Digitaal (samen)werken is meer dan alleen videobellen aan de eettafel

Mensen met een ‘vitaal’ beroep gaan weliswaar nog naar het ziekenhuis, de supermarkt of achter het stuur, maar honderdduizenden kenniswerkers zitten massaal aan de keukentafel te werken. Met als gevolg: het leven is een eindeloze stroom aan video-conferences geworden. Maar vóór corona was de werkdag toch ook niet één grote vergadering?

Nee. En daarom gaan we in dit artikel in op hoe je manieren van (samen)werken in een fysieke kantooromgeving ook naar digitale vormen kunt vertalen. Hopelijk met als resultaat: minder calls en bijbehorende stress, en hogere efficiëntie en productiviteit.

Dit artikel past in onze reeks over digital employee experience. Eerder schreven we over wat digital employee experience (#DEX) is en waarom het steeds belangrijker wordt, de verschillende perspectieven op #DEX, de stakeholders die bij #DEX betrokken (moeten) zijn, en de rol van technologie bij #DEX.

Een vagevuur van videocalls

Veel mensen werken vanwege de coronacrisis in een soort cocon. Thuis aan de keukentafel, aan het bureautje van de kinderen en op de bank. Alle afspraken en communicatie met collega’s, klanten en relaties moeten ineens digitaal. De adoptie van tools voor videoconferencing zoals Skype, Teams, Whereby en Zoom stijgt in een ongekend tempo.

Dus mensen zitten aan de lopende band in conference calls. En dat blijkt doodvermoeiend, klaagde een goede vriend recent. Immers, de verbinding is niet helemaal betrouwbaar, er zit een halve seconde vertraging op de lijn, niet iedereen heeft een goede microfoon, soms zijn er bijgeluiden en ga zo maar door. Een ouderwetse vergadering, gewoon met elkaar aan een tafel, lijkt ineens zo gek nog niet.

Meer vormen van (samen)werken

Toch is er ook een ander probleem dat de kop op steekt. Er vindt nu veel afstemming en samenwerking plaats in videocalls, maar vraag je eens af: hoeveel van je dagelijks werk gebeurde vóór COVID-19 ook al in overleggen of vergaderingen? Er waren (en zijn) toch ook andere manieren van (samen)werken?

Sam Marshall introduceerde zo’n vijf jaar geleden een denkraam voor digitaal (samen) werken dat de verschillende soorten werk in gewone kantoren vertaalt naar digitale vormen. Dit denkraam kan helpen om los te komen uit alleen videocalls en ook op andere manieren digitaal (samen) te werken.

Fysieke kantoren ondersteunen volgens Marshall doorgaans zes verschillende manieren van werken:

• Hive of (bijen)korf: een (grotere) groep die aan gerelateerde taken werkt.
• Huddle of cluster: een (kleinere) groep die intensief aan één taak werkt.
• Hub of centrum: een gebied met veel toevallige ontmoetingen.
• Hangout of de ontmoetingsplek: een sociaal gebied.
• Hermit of kluizenaar: geconcentreerd, individueel werk (deep work).
• Harbour of haven: samenwerking met klanten, partners en leveranciers.

Fysieke werkplek vertaald naar digitaal

Elk van deze manieren van werken heeft doorgaans een unieke plaats op de fysieke werkplek. Denk aan hoe stoelen en tafels zijn gerangschikt, geluidsschermen en zelfs de keuze van het decor in een vergaderzaal of een recreatieruimte: alles laat zien hoe zo’n plaats moet worden gebruikt. Zo hebben mensen gedurende vele decennia op een natuurlijke manier hun fysieke werkplek ontwikkeld. De uitdaging is nu om ze digitaal na te maken.

Hieronder gaan we dieper in op deze zes verschillende manieren van (digitaal) werken. Daarbij maken we (met diens toestemming) veel gebruik van Sams recente artikel. Sam is oprichter van ClearBox Consulting en al meer dan 18 jaar gespecialiseerd in intranet en digital workplace. Ook is hij initiatiefnemer van de jaarlijkse SharePoint Intranets in-a-Box Review.

