbij komt kijken) nu om in daden?

Tijdens Employee Experience Event van Frankwatching deelden experts uit verschillende branches en vanuit verschillende disciplines hun ervaringen en ultieme tips.

Heb jij als lezer even geluk: ik heb een paar highlights voor je meegenomen en omgetoverd tot 5 ingrediënten voor de optimale employee experience.

1. Houd altijd de 3 superpowers in je achterhoofd

Expert Heleen Mes van HXWork benadrukt dat het niet alleen gaat om ‘wat’ en ‘hoe’ bij het creëren van de employee experience, maar vooral om welk gevoel je daarbij geeft. Daarbij zijn 3 factoren essentieel:

• Congruentie
  Zorg voor overeenstemming tussen denken, handelen en voelen en hanteer een complete benadering.
• Corporate empathie
  Leef je in in het gedrag en de motivatie van de mensen om je heen en wees je bewust van het effect dat je daarop kunt hebben.
• Co-creatie
  Niet voor anderen gaan denken, maar luisteren. Wat zijn écht de behoeften en problemen, wat hebben ze nodig en wat is voor de eindgebruiker daadwerkelijk toe te passen? Zo kom je door het samen te doen tot duurzamere oplossingen.

2. Verwachtingsmanagement voor een goede eerste indruk

Je hebt maar één kans voor een goede eerste indruk. Zorg daarom voor een goed onboarding-traject. Vaak krijgen medewerkers bij binnenkomst een overload aan informatie – niet echt een goede binnenkomer. Jolanda Lijssen en Manon van den Boorn van APG lieten zien hoe belangrijk de rol van facility daarin is.

Mensen willen namelijk het liefst praktische informatie voor en op hun eerste dag:

• hoe kom ik op kantoor
• waar moet ik parkeren
• welke accounts en pasjes heb ik nodig

Facility alleen is natuurlijk niet voldoende, een goede samenwerking tussen HR, IT, FM en Communicatie is de sleutel tot succes. Mensen hebben in die eerste weken namelijk ook behoefte aan community en contact én structuur en praktische info. Verwachtingsmanagement is belangrijk, zorg dat mensen weten hoe de eerste weken eruitzien.

3. Samenwerken = key

Om voort te borduren op die multidisciplinaire aanpak: die is écht nodig om je inspanningen voor een goede ervaring tot een succes te maken. Maar hoe doe je dat?

Zorg voor een duidelijke rolverdeling. Zo is IT bijvoorbeeld verantwoordelijk voor tooling, communicatie voor berichtgeving over veranderingen, test HR de gebruiksvriendelijkheid voor medewerkers enzovoorts.

Zoek naar overlap. Binnen verschillende afdelingen lopen diverse projecten, maar de ontvanger is hetzelfde. Voorkom dat je dubbel werk doet en zorg voor meer consistentie.

Vervolgens ga je gezamenlijk aan de slag. Uit de kennis die Jean Pierre Martens van Mixit deelde haalde ik 6 vragen die je erbij kunt houden voor het doorvoeren van succesvolle veranderingen in de employee experience.

• Welke verandering komt er aan, wat krijgen medewerkers op hun bord? Is de timing slim?
• Wat kun je als verschillende afdelingen van elkaar leren en waar kun je elkaar ondersteunen?
• Sluit de voorgenomen oplossing aan op de verschillende behoeften, mensen en doelgroepen?
• Hoe ga je de verandering in verschillende fases ondersteunen zodat de verandering blijvend is?
• Wanneer ben ik succesvol en hoe meet ik dat (KPI’s)?
• Hoe creëer ik draagvlak bij beslissers en stakeholders?
  

  Het belang van employee experience (bron: presentatie Mixit, Employee Experience Event 2023)

4. Inrichting van de werkplek

Misschien niet het eerste waar je aan denkt, maar de inrichting van de werkplek heeft ontzettend veel invloed op het gedrag van je medewerkers. Yves Plees Van SKINN branding agency vertelde dat ruimtelijk design functioneert als decision support tool.

Als mens maak je veel onbewuste keuzes en deze kun je sturen met de inrichting van, bijvoorbeeld, het kantoor. Dit is extra belangrijk met de huidige thuiswerkcultuur: hoe zorg je dat mensen naar kantoor komen, samenwerken en productiever zijn? Doorgaans zijn er 4 bouwstenen waar een goede werkplek aan moet voldoen:

• ruimte voor samenwerken
• ruimte voor zacht overleg en ‘gefluister’
• focus zones
• rust en recreatieruimtes (ja ja, de voetbal- of pingpongtafel)

5. Accepteer dat het tijd en moeite kost

Een beetje een inkopper, maar daarom niet minder belangrijk. Onthoud in ieder geval dat je inspanningen een goed doel dienen. Als afsluiter deel ik graag 3 focuspunten die Abe Boersma van Rabobank vrijgaf.

• Investeer in samenwerken. Het is essentieel, maar niet per se makkelijk. Denk aan verschillende type mensen en verschillende belangen. Toch is het belangrijk om die silo’s te doorbreken en de tijd te nemen om elkaar goed te leren kennen.
• Stop tijd in het vastleggen van je framework. Visualiseer de journey, relateer de processen en identificeer bottlenecks en oplossingsrichtingen.
• Meten is weten. Aan de hand van data kun je al voorzichtige conclusies trekken en voorspellingen doen. Het juiste moment om feedback te vragen is vlak ná een verandering, dus dicht op het proces.

De toekomst van employee experience

Gelukkig zien veel organisaties en mensen het belang van een goede werknemerservaring in, en is het steeds vaker een vast onderdeel binnen de organisatiestrategie. We werken toe naar een toekomst waarin een persoonlijke benadering waarin de medewerker op één staat langzaamaan de norm wordt in plaats van de uitzondering. Dat beeld bevalt mij wel!