Verandering in je organisatie? Zo krijg je medewerkers mee [checklist]

Verandertrajecten zoals de implementatie van nieuwe software zijn voor veel bedrijven noodzakelijk om de concurrentie voor te blijven en klanten nog beter van dienst te zijn. Maar een verandertraject kan niet zonder je medewerkers. Zij zijn immers diegenen die de nieuwe software uiteindelijk moeten gebruiken. En pas als ze dat op de juiste manier doen en er daadwerkelijk mee aan de slag gaan is het verandertraject succesvol. Hoe krijg je dat voor elkaar? In dit artikel deel ik een checklist.

Ondanks hun cruciale rol worden medewerkers vaak enkel met een simpel mailtje naar iedereen of een bericht op het intranet geïnformeerd over wat er gaat gebeuren. Terwijl we uit externe marketing al lang weten: persoonlijke communicatie heeft een groter effect dan massacommunicatie.

Van massacommunicatie naar gericht communiceren

Hoe komt het dat bedrijven bij interne communicatie nog steeds gebruikmaken van massacommunicatie als een bericht op het intranet, terwijl ze in marketing doelgroepen segmenteren en gericht communiceren? In het verleden hadden bedrijven vaak meer tijd om veranderingen te implementeren. Maar in de huidige wereld die continu verandert is dat niet meer het geval. Veranderingen moeten zo snel en efficiënt mogelijk geïmplementeerd worden om daadwerkelijk concurrentievoordelen te kunnen bereiken. Maar dat is onmogelijk te bereiken met massacommunicatie richting medewerkers.

Externe marketeers weten allang hoe je doelgroepen moet segmenteren om het effect van je marketing te optimaliseren. Door de (potentiële) klanten op basis van interesses, voorkeuren en andere parameters in doelgroepen in te delen kan communicatie veel gerichter en persoonlijker plaatsvinden. Daardoor wordt de boodschap persoonlijker en relevanter voor de doelgroep. En wordt de kans groter dat de doelgroep erop reageert. Het is een strategie die al jarenlang wordt gebruikt, omdat het gewoon beter werkt dan brede massacommunicatie.

Verandering intern communiceren

Deze strategie kun je ook toepassen als je een verandertraject intern wil communiceren. Ook je medewerkers, dus je interne doelgroep, kun je segmenteren. Misschien niet op basis van interesses, maar wel op basis van afdelingen, kennisniveaus en impact van het verandertraject op de dagelijkse werkzaamheden.

Denk aan de implementatie van software voor een verbeterde klantenservice: iemand die voor de klantenservice werkt heeft andere informatie (en misschien zelfs een training) nodig dan iemand van de IT-afdeling die er niet dagelijks mee hoeft te werken. De sales-afdeling kan de software ook gebruiken, maar heeft weer een andere training nodig.

Door één mailtje naar iedereen te sturen heb je kans dat niet iedereen begrijpt hoe belangrijk het is dat ze daadwerkelijk met de nieuwe software werken. Door de segmentatie kun je de boodschappen aanpassen per doelgroep en op een manier communiceren die bij de doelgroep past. Op die manier maak je de interne communicatie rondom het verandertraject efficiënter en zorg je ervoor dat jouw verandertraject echt een succes wordt. Daarnaast zijn er nog een aantal punten die je kunt gebruiken om jouw interne communicatie naar een nog hoger niveau te tillen. Deze checklist helpt je daarbij.

Checklist voor interne communicatie van verandertrajecten

1. Segmenteer doelgroepen

Door je medewerkers in verschillende doelgroepen te verdelen op basis van werkzaamheden, kennisniveau en impact van het verandertraject kun je gerichter communiceren.

2. Denk als je doelgroep

Probeer om het verandertraject vanuit het perspectief van je doelgroep te bekijken. Wat zijn mogelijke knelpunten en problemen? Wat zijn redenen om wel of niet mee te werken aan de implementatie? Hou deze punten in het achterhoofd bij het communiceren van je verandertraject.

3. Begin met ‘waarom’

Door per doelgroep uit te leggen waarom het onderwerp of verandertraject voor deze groep relevant is, stimuleer je de intrinsieke motivatie van medewerkers. Zodra zij begrijpen waarom het voor hen belangrijk is, zijn zij sneller gemotiveerd om een actieve rol te spelen in het verandertraject. Pas daarna zijn ze toe aan gedetailleerde instructies van hoe en wat.

4. Maak een plan (en hou je eraan)

Maak per doelgroep een plan wanneer je wat wil communiceren. Houd rekening met het implementatieplan en kies de juiste momenten voor jouw interne communicatie. Veel te vroeg of te laat communiceren kan ervoor zorgen dat het onderwerp minder relevant is voor medewerkers.

5. Communiceer via het juiste kanaal

Sommige afdelingen bereik je het beste per mail, maar medewerkers op de fysieke werkplaats hebben er weinig aan. Door een kanaal te kiezen dat bij de doelgroep past, verhoog je de kans dat jouw boodschap binnenkomt en effect heeft.

6. Gebruik verschillende middelen

Denk aan animaties, infographics of e-learnings: door middelen te gebruiken die bij de doelgroep passen verhoog je de relevantie. Zorg voor herkenbare voorbeelden.

7. Maak je campagne meetbaar

Stel duidelijke doelen, bijvoorbeeld: binnen drie maanden na de installatie van de nieuwe software heeft 80% van de medewerkers een e-learning afgerond. Daardoor kun je het succes van de campagne meten en desnoods bijsturen en reminders versturen.

Focus op je interne doelgroep(en)

Communicatie draait allemaal om de doelgroep. In marketing weten we dat al lang en gebruiken we alle informatie die we over de (potentiële) klant hebben om communicatie zo persoonlijk mogelijk te maken. Het is hoog tijd om dit ook in interne communicatie te doen! Door op je interne doelgroep(en) te focussen verhoog je immers de slagingskans van elk verandertraject.