1. Hive

In de fysieke wereld zijn hives of (bijen)korven doorgaans open kantoortuinen waar geroezemoes opzettelijk de ruimte krijgt, omdat mensen zo informatie kunnen opvangen, snel zaken kunnen uitwisselingen, en zo hun werk makkelijk kunnen coördineren. Hives zijn daarom geschikt voor werk waarbij meerdere mensen taken uitvoeren rond dezelfde workflow, zoals het verwerken van bestellingen of redactie van een magazine.

• Zichtbaar wat anderen doen
• Korte uitwisselingen van informatie, coördinatie
• Informatie overdragen
• Open voor mensen die aan gerelateerde taken werken

Een digitale hive of bijenkorf ziet er daarom ook uit als een gestage stroom van berichten. Mensen hoeven niet altijd mee te kijken en lezen, maar working out loud (actief delen waar je mee bezig bent) in zo’n berichtenstroom zorgt ervoor dat mensen gemakkelijker bewust kunnen zijn van wat er om hen heen gebeurt, zodat ze kunnen meedoen wanneer dat nodig is.

Digitale tools als Teams, Slack en Workplace bootsen dit allemaal goed na, maar het is belangrijk om het ‘lidmaatschap’ van zo’n berichtenstroom niet te breed is, omdat het ‘geluid’ voor de ene persoon de ruis voor de ander is wanneer die aan een andere taak werkt.

Even snel met een vraag naar iemands bureau lopen is in zo’n omgeving dan bijvoorbeeld ad-hoc je scherm delen en dan overschakelen van tekst naar spraak en/of beeld, zonder dat je een videoconference hoeft in te plannen. En dat is van onschatbare waarde.

2. Huddles

De huddle of cluster gaat over samenwerking in kleine teams waarin iedereen zich concentreert op één gemeenschappelijke taak. Zie het als een speciale projectruimte of een operatiekamer, waar alles is ingericht om mee te kunnen werken aan die ene taak. Terwijl mensen in één hive samenwerken, kunnen zij gedurende de week in verschillende huddles actief zijn.

• Doorlopende berichten en communicatie
• Gezamenlijk beeld van taken en status daarvan
• Alleen leden doen mee

De eenvoudigste vorm van digitale huddle is een (besloten) en permanente samenwerkingsruimte: denk voor Microsoft Teams aan een, eh… team, of voor Slack aan een kanaal. Zo’n plek moet wel verder gaan dan ‘slechts’ chat en ook toegang geven tot documenten en status- of voortgangsregistratie. Bijvoorbeeld door belangrijke documenten te markeren of vast te zetten.

Maar je kunt ook aan een geavanceerd controlecentrum denken. Bijvoorbeeld in de vorm van een groot dashboard dat iedereen kan zien. De meeste op chat gebaseerde tools zijn niet zo goed in het structureren van de informatieweergave. Dus je kunt eraan denken om die informatie in een enterprise front door – daarover ging het in een van onze vorige artikelen – aan de huddle toe te voegen, zodat je grafieken en belangrijke informatie op een gepubliceerde pagina kunt zetten.

3. Hubs

Bij hubs draait alles om toevallige ontmoetingen. Denk aan de koffieautomaat of waterkoeler, het bedrijfsrestaurant of de kantine, en aan de wandelgangen: allemaal hubruimtes in een fysiek kantoor. Wanneer iedereen vanuit huis werkt, is deze modus vaak het eerste slachtoffer, omdat mensen actiever uit hun standaardwerkmodus – dat is meestal hermit of huddle – te komen.

• Open voor iedereen
• Veel berichten die elkaar snel opvolgen
• Serendipiteit
• Weinig structuur

Zakelijke ‘sociale’ tools als Yammer of Workplace (enterprise social networks) werken hiervoor goed, maar ook een berichtenstroom of groepen op een intranet passen hierbij. In tegenstelling tot hives en huddles moeten hubs juist altijd voor iedereen toegankelijk zijn. De hub moet serendipiteit mogelijk maken, bijvoorbeeld door trending topics uit te lichten en het mogelijk te maken om personen te volgen en niet alleen groepen of projecten.

