HR & onboarding: zo pakken Booking.com & Rituals dat aan

In de war on talent is goede onboarding cruciaal. Goede onboarding garandeert een soepel integratieproces van nieuwe werknemers. Als bedrijf wil je natuurlijk goed ingewerkt en loyaal personeel, dat echt een bijdrage levert aan je bedrijfsmissie. Daarom steken bedrijven steeds meer energie in de onboarding van hun medewerkers.

Onboard Amsterdam, georganiseerd door Appical, was vanwege het toenemende belang van onboarding dan ook een groot succes. Een evenement waar HR-Nederland en omstreken bij elkaar kwam, om te luisteren naar experts op het gebied van onboarding van nieuwe medewerkers. Ik vertel je over mijn key takeaways van merken als Booking.com en Rituals, en laat je zien hoe je als HR een goede onboarding-ervaring biedt waarin je bedrijfscultuur centraal staat.

Passie en liefde zijn essentiële waarden bij onboarding

Volgens Saskia Nijs, onderzoeker aan de VU en Hoofd Marketing Organization and Talent Development bij Philips, is passie één van de belangrijkste zaken om ons drukke leven vol te kunnen houden. Dit gezegd hebbende, is volgens haar 80 procent van de medewerkers niet engaged en gebruiken we daardoor minder dan 60 procent van ons potentieel. Goed om dus meer aandacht aan de betrokkenheid van je medewerkers te besteden.

Verander niet om het veranderen

In een poging om medewerkers hun full potential te laten gebruiken en passie aan te moedigen, kan het helpen om ze meer verantwoordelijkheid te geven. Daarbij benadrukt Saskia wel dat het stimuleren van medewerkers om meer verantwoordelijkheid te nemen, entrepreneurs te zijn, niet matcht met het voeren van een strak management.

Bij de meeste bedrijven gaat het simpelweg om hoeveel en hoe snel je je werk kunt verzetten. Als dit je bedrijfsstructuur is, dan zal vragen om creativiteit van je medewerkers eerder in een burn-out resulteren. Het is dus goed om na te denken over je uiteindelijke doel:

If you don’t know why you want to have a self-steering company; don’t.

Een ander voorbeeld is agile werken. Dit werkt het best als er producten moeten worden gecreëerd; zet dit dus niet in voor het marketingteam. Als je self-steering groepen wil implementeren in je organisatie, moeten ze wel hun eigen keuzes kunnen maken. Als iedereen ‘gewoon zijn werk moet doen’, kun je daar beter geen zelfsturende groepen van maken.

Dit geeft ons meteen de eerste belangrijke takeaway: heb een doel voor ogen als je wil veranderen. Misschien een open deur, maar veel bedrijven willen veranderen gewoon ‘om het veranderen’. Als je niet weet waarom je verandering nastreeft, ga dan eerst eens na wat er in jouw situatie echt nodig is.

HR-manager als antropoloog en talentencoach

HR heeft ondertussen beschikking tot zoveel tools en automatisering dat er eindelijk ruimte is om aandacht te geven aan wat HR écht zou moeten doen. HR-managers vervullen steeds meer een rol als antropoloog en talentencoach.

Antropologie, oftewel de leer van menselijk gedrag, krijgt een belangrijkere betekenis in HR. Je kunt volgens Saskia namelijk niet zo snel de cultuur van een bedrijf veranderen, maar wel het gedrag van de mensen binnen dat bedrijf. Daarvoor is inzicht in dat gedrag wel noodzakelijk. Ook is het cruciaal om te kijken naar wat je veranderingen teweeg hebben gebracht. Welk effect heeft het? Gebeurt er wat je had voorspeld?

Ook zou HR aandacht moeten besteden aan de talenten binnen het bedrijf. Als talentencoach kan HR kijken naar wat er moet veranderen om te kunnen werken met het volledige potentieel van alle medewerkers. Door ieders talenten optimaal te benutten, wordt het potentieel van het gehele bedrijf sterk vergroot.

Na alle reorganisaties en veranderingen is het ook belangrijk dat HR de werkvloer weer een leuke plek maakt, waar iedereen graag wil zijn. Bring the love, zoals Saskia zegt. Verdiep je in de wensen en behoeftes van je personeel en zorg ervoor dat iedereen zich gehoord voelt.

Ons sociale brein vanuit een evolutionair perspectief

Max van Duijn, docent op Universiteit Leiden, kijkt naar de manier waarop sociale groepen werken bij dieren, om zo het sociale gedrag van de mens beter te begrijpen. Een vogel in de lucht hoeft alleen maar naar de vogel naast hem te kijken, zodat hij zijn eigen gedrag daaraan kan aanpassen. Bij een groep mieren hoeft maar één mier een spoor feromonen achter te laten naar het eten, waarna ze samen aan de slag kunnen gaan om het eten naar het nest te brengen.

De mens volgt eenzelfde netwerkstructuur als de aap. In de sociale groepen van apen is het belangrijk dat iedereen elkaar goed kent. Dit betekent dat deze groepen nooit heel groot kunnen worden, maximaal 40 tot 50 apen. Omdat onze hersenen wat groter zijn dan die van apen, kunnen we grotere groepen onderhouden. Wij hebben gemiddeld een netwerk met ongeveer 150 meaningful relationships. Zelfs op Facebook hebben we, ook al hebben we misschien 1000 vrienden, met ongeveer 150 nog regelmatig contact.

Maar in ons drukke leven is het echter niet mogelijk om met al deze 150 relaties een-op-eencontact te hebben. Als we dit wel zouden doen, zouden we volgens Max namelijk 40 tot 50 procent van onze tijd kwijt zijn aan socializing: koffie drinken, kletsen, biertje doen, en ga zo maar door. Daar hebben we helaas geen tijd voor.

In de evolutie van de mens hebben we daarom een aantal efficiënte manieren ontwikkeld om toch die sociale verbinding te voelen met de rest van ons netwerk. Uit onderzoek is gebleken dat de volgende zes activiteiten het sociale gevoel versterken:

• Synchroniteit
• Muziek
• Lachen
• Gedeelde intense emoties
• Aanraking
• Fysieke inspanning

Als we iets samen ondernemen, voelen we ons verbonden en komen er endorfines vrij in ons brein. Net als wanneer chimpansees elkaar aan het vlooien zijn! Maar ook als je met een hele zaal samen “Oops! I Did It Again” van Britney Spears zingt, zoals bij het Onboard-event. Leuke bijkomstigheid is dat alcohol dit verbindende effect flink versterkt.

Kortom: die borrel, maar ook samen sporten met je collega’s of samen naar de karaokebar, heeft een positief effect op het sociale groepsgedrag op de werkvloer. Het is dus belangrijk om niet alleen te kijken naar het talent en de werkresultaten van je personeel. Houd ook rekening met zaken als plezier en social bonding.

Onboarding bij Rituals: behandel werknemers als je beste klanten

Liefde en vrijkomende endorfines lijken bij Rituals het hart van HR. Rituals groeit hard en voelt de uitdaging om de huidige bedrijfscultuur te behouden. Irene Vernie (HR Director) en Jitske Zengerink (Global Learning and Development Manager) vertellen hoe ze dat gedaan hebben.

Jaarlijks neemt Rituals zo’n 3000 nieuwe medewerkers aan. Om de liefdevolle bedrijfscultuur te behouden, hebben Irene en Jitske samen met iedereen in de organisatie, van Marketing Director tot het bestuur en de oprichters, de applicant journey uitgewerkt. Een mooie vraag die ze zichzelf stelden was: “What would it look like, if we treat our new hire as our best customer?”

Aan de hand van hun kernwaarden en belofte – turning routines into rituals – hebben ze het gehele onboarding-proces van Rituals aangepakt. Hun missie is nu volledig verweven in de onboarding en omgang met werknemers. Rituals beschouwt haar medewerkers echt als individuen, niet als nummers.

Hoe dat eruitziet voor nieuwe werknemers? Als welkomstpresentje krijg je twee cadeau’s: eentje voor je zelf en eentje om weg te geven. Ook wordt ieder bijzonder moment van een medewerker, zoals een verjaardag, verhuizing of geboorte, gevierd met een cadeautje, een persoonlijk kaartje of wat extra aandacht.

De belangrijkste takeaway van het onboarding-proces bij Rituals is dus: behandel je werknemers als je beste klanten. Alleen zo creëer je een werkomgeving waar mensen het optimale uit zichzelf halen.

Onboarding bij Booking.com: resultaten meten met duidelijke KPI’s

Bij Booking.com gaat het meer om het samenvoegen van de menselijke kant van HR en de mogelijkheden van data. Ook bij Booking.com brengen ze in de onboarding de kernwaarden van het bedrijf over op nieuwe medewerkers:

• Focus op de klant
• Start-upmentaliteit
• Omarm diversiteit
• Platte bedrijfsstructuur

Net als voor klanten, wil Booking.com nieuwe medewerkers een frictionless ervaring bieden, met zo min mogelijk hobbels. Daarom heeft het bedrijf een onboarding-BOX ontwikkeld: de Booking Onboarding Experience. Die bevat onder andere een preboarding-webpagina voor nieuwe medewerkers, en wel tien onboarding-teams die de volle focus hebben om nieuwe medewerkers de beste BOX te geven.

Tijdens een acht weken durend onboarding-programma worden nieuwe medewerkers opgeleid in peer-to-peerteams. De HR-afdeling doet er alles aan een zo goed mogelijke match te vinden tussen de nieuwe medewerkers en het team waarin ze uiteindelijk terechtkomen.

Om het succes van deze onboarding-aanpak te meten, heeft Booking.com duidelijke KPI’s opgesteld, die specifiek gericht zijn op nieuwe medewerkers:

Vanuit de medewerker:

• Onboarding experience
• Betrokkenheid

Vanuit de business:

• Impact
• Level of disruption to the business
• Set-up for success

De resultaten worden via live dashboards in de gaten gehouden. Als iets afwijkt, duiken ze verder in de data en kunnen ze precies terugvinden waar het tijdens het onboarding-proces is misgegaan. Het traject wordt dus constant aangepast om een nog betere match te krijgen, zodat iedereen het gevoel heeft op de juiste plek te zitten.

Het onboarding-proces is natuurlijk gericht op mensen, maar dat betekent niet dat je er geen data-analyse op uit kunt voeren. Wil je zien of jouw onboarding zijn vruchten daadwerkelijk afwerpt? Dan is het slim om, net zoals Booking.com, de resultaten aan de hand van KPI’s te meten.

Het traject wordt dus constant aangepast om een nog betere match te krijgen, zodat iedereen het gevoel heeft op de juiste plek te zitten.

Dans, lach en borrel!

Uit het evenement blijkt wel dat onboarding steeds belangrijker wordt om je bedrijfscultuur te behouden en nieuwe werknemers goed voor te bereiden. Het lijkt me dus een mooie conclusie om vanuit HR een meer antropologische kijk te nemen, als je de bedrijfscultuur wil behouden en verbeteren. Laat de technologische mogelijkheden je leven makkelijker maken, voeg hier en daar wat liefde toe, en meet het effect van je veranderingen.

In het onboarding-traject van onze nieuwe medewerkers zullen wij nu in ieder geval nog vaker samen gaan dansen, lachen en borrelen!