Start met monotasken, je hersenen zullen je dankbaar zijn

Tijdens het schrijven van dit artikel heb ik een telefoontje beantwoord, 21 keer op mijn telefoon gekeken, door Facebook gescrold, twee berichten geplaatst op Instagram en drie mails beantwoord. Multitasken, daar blink ik in uit. Of houd ik mezelf voor de gek? Kun je de aandacht tussen taken wel verdelen? En komt dit het werk ten goede? Iedereen die zich hierin herkent, voelt de bui waarschijnlijk al hangen: het antwoord is nee.

Volgens Prof. dr. Theo Compernolle, de schrijver van ‘Ontketen je brein’, tast multitasken je productiviteit aan, vraagt het je meer inspanning voor taken en zorgt het voor een minder goed resultaat.

Compernolle houdt van eenvoud en focus. Het is wellicht daarom dat hij onlangs een beknopte versie van zijn bovenstaande boek uitbracht: Zo haal je meer uit je brein (aff.). Een echte eyeopener die je de tools geeft om als de wiedeweerga te ontdekken hoe je je brein kunt inzetten om doeltreffender, productiever en creatiever te werken.

Het boek geeft vooral veel praktische tips hoe je om kunt gaan met de continue stroom van informatie die we binnenkrijgen via – zoals Compernolle het omschrijft – onze moderne informatie- en communicatietechnologie (ICT). Oftewel, alle informatie die tijdens ons werk binnenkomt via de telefoon of computer. Maar waarom moeten we hiermee leren dealen, en kunnen we deze stroom niet gewoon accepteren? Omdat, aldus Compernolle, je brein op een specifieke manier informatie verwerkt.

Een gebruiksaanwijzing van je brein voor echte breinwerkers

Alle werknemers zijn volgens Compernolle breinwerkers, al verricht je simpele arbeid. Het is werk dat intellectuele en sociale vaardigheden vergt, zoals je goed concentreren op een taak of overleggen met je team. Essentieel hierbij is een goedwerkend brein. Als je een succesvol breinwerker wil zijn, dan is het zaak dat jij de huidige technologieën gebruikt om informatie te verzamelen, te verwerken, te produceren en te creëren. Jij bent hierbij leidend in hoe lang je dit gebruikt, waarom en wanneer.

Althans, dat denk je. Vaak gebruiken de technologieën jou, stelt Compernolle. Je bent altijd online, oeverloos aan het scrollen door de stroom informatie die je online tegenkomt. En telkens word je weer getriggerd om verder te lezen, kijken, klikken. Herkenbaar? Het probleem ligt dus niet bij de technologie, maar bij de manier waarop jij het inzet.

Compernolle onderscheidt drie breinnetwerken die een rol spelen in je denken, beslissingsprocessen en je acties:

1. Het denkende brein is in evolutionaire zin nog ‘jong’

Alleen de mens kan abstract nadenken, dus nadenken over iets wat buiten het bereik van onze zintuigen ligt. Dit is de basis van onze taal, die kennis overbrengt van de ene mens naar de ander, van generatie op generatie. Het denkende brein kan ook heden, verleden en toekomst aan elkaar koppelen en met fantastische oplossingen komen door na te denken.

Maar let op, hier volgt de rode draad van het boek: je denkende brein kan zich slechts focussen op één taak tegelijk.

2. Het reflexbrein is ongeveer even oud als de dierenwereld

Dit brein reageert op wat je direct beleeft via je zintuigen. Bijvoorbeeld een directe reactie op een mailtje dat binnenkomt, terwijl je een beleidsstuk aan het schrijven bent. Elke keer dat een prikkel de aandacht van ons reflexbrein trekt, krijgen onze hersenen een dosis dopamine. Een stofje dat op dezelfde manier werkt als drugs: het spoort je aan meer van deze prikkels te zoeken en er zelfs verslaafd aan te raken.

3. Je archiverende brein is vooral aan het werk wanneer je rust, ontspant en slaapt

Het archiverende brein is verantwoordelijk voor het filteren, herordenen en opslaan van alle data die je binnenkrijgt.

Het denkende brein, legt Compernolle uit, is langzaam. Het heeft voortdurend aandacht en focus nodig. Daarom verbruikt dit gedeelte van je brein veel energie en is het snel vermoeid. Het denkende brein kan het reflexbrein in toom houden en sturen. Om de beste keuzes te maken, mogen we de leiding eigenlijk niet overlaten aan ons onbewuste, snelle reflexbrein zoals soms gebeurt als we lekker aan het multitasken zijn.