4. Hangouts

De hangout is nadrukkelijk niet voor werk, maar hier vind je het tafelvoetbalspel en de comfortabele stoelen. Er gelden andere regels en de waarde van een hangout ligt in het welzijn van werknemers en een gevoel van verbondenheid.

• Open voor iedereen
• Ontspanning, geen productiviteit
• Maakt netwerken mogelijk

Digitale hangouts kun je creëren door samenwerkingstools te gebruiken voor dingen anders dan werk. Bijvoorbeeld een quizavond of het delen van foto’s van huisdieren. Het is echter belangrijk om hangouts echt apart te behanden, zodat projectdeadlines en babyvideo’s niet door elkaar gaan lopen. Met het oog op dat laatste is het soms dan ook een idee om WhatsApp of Facebook te gebruiken voor hangouts.

5. Hermit

Tijd alleen is van onschatbare waarde om diep na te denken en te focussen op een enkele taak. In principe zijn we allemaal kluizenaars als we thuis aan het werk zijn en de wifi uitschakelen, dus het zou makkelijk moeten zijn om deze manier van werken na te bootsen.

• Afleiding uitgeschakeld
• Focus op één taak

In de praktijk kunnen thuiswerkers natuurlijk worden afgeleid door andere bewoners. Of in deze tijd de kinderen die ook nog niets van les moeten krijgen. Een koptelefoon en flexibele werktijden kunnen helpen.

Maar je kunt ook te maken krijgen met digitale afleiding als je werk-pc wel op ‘niet storen’ staat, maar je privételefoon maar blijft piepen. Het is belangrijk om bewust tijd te blokken (ook in je agenda) om te kunnen focussen. Sam noemt het pragmatische voorbeeld van pomodoro-apps, maar je kunt ook op een iets abstractere manier je werkdag indelen.

6. Harbour

Tot slot: de harbour of haven is een veilige plaats om goederen uit te wisselen. Sommige kantoren hebben vergaderruimten naast hun receptie, zodat bezoekers niet door de beveiliging hoeven te gaan om samen te werken met werknemers. Je wil immers met gasten (partners, leveranciers, klanten, relaties) samenwerken, maar wel op een veilige manier.

• Open voor klanten, leveranciers en partners
• Bestanden uitwisselen
• Samenwerken

Digitaal is dit voor veel organisaties een grote uitdaging. Natuurlijk heb je altijd e-mail om op terug te vallen, maar dat heeft zo z’n eigen uitdagingen. Denk alleen maar aan bestanden uitwisselen: vanwege limieten voor bestandsgrootten kiezen medewerkers al snel voor persoonlijke Dropbox- of WeTransfer-accounts.

Hoe veel mooier zou het zijn om relaties toegang te geven tot een deel van je intranet of digital workplace en zo de facto een extranet op te zetten? Marshall gaat hier niet zozeer op in, maar Christiaan schreef al eens over hoe je je intranet kunt delen met andere mensen dan alleen je medewerkers.

Leun niet alleen op tools voor videobellen

Je ziet het: werken in een kantooromgeving bestaat niet alleen maar uit overleggen en vergaderingen. Om van andere fysieke werkplekken nog maar te zwijgen.

Dus als je collega’s nu allemaal thuiswerken, is het onvoldoende om alleen maar te leunen op tools voor videobellen. De hive, huddle, hub, hangout, hermit en harbour helpen om beter vorm te geven aan je eigen werkdag en die van je collega’s, maar ondersteunen ook management en IT om de juiste tool te gebruiken voor het juiste doel. Hoe verschillende tools zich vervolgens tot elkaar verhouden, is een vraag van een andere orde.

We nodigen je graag weer uit om te reageren. Stel je vragen gerust hieronder of via Twitter. Dank aan Sam Marshall dat we zijn artikel als bron mochten gebruiken.