Waarom een communitymanager onmisbaar is in een hybride organisatie

Sinds we meer gecombineerd werken vanuit huis en kantoor is het gebruik van online interne communities alleen maar gestegen. Waar komt dit vandaan en welke kansen (en noodzaak) biedt dit voor intern communitymanagement? En wat is de rol van een interne communitymanager?

Communities zijn plekken waar mensen elkaar vinden en waar ideeën, behoeften, ervaringen en kennis worden gedeeld. ‘Samen bereik je meer’ is de bepleite kracht. Ze bestaan om betekenisvolle relaties te creëren, waarbij een gevoel van verbondenheid centraal staat. Zo ook online en binnen organisaties.

Toename van communities

Sinds we meer op afstand van elkaar werken, zien we dat het gebruik van zowel (interne) chat-apps als interne online groepen of communities is toegenomen. En dat de meerwaarde van online communities alleen maar is verbreed. Dit is niet zo gek natuurlijk, want als de gedeelde werkvloer vervalt, hoe voer je dan nog de strategische dialoog? Waar vinden collega’s elkaar rondom overkoepelende thema’s als vitaliteit en veiligheid? En waardoor voelen medewerkers zich toch verbonden met de organisatie, wanneer ze deze fysiek niet kunnen ervaren? Juist. Via actieve online interne communities.

Er is dus een groeiende behoefte vanuit medewerkers naar online contact. Maar ondanks dat, zien we verrassenderwijs dat intern communitymanagement steeds minder vaak formeel vormgegeven wordt. Dat dat een probleem is, blijkt uit recent onderzoek. Dat toont aan dat bij het ontbreken van communitymanagement sprake is van 94% minder activiteit en betrokkenheid in communities. Terwijl we weten dat juist die activiteit onmisbaar is. Om zo met behulp van online doelstellingen op een lijn te komen en verbinding te realiseren.

De waarde van verbinding

Juist met als doel om op een lijn te komen en verbinding te realiseren, hebben we de afgelopen twee jaar een stijging gezien in het aantal opdrachtgevers dat we mogen helpen bij het (door)ontwikkelen van interne platformen. Vooral om de verbondenheid met de organisatie, het werk en elkaar te borgen en te versterken. Dat klinkt prachtig, maar wat verstaan we er eigenlijk onder?

• Bij verbondenheid met de organisatie gaat het om de relatie van medewerkers tot de organisatie en de koers van de organisatie.
• Bij verbondenheid met het werk gaat het om de relatie van medewerkers met de bijdrage en impact die medewerkers en teams realiseren met het werk.
• Bij verbondenheid met elkaar gaat het om de relatie tussen medewerkers onderling.

Waar komt de sterkere focus op verbinding nu ineens vandaan? We merken enerzijds dat veel organisaties minder ‘grip’ ervaren sinds we meer op afstand werken. Anderzijds voelen medewerkers zich ook steeds vaker ‘verdwaald’. Dit leidt niet alleen tot kwalitatief mindere interne netwerken voor organisaties en medewerkers. Maar daarmee ook tot minder: samenwerking, effectiviteit door gebrek aan synergie, gezamenlijkheid, richting, gevoel van veiligheid, vertrouwen, werkgeluk en slagkracht voor ontwikkeling en innovatie (o.a. Gallup).

Organisaties ervaren sinds we meer op afstand werken dus veel meer de noodzaak om actief collega’s bij elkaar te brengen. Maar ze lijken unaniem te stoeien met de ‘hoe-vraag’. Een oplossing om verbondenheid te creëren in een hybride situatie is de strategische inzet van interne communities. Die communities zijn een krachtig middel om (impactvolle) interacties tot stand te brengen.

