Zó maak je jouw verandertraject tot een succes

Verandering voelt onwennig, dat staat vast. Maar hoe zorg je dat mensen niet afhaken in een verandertraject? Het begint bij bouwen aan vertrouwen, door tactisch te communiceren.

“De enige constante factor in het leven is verandering”, zo luidt een beroemde uitspraak. Maar hoe pak je een verandertraject aan in een organisatie? Veel mensen hopen dat er een standaardpakket van maatregelen is of een aanpak die altijd werkt. Tja, zo simpel is het natuurlijk niet. Elk individu (en bedrijf) beleeft verandering op zijn eigen manier. Verandering is spannend, het jeukt, vaak doet het zelfs pijn.

Geen stappenplan voor succes

Daar weet verandercoach Inge van Kooten-Satter alles van. Zij schreef het boek ‘Mensen maken of breken een verandering’: hoe je de veranderkracht in je organisatie versterkt‘ (affiliate). Ze helpt de lezer meteen uit de droom:

Er bestaat geen stappenplan voor verandering en ik ken geen enkele succesvolle verandering die volgens een vooraf bedacht stappenplan heeft plaatsgevonden.

Onbekend terrein

De onzekerheid en complexiteit die komen kijken bij grote veranderingen, laten zich niet vangen in een standaard-scenario. Verandering vindt immers plaats op onbekend terrein. Iets dat je deed, voldoet niet meer of moet beter. Om het naar een volgend niveau te brengen, betreed je gebieden waar je tot voor kort niet kwam.

Houvast weg? Stress!

Tijdens een verandertraject verlaten we onze houvast van vertrouwde processen en ingesleten gewoontes. Dit verlies van controle hakt er psychologisch nogal in bij mensen, stellen wetenschappers vast. Zeker in een werksituatie kan dat spanning en stress met zich meebrengen.

De oerkracht van verandering

Dus biedt Van Kooten-Satter een aantal handvatten, inzichten en voorbeelden die veranderaars hoop en zelfvertrouwen geven. De auteur stelt vast dat élk mens ‘veranderkracht’ in zich heeft. Ongeacht leeftijd, intelligentie of ervaring. We hebben twee instincten die ons daar uitstekend bij helpen: overlevingsdrang en nieuwsgierigheid.

Spelen en ontdekken

De ontwikkelpsychologie leert ons wat mensen nodig hebben om zelfverzekerd de verandering aan te gaan. We willen een omgeving waarin we ons voldoende veilig en vertrouwd voelen om te spelen en te ontdekken. Ook willen we vrije toegang hebben tot hulpmiddelen én zelf onze richting bepalen. Deze drie randvoorwaarden zorgen dat wij dingen durven, kunnen en willen.

Onveiligheid aanpakken

Veiligheid en vertrouwen zijn vaak ver te zoeken aan het begin van een verandertraject. Zeker als er opeens een stel externe adviseurs binnenstappen op een afdeling, willen de collega’s die er al jaren werken, nog wel eens argwaan krijgen. “O, zijn wij niet goed genoeg om dit zélf op te lossen?” Soms wordt een ‘droomsituatie’ geschetst als einddoel, die voor velen voelt als een onhaalbare missie. Ook zijn verandertrajecten regelmatig (direct of indirect) gekoppeld aan bezuinigingen of reorganisaties, wat het vertrouwen onder werknemers niet bepaald vergroot.

Durf-gerichte communicatie

Een belangrijke manier om dit ongemak te verkleinen, zit verscholen in communicatie. Heerst er onveiligheid of een gebrek aan vertrouwen op een afdeling, dan verdient die situatie de volle aandacht. In jouw manier van spreken als collega, manager of verandercoach maak je het verschil. Van Kooten-Satter haalt hier wetenschapper Amy Edmonson aan. Die geeft drie tips om het ‘durven’ te bevorderen:

1. Benoem het werk als een uitdaging om te leren, niet als een uitdaging om te presteren.
2. Erken je eigen onvolmaaktheid: jij faalt ook.
3. Wees nieuwsgierig en stel heel veel vragen.

Van presteren naar leren

Met deze insteek komen er andere gesprekken op gang. Door minder nadruk te leggen op prestaties, voelt het veranderproces niet meteen als een koude afrekening van jarenlang hard werk. ‘We kunnen nog veel leren’ klinkt nu eenmaal minder confronterend dan ‘Het zal allemaal aanzienlijk beter moeten’.

Kwetsbaarheid duurt het langst

Door je eigen kwetsbaarheid te tonen, nodig je de ander uit om hetzelfde te doen. Zo ga je het gesprek aan vanuit een gemeenschappelijke grond. Vanaf daar kun je makkelijker doorpraten over de moeilijke missie die er ligt, die jullie samen aangaan. Met vallen en opstaan.

Interesse maakt betrokken

Door een reeks vragen te stellen vanuit oprechte interesse, laat je zien dat je iemands stem wilt horen. Door vervolgens deze input mee te nemen in de besluitvorming, toon je dat je iemands mening waardeert. Die persoon zal zich meer betrokken voelen bij de uiteindelijke verandering.

Ook al komen jullie meningen niet overeen, ook al weet je dat er weerstand is: blijf het gesprek aangaan, blijf pogingen doen om elkaar te begrijpen. En onthoud: ‘Agree to disagree’ is soms een krachtige manier om de angel uit een conflict te halen.

Een verandertraject is mensenwerk

“Mensen maken of breken een verandering” is niet voor niets de titel van dit boek. In elke stap van een verandertraject heb je te maken met mensen. Verlies je dat uit het oog, dan wordt het proces zwaarder, de inzet lager en de uitkomst onzeker. Hoe graag we ook willen dat verandering een prototype-proces is dat we van de plank halen, het is en blijft… mensenwerk.

Uitgebreide praktijkverhalen

Inge van Kooten-Satter heeft een kloek boek geschreven dat zich tactvol beweegt tussen mens en proces. De balans tussen praktijk en theorie is dan een uitdaging. Dat lost ze slim op door uitgebreide praktijkverhalen (inclusief dialogen) te beschrijven, stuk voor stuk gebaseerd op ware gebeurtenissen. Daarin komt de kracht van storytelling goed naar voren.

Omdat deze stories in aparte hoofdstukken staan, voelt de tegenstelling tussen de verhalende hoofdstukken en de theoretische hoofdstukken alleen wel extra groot. Misschien komt dat ook door de vele, vaak summiere verwijzingen naar de wetenschap. Die hadden voor mij soms wel wat minder puntig gemogen, zodat de lezer iets meer achtergrond krijgt zonder zelf in de boeken of Google te hoeven duiken.

Menig (verander)manager of medewerker ‘in transitie’ zal herkenning, handvatten en inspiratie vinden in dit boek. Hopelijk brengt het een verandering teweeg in veel verandertrajecten.