Als je een succesvol breinwerker wil zijn, dan is het zaak dat jij de huidige technologieën gebruikt om informatie te verzamelen, te verwerken, te produceren en te creëren.

Hoe wij multitaskend door het leven gaan en waarom dit funest is voor je productiviteit

Vertrouw jij erop dat een chirurg kan opereren en ondertussen nog even iets anders kan doen? En hoe zou het zijn als jij een muur aan het schilderen bent, maar telkens stopt om iets anders te gaan doen. Kwasten halen, lunchen, telefoneren en dan weer verder gaat en opnieuw onderbreekt.

Dit is helaas de manier waarop wij breinwerkers vaak ons werk doen. Geen handige manier en bovendien kan ons denkende brein volgens Compernolle helemaal niet multitasken. Je bent minder nauwkeurig, creatief, productief en effectief. Daarnaast verspil je ook nog eens veel tijd, is het slecht voor het geheugen en kan het stress opleveren.

Compernolle stelt dat er twee soorten van multitasken zijn:

1. Simultaan multitasken

Twee dingen tegelijk doen. Zoals dit artikel schrijven en ondertussen een gesprek met iemand voeren aan de telefoon. Dit betekent dat het brein telkens switcht tussen de ene taak en de ander, dus tussen twee verschillende contexten.

Het denkende brein kan echter één taak tegelijk aan. Daarom wordt de aandacht bij simultaan multitasken niet verdeeld, maar gebroken. Ons brein kan niet omgaan met deze plotse onderbrekingen in de informatiestroom en zal ze proberen op de vangen door te gissen. Dit kan ervoor zorgen dat je zaken hoort die er nooit gezegd zijn.

2. Serieel multitasken

Afwisselend onderdelen van verschillende taken uitvoeren. Zoals het stoppen met lezen en de mail checken, berichten op je telefoon bekijken en daarna weer verder gaan met schrijven.

Waarom is dit volgens Compernolle een inefficiënte manier van werken? Hij legt uit dat als je je concentreert op een moeilijke, complexe taak, het werkgeheugen deze taak aan het verrichten is. Opeens zie je in een pop-upvenster dat je een mail hebt. Je leest de mail en beantwoordt deze.

Resultaat:

Je brein moet alle complexe, rijke info van je werkgeheugen overbrengen naar een tijdelijk geheugen, je werkgeheugen flink schoonmaken en de info voor je e-mail overbrengen van je langetermijngeheugen naar je werkgeheugen. Vervolgens moet je nog weer je concentratievermogen opbouwen om die e-mail te beantwoorden. Als je terugkeert naar je oorspronkelijke taak, doorloopt je brein hetzelfde proces. En ik moet toegeven, zelfs het lezen van dit proces vind ik al vermoeiend.

Je kunt je voorstellen dat dit niet werkt. Daarbij beantwoord je vaak ook niet één mail, maar ga je direct meer mails beantwoorden. Voor elke mail doorloopt je brein opnieuw hetzelfde proces. Deze contextwisselingen zorgen voor een enorm verlies aan informatie.

De beste tips om multitasken om te zetten in monotasken

Oké, we weten nu iets meer over ons brein en de negatieve effecten van multitasken. Maar hoe kunnen we morgen, of zelfs vandaag nog hiermee aan de slag gaan?

1. Wissel niet meer tussen taken

Dit vergt enorme discipline en wilskracht, maar als je het beste uit je denkende brein wil halen, is dit volgens Compernolle de oplossing.

Maar hoe? Door je ICT uit te schakelen (e-mail-, Facebook- of WhatsApp-meldingen). En hoe leuk open kantoren en kantoortuinen ook zijn, probeer deze ook te vermijden omdat dit voor veel afleiding zorgt.

2. Neem pauze en slaap genoeg

Stop op tijd met werken en geef jezelf de tijd om te herstellen, informatie te archiveren, en de stressbalans te herstellen. Plan het belangrijke en complexe breinwerk ’s ochtends, na een goede nachtrust van 7 à 8 uur slaap, voor je je e-mails en berichten leest. Zo put je het grootste voordeel uit het belangrijke werk dat je archiverende brein heeft verricht terwijl je sliep.

Je archiverende en denkende brein hebben hier behoefte aan. Elk ‘verloren moment’ inrichten door je smartphone te gebruiken, is contraproductief en kan zelfs schadelijk zijn voor ontwikkeling van kennis, inzicht en creativiteit.