Versplintering aan platformen

Gelet op de eerder beschreven groeiende populariteit van interne communities zien medewerkers dat ook. Voor het realiseren van verbinding met de organisatie, het werk en elkaar is het alleen niet handig als iedereen zijn eigen community op zijn eigen plek begint. We zien dat veel organisaties tegenwoordig kampen met een versplinterd landschap van interne platformen. Uit onderzoek blijkt dat binnen de meeste organisaties zelfs meer dan drie platformen bestaan om medewerkers met elkaar te verbinden (Evolve, benchmark interne digitale media, 2018). Vaak zijn dit door de organisatie geïnitieerde initiatieven. Denk aan een intranet of Microsoft 365 in combinatie met zogenaamde gated communities in WhatsApp, Slack, LinkedIn- en Facebook-groepen.

Enerzijds is er groei van communities. Anderzijds is er de versplintering aan platformen en weinig aandacht voor communitymanagement. Daardoor is er nauwelijks inzicht in en overzicht van wat er in de communities gebeurt. En in hoeverre een bijdrage aan de beoogde doelen op verbondenheid gerealiseerd wordt.

Een veilige omgeving voor openlijke interacties

Daar komt bij dat een communitymanager niet alleen zorgt voor verbinding, maar ook voor veiligheid. Lang niet alle medewerkers vinden het prettig om te communiceren, kennis te delen en samen te werken wanneer alle collega’s mee kunnen kijken, beoordelen en soms zelfs veroordelen. Hier schreef Peter Haan ook al over in zijn blog ‘Gated communities – als alles in besloten communities op verschillende platformen gebeurt’.

Maar hoe veilig zo’n gated community ook voelt, ze draagt minder bij aan het algehele gevoel van verbondenheid in de organisatie, omdat er een relatief kleine groep mee bereikt wordt. En we weten dat hoe meer medewerkers berichten posten en op elkaar reageren en hoe groter de groep is die dit leest, hoe meer verbondenheid er ontstaat. De communitymanager kan het gevoel van veiligheid bij medewerkers waarborgen en bevorderen om ook in open groepen vrij met elkaar het gesprek aan te gaan en verhalen en ideeën te delen.

Interne communitymanager als verbindende factor

Interne communities kunnen een oplossing bieden voor het vraagstuk met betrekking tot verbondenheid in een hybride situatie. Maar alleen als er ook een communitymanager is om de community te begeleiden. Het is dan wel noodzakelijk dat de traditionele communitymanager acteert als een meer strategisch verbinder. Iemand die niet alleen zorgdraagt voor de ontwikkeling binnen communities, maar juist relevante verbindingen creëert binnen, tussen en over communities heen. Een rol die de verbondenheid op verschillende niveau’s bewaakt en zo de meerwaarde van interne communities naar de praktijk brengt.

Wat doe je in deze rol?

• Je doorleeft de koers van de organisatie en weet welke spelers binnen de organisatie onmisbaar zijn om de koers digitaal te laten leven en de strategie te laten landen.
• Je monitort en overziet initiatieven voor het bouwen van (gated) communities op diverse kanalen en zorgt waar nodig voor synergie.
• Je brengt mensen via communities samen over de grenzen van afdelingen en projectteams heen en draagt op die manier bij aan de effectiviteit van de organisatie.
• Je stimuleert medewerkers om deel te nemen aan communities en dialogen die voor hen relevant zijn. Denk aan het betrekken van nieuwe medewerkers in het kader van onboarding of bewustwording op de werkvloer via een community over ‘hybride werken’.
• Je modereert gedrag en inhoud op randvoorwaarden (stijl, toon, etc.) én op bijdrage aan doelen (thematiek, betrokkenen).
• Je signaleert kansen binnen bestaande of voor nieuwe communities voor diverse (groepen) medewerkers en acteert proactief in het verzilveren van die kansen.
• Je transporteert content door diverse kanalen wanneer je ziet dat dit meerwaarde heeft.
• Je zorgt voor een veilige omgeving en ervaring voor medewerkers waar openheid, gezamenlijkheid en respect voor elkaar centraal staan.

Naarmate we meer op afstand gaan werken, neemt de noodzaak voor een communitymanager die medewerkers met elkaar en de organisatie verbindt toe. Iemand die in een versnipperd landschap van interne platformen het overzicht heeft en mensen en gesprekken bij elkaar brengt. En iemand die een veilige omgeving creëert voor medewerkers om openlijk met elkaar in dialoog te gaan.