Website briefing in crisistijd: dit is er veranderd

De wereld digitaliseert en daardoor veranderen klantwensen. We zijn meer online en dat vraagt om een passende uitstraling. Bedrijven die inspelen op deze veranderende behoeften van klanten, komen straks sterker uit de coronacrisis. Is dit het moment voor een website optimalisatie? Ontdek in dit artikel waar je op moet letten bij de ontwikkeling van een nieuwe website en hoe je een heldere briefing maakt.

Consumenten verwachten een soepele online service

De coronacrisis had als gevolg dat we zoveel mogelijk online regelden – en dat doen we nog steeds. We bestellen bij webwinkels, weten digitale loketten van overheidsinstanties steeds beter te vinden en grijpen naar de telefoon of profiteren van een chat-optie bij vragen over een product of dienst. Met zoveel thuiswerkers en vanuit-huis-kopers is het gedrag van de doorsnee klant veranderd. Consumenten verwachten bijvoorbeeld een vlotte online service, met actuele informatie rondom hygiëne en gezondheid. Organisaties die een positieve customer experience bieden, hebben in deze tijden een streepje voor.

Focus je op de online klantbeleving

Never let a good crisis go to waste en daarmee is het, juist nu, een uitstekend moment om in een nieuwe website te investeren. Door mee te gaan met de veranderende klantbehoeften, kun je deze crisisperiode in je voordeel laten werken. Kies je nu voor stilstaan, dan plukken concurrenten daar straks de vruchten van. We delen zes aandachtspunten voor een website in tijden van digitale transformatie:

1. Zorg voor professionele hosting die een hoge laadsnelheid garandeert. Met een professionele managed hosting oplossing is jouw website altijd online bereikbaar.
2. Kies voor een gebruiksvriendelijk CMS dat je in staat stelt om snel en eenvoudig zelf aanpassingen te maken, updates uit te voeren en eventuele nieuwsberichten te plaatsen.
3. Biedt bezoekers een chatfunctie. De toegenomen druk op klantenservice-nummers zorgt voor frustrerende wachttijden. Via korte chats beantwoordt één medewerker al snel meerdere vragen.
4. Maak zelfservice mogelijk. Kunnen klanten inloggen om een status te bekijken, documenten te uploaden, een support-ticket aan te maken, of een abonnement of order te wijzigen?
5. Kies voor gefaseerd ontwikkelen. Een nieuwe website hoeft niet in één keer af te zijn. Met een schaalbaar, modulair systeem als bijvoorbeeld WordPress kun je de nieuwe website in budgetvriendelijke stadia laten ontwikkelen.
6. Een heldere communicatie is belangrijker dan ooit. Publiceer regelmatig blogposts om meer zichtbaarheid te genereren. Wees daarnaast duidelijk over voorwaarden omtrent betaling, levering, datum wijziging en annulering.

Website briefing: gelijk speelveld creëren

Met een website briefing maak je wensen en eisen van een website eenvoudig duidelijk. Een briefing helpt een extern internetbureau om in de huid van een organisatie te kruipen en kan zo eenvoudig (online) uitdagingen in kaart brengen. Het voordeel van het inschakelen van een extern internetbureau is dat zij vergelijkbare opdrachtgevers hebben gehad en dus bekend zijn met specifieke vraagstukken. Daarnaast zijn het collega-ondernemers die uitdagingen zien waar anderen problemen zien.

Het doel van een website briefing is het creëren van een level playing field. Je maakt duidelijk wat je nodig hebt, welke stijl je in gedachten hebt, maar ook wat de doorlooptijd en het budget is. De bal ligt nu bij verschillende internetbureaus, die elk met een voorstel kunnen komen. Dit voorstel wordt vervolgens verder toegelicht in een pitch.

Van website briefing naar pitch

Het tijdperk waarin opdrachtgevers briefing-documenten in dikke enveloppen verstuurden, ligt ver achter ons. Zo’n website briefing wordt al jaren als PDF-document naar een shortlist van internetbureaus per mail verzonden. Aan dat proces verandert dus niets. De pitch die vervolgens volgt, verandert echter wel. Vóór corona was een fysieke presentatie de norm.

In de anderhalvemetersamenleving is dat allemaal wat lastiger. Toch is het prettig om fysiek af te spreken met een team waar je mogelijk een langetermijnsamenwerking mee aangaat. Kies je voor een fysieke ontmoeting, denk dan aan de mogelijkheid om voldoende afstand te houden en aan goede ventilatie.

Het kan natuurlijk zijn dat een face-to-face afspraak niet mogelijk blijkt te zijn: de niveaus van angst en voorzichtigheid liggen bij iedereen immers anders. Zorg er voor dat de eisen voor de pitch duidelijk vermeld staan in de briefing. Wat is de locatie en welke hygiënemaatregelen worden er genomen? Is er een mogelijkheid om digitaal aan te schuiven, en via welke software? Denk dus na over verschillende scenario’s, om vragen te voorkomen.

Zó laat je de digitale bureaupresentatie vlot verlopen

Of je nu voor Google Meet, Microsoft Teams of Zoom kiest, er zijn enkele dingen waar je aan moet denken als je een vlotte, digitale presentatie wenst. Een rustige omgeving en een goede verbinding zijn logische randvoorwaarden, net als het uitschakelen van de microfoon wanneer je niet praat. Maar er zijn ook zaken die specifiek gelden voor de presentatie van een internetbureau. Drie punten om mee te nemen in zo’n digitale meeting:

1. Onthoud dat tijdens zo’n presentatie vooral het internetbureau aan het woord is. Alle relevante informatie voor de website staat, in theorie, in de briefing vermeld. Mochten er urgente, nieuwe ontwikkelingen in de branche of organisatie zijn sinds het versturen van de website briefing, vertel hier dan over na afloop van de presentatie.
2. Noteer tijdens de videocall de vragen of onduidelijkheden die de presentatie oproept. Tijdens de vragenronde kun je daar opheldering over krijgen.
3. Laat het internetbureau weten waar ze aan toe zijn. Het is netjes om vóór het afscheid te vertellen wanneer het interne overleg plaatsvindt en wanneer de beslissing uiterlijk wordt gemaakt.

Maar eerst: de website briefing schrijven

De tijden waarin een website briefing op één A4’tje stond, liggen achter ons. Een internetbureau heeft gedetailleerde informatie nodig om met een concreet voorstel te komen. Geen heldere briefing? Dat kan het proces verstoren of er zelfs toe leiden dat een internetbureau zich terugtrekt.