3 tips om interne communicatie meetbaar te maken

Interne communicatie is een ondergeschoven kindje. Ieder bedrijf doet het, maar vaak gaat het niet verder dan massacommunicatie. Hup, een e-mail naar het hele bedrijf en klaar is kees. Dat kan anders! Een interne communicatiecampagne moet je net zo aanpakken als een marketingcampagne. Dat betekent ook dat je moet blijven meten en optimaliseren. Maar wanneer is interne communicatie succesvol en hoe meet je dat?

Interne communicatie als marketingcampagne

Het team van Funk-e heeft een boek over interne communicatie geschreven. In ‘Communicating Change: Transforming Internal blabla into digital aHa’ nemen ze je mee in de stappen van een succesvolle interne communicatiecampagne.

Die lijken verdacht veel op de stappen die marketeers doorlopen voor een externe marketingcampagne. Zo zou je er als organisatie ook naar moeten kijken volgens de schrijvers. Medewerkers zijn je interne klant en je wil iets aan ze vermarkten. Een nieuw IT-systeem, andere regels of een leuk uitje.

Alleen is het vaak lastig om te meten of je interne communicatie succesvol is. Als je bijvoorbeeld wil dat medewerkers ander gedrag gaan vertonen, kun je moeilijk iedereen interviewen. Ik geef je hieronder wat tips die je helpen om te bepalen wat je gaat meten en hoe je dat doet.

1. Bepaal de kanalen

Je interne doelgroep kan onmogelijk één doelgroep zijn. Zaken waar je de interne doelgroep op kunt segmenteren zijn bijvoorbeeld afdeling, tijd dat iemand bij de organisatie werkt of de betrokkenheid van medewerkers bij dat wat je wil communiceren. De kans is dus ook groot dat je meerdere kanalen gaat inzetten om de verschillende groepen van collega’s te bereiken.

Om te bepalen welke kanalen het meest geschikt zijn, stel je jezelf eerst deze drie vragen:

• Welke kanalen heb je tot nu toe gebruikt voor interne communicatie?
• Over welke kanalen heb je wel de beschikking, maar gebruik je nog niet?
• Zitten daar kanalen tussen waar je nog niet van op de hoogte was?

Nu je goed zicht hebt op de kanalen die je kunt gebruiken, kun je een keuze gaan maken. Collega’s die kort bij de organisatie werken, zijn bijvoorbeeld minder bekend op het intranet. Die kun je daarom beter mailen. De collega’s die heel erg betrokken zijn bij dat waar je over communiceert, kun je beter uitnodigen voor een bijeenkomst.

Als je de perfecte kanalen hebt gekozen, ga je kijken naar de tools. E-mail is een kanaal, maar je hebt bijvoorbeeld de tool Hubspot nodig om te kunnen e-mailen. Kijk vast naar welke data je kunt meten met de tools.

2. Meten is weten

Nu je weet wie je hoe gaat benaderen, kun je gaan nadenken over wat je eigenlijk wil meten. Wanneer is je interne communicatiecampagne geslaagd? Welke data heb je nodig om dat te meten? Een Delphi-studie heeft meetstandaarden voor interne communicatie geïntroduceerd. Deze kun je gebruiken ter inspiratie om vast te stellen wat jij wil meten.

Outtakes:

Dit zijn wat abstracte concepten en zeggen iets over hoe je doelgroep reageert op je bericht.

Outcomes:

Deze begrippen zijn gebaseerd op welke gedragsverandering je met je communicatie wil faciliteren: wat wil je dat medewerkers weten, voelen of doen?

Organization impact:

Wat wil je dat de impact van je communicatie op de organisatie is?

Nu je weet wat voor kanalen je gaat gebruiken en wat je wil meten om het succes van je interne communicatiecampagne te bepalen, kun je kijken naar wat voor data je al kunt verzamelen met de tools die je kiest.

3. Measuring framework

Kun je met de tools die je kiest de data verzamelen en meten om het succes van je interne communicatie te volgen? Of moet je met een andere oplossing komen om die gegevens te verzamelen?

Funk-e heeft een kader bedacht dat je kunt gebruiken om te bepalen welke statistieken je moet gebruiken voor jouw interne communicatie. Het combineert het model van hierboven met de relevante tools, kanalen en statistieken om ervoor te zorgen dat elke doelstelling is afgestemd op het juiste kanaal en de juiste meetstrategie.

Data om je interne communicatie te optimaliseren

Goede communicatie kost tijd. Gemiddeld moet je doelgroep een boodschap zeven keer zien voordat ze zich überhaupt herinneren wat je zegt. Dit geldt ook voor je interne communicatie. Kijk regelmatig naar je verzamelde data om te zien of je je doelgroep bereikt en of de boodschap aankomt.

Stel: alle medewerkers in de organisatie moeten gebruik gaan maken van een nieuw systeem. Dan kun je kijken naar data als: worden de e-mails die ik stuur geopend, wordt er op de links geklikt? Maar ook: lezen collega’s mijn bericht op het intranet? Als dat zo is, dan kun je kijken naar data als: hoeveel collega’s hebben de afgelopen week ingelogd in het nieuwe systeem? Als je in beiden een stijgende lijn ziet, dan weet je dat de interne communicatie aanslaat en je op de goede weg zit. Blijf dan vooral zo doorgaan met communiceren.

Als je in je data ziet dat je communicatie niet of wel gelezen wordt, maar dat dit geen effect heeft, wordt het tijd om te kijken hoe je medewerkers wél kunt activeren. Net zoals bij een externe marketingcampagne is er geen vaste succesformule. Het is belangrijk dat je constant meet en bijstuurt om je interne klant te bereiken.

Ik ben heel benieuwd of jij het succes van de interne communicatie al meet? Naar wat voor factoren kijk jij?

Van blabla naar digital aHa!

Het boek van het Funk-e team is waardevol voor communicatieprofessionals die verantwoordelijk zijn voor de interne communicatie en deze willen personaliseren om de communicatie effectiever te maken. De schrijvers nemen je mee door de stappen van een succesvolle interne communicatiecampagne. Daarnaast leggen ze nog eens uit waarom het voor organisaties belangrijk is om veel meer aandacht aan hun interne communicatie te besteden. Het zorgt voor loyaliteit bij medewerkers en die heb je als bedrijf nodig in een tijd waarin veranderingen elkaar snel opvolgen.