3. Ontstress, onthaast en vermijd onnodige prikkels

Je reflexbrein is puur reactief en reageert onbewust op nieuwe en plotselinge zintuigelijke veranderingen. Dit verstoort de aandacht die je denkende brein nodig heeft en de tijd die je archiverende brein nodig heeft om informatie op te slaan. Als je niet bewust de tijd neemt om na te denken zal je reflexbrein gissen en vaak fout gissen, vooral als je gehaast of gestrest bent. Dit leidt tot snelle, primitieve en soms onhandige conclusies en beslissingen.

Mogelijke oplossingen voor een stressbalans:

• Stel de eisen naar beneden bij.
• Stressbalans is subjectief: je interpretatie van een situatie kan de balans uit evenwicht brengen. Een coach of therapeut kan hierbij helpen.
• Zorg ervoor dat je alles wat je kunt controleren onder controle hebt.
• Pauzeer en slaap voldoende.

Voor een beter stressbeheer: druk op je persoonlijke pauzeknop. Ontwikkel de gewoonte dat je, als je uit balans raakt, pauzes van 1 minuut neemt. Als je meer tijd nodig hebt om na te denken, plan dan de nodige tijd in om te reflecteren.

4. Ga geregeld offline

Plan blokken tijd in. Zo kun je ongestoord en geconcentreerd werken of een gesprek voeren. Plan minimaal 2 keer per dag een blok van telkens 3 kwartier in om offline te gaan. Je intellectuele productiviteit zal aanzienlijk verbeteren. Als je niet weet welke tijd het beste uitkomt, experimenteer dan met tijdsblokken op verschillende momenten van de dag. Een veelvoorkomende techniek is de Pomodoro-techniek, waarin je in blokken van 25 minuten non-stop werkt.

5. Batchverwerking

Begin met het plannen van denkwerkblokken. Je reserveert denktijd en een sterke ‘stoor mij niet’-kooi rondom je belangrijke denkwerk. Vermijd alle mogelijke afleidingen. Neem na elk denkwerkblok pauze om de informatie die je hebt verwerkt te archiveren. Hoe moeilijker de taken, hoe langer de pauze. Jij moet namelijk degene zijn die controle heeft over de technologieën waarmee je werkt, en niet andersom. Verwerk e-mails, berichten, social media en nieuws in zo weinig mogelijk batches per dag. Plan al het belangrijke denkwerk ’s ochtends en lees/beantwoord e-mails en berichten pas nadat je die batch hebt verwerkt.

Bang om dringende zaken te missen tijdens het offline-zijn? Zorg dan dat je, op momenten dat je iets dringend moet afwerken, niet wordt gestoord voor minder dringende zaken. Of vraag een collega om je telefoon of mail in de gaten te houden voor dringende vragen.

Elk ‘verloren moment’ inrichten door je smartphone te gebruiken, is contraproductief en kan zelfs schadelijk zijn voor ontwikkeling van kennis, inzicht en creativiteit.

Rotklusjes zijn kleine taken die je niet graag doet, maar niet kunt delegeren. Maak elke week een vast moment vrij voor een ‘rotklusbatch’. Zet de rotklusjes op een aparte lijst en handel ze een keer per week af tijdens je geplande sessie.

Doe ook thuis aan batchverwerking en plan offlinemomenten voor werk, huishoudelijke taken en samenzijn.

Multitasken vs. monotasken

Wanneer je erop zou letten, merk je waarschijnlijk al snel dat jouw multitaskende gedrag niet alleen voorkomt bij je werk, maar ook thuis en misschien zelfs op straat. Hoe vaker je het doet, hoe moeilijker het kan zijn om je op 1 ding te concentreren.

Dat blijkt ook wel bij het schrijven van dit artikel, waarin ik volgens Compernolle volledig heb gefaald in het monotasken. Het is best een uitdaging om je routine hierin te veranderen. Toch kunnen die verleidelijke smartphonegeluiden en knipperende e-mailicoontjes niet op tegen de voordelen die komen kijken bij het focussen op 1 taak tegelijk.

Zo haal je meer uit je brein (aff.) van Prof. dr. Theo Compernolle is een handzaam boek waarbij je binnen no time meer te weten komt hoe je hersenen omgaan met de technologieën die wij gebruiken in ons dagelijks werk. Hij geeft praktische tips om beter om te gaan met alle afleiding die onze hyper-connected wereld biedt. Als je deze tips in praktijk brengt (en het ook weet vol te houden), dan zullen je hersenen je dankbaar zijn.

Over het boek

Titel: Zo haal je meer uit je brein
Auteurs: Theo Compernolle
Uitgever: Lannoo
Jaar: 2018
Nummer: EAN: 9789401450652
Mediatype: boek
Prijs: € 14,99
Bestellen: Managementboek (aff.)