Ben je agile of doe je agile? Waarom de juiste mindset onmisbaar is

We leven in een wereld die op elk front vaker en sneller verandert dan we kunnen bedenken. Marktdynamiek, technologie, innovatie en organisaties moeten continu aanpassen. Het middel om hierop te anticiperen: agile werken. En dat is niks nieuws. Sinds in 2001 het Agile Manifesto werd opgesteld, is agile namelijk niet meer weg te denken in project- en procesmanagement. Tot mijn grote vreugd.

Agile werken gaat over de kracht om snel en waardevol te kunnen reageren op veranderingen binnen jouw organisatie of als jouw organisatie om aanpassing vraagt. Voorbeelden van geslaagde overstapte bedrijven naar deze vorm van werken en startups die op deze manier werken, zijn er inmiddels nadrukkelijk. Door agile te werken, waren zij in staat grote organisaties de pas af te snijden. Denk aan Amazon, Alibaba en WhatsApp. Als reactie op de noodzaak en steeds sneller veranderende wereld waarin we opereren, adopteren ook steeds meer corporates het agile werken om de concurrentie voor te blijven. Dit berust op allesbehalve toeval. Agile is namelijk niet dood, maar alive and here to stay.

Wat is Agile nu precies? Waarom is de shift belangrijker dan ooit voor bedrijven, managers en marketingspecialisten? Wat zijn de trends? En waarom lukt het vaak niet? Een blik op de huidige en toekomstige staat van agile.

Agile is een mindset

Op basis van gezond verstand, logisch nadenken, samenwerken, het optimaliseren van de interactie en weghouden van bureaucratie meer succes behalen. Dat is in principe waar deze werkvorm voor staat. Het is een interactie-concept, geen methode. Het is het beste uit te leggen aan de hand van twee vragen. Eén: hoe doe je het? En twee: wat levert het op?

Dit doe je door het traditionele sequentiële proces van het productie- of ontwikkelproces 90 graden te draaien, zodat iedereen erbij betrokken is. Dat wil zeggen dat je continu communiceert met elkaar, zodat iedereen van de projecten afweet, en dat je bij voorkeur face-to-face communiceert. Ook belangrijk is de sequentiële stappen met hun documenten, overdrachtsmomenten en tijd vragende wijzigingsprocessen uit te sluiten. De keten van de sequentie, die vaak bestaat uit een beroepsgroep per stap met onderlinge schriftelijke overdrachtsmomenten, heeft twee absolute negatieve kanten.

1. Je moet tussenstappen in documenten produceren en overdrachtsmomenten organiseren die niets toevoegen aan de waarde en/of kwaliteit van het product of de oplossing.
2. Het risico. Informatie overdragen betekent interpreteren en aannames maken. In beide gevallen geeft dat per definitie ruis. Ruis die leidt tot aanpassingen die weer tijd vragen door moeilijke wijzigingsprocessen.

Agile gaat over informatie halen van de bron. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om nieuwe ontwikkelingen direct mee te nemen in het proces, aangezien alle stakeholders direct voortschrijdend inzicht hebben en periodiek feedback geven. Het team wordt niet tot stilstand gebracht door de stakeholders met opgelegde veranderingen, ze hebben geen beslissende bevoegdheid. Op deze wijze wordt vertraging en het overbodige werk van de bureaucratie de kop ingedrukt.

Agile werken levert sneller een betere waarde voor je organisatie met een betere interne kwaliteit, als je het goed doet.

Hoe het is ontstaan

Agile, letterlijk wendbaar of behendig, is ontstaan vanuit de behoefte om sneller te kunnen ontwikkelen. Dit begon bij softwareontwikkeling. Agile werken sloop de gevestigde orde van de productie- en ontwikkelwereld binnen met als resultaat dat kleine teams snel mooie software maakten. Maar deze mindset is niet voor softwareprocessen alleen toepasbaar en wordt naar mijns inziens lang niet door iedere organisatie volledig toegepast.

Van software naar full delivery

Een groep pioniers hield zich ruim 20 jaar geleden al heel bewust bezig met anders werken. SCRUM, DSDM, Extreme Programming, Adaptive Software Development, Crystal, Feature-driven development, Pragmatic Programming, enzovoort. Allemaal zijn het methodes die tussen 1980 en 1999 onafhankelijk ontwikkeld zijn op basis van het de eigen ervaring van verschillende experts. Het gemeenschappelijke kenmerk van de methode is dat ze allemaal minder bureaucratie nastreven en een focus hebben op opleveren van waardevolle oplossingen.

In 2001 legde 17 vertegenwoordigers van deze methodes hun gedachtegoed bij elkaar met als focus betere waarden en vooral sneller oplossingen te kunnen opleveren. Het resultaat was een publicatie waarin deze pioniers hun methodes deelden en vastlegden, het zo genoemde Agile Manifesto. Hierin is wat we vandaag kennen als ‘agile werken’ gedefinieerd aan de hand van waarden en principes.

Alle values en principes zijn anno nu nog steeds relevant en zeker niet alleen binnen IT. Juist voor de teams die niets met software doen, is het niet meer dan normaal dat ze agile werken. Voor veel mensen is dit juist bijzonder. Gek! Verander het woord software van het Manifesto in product solution en je hebt een oplossing voor full delivery.

Agile, letterlijk wendbaar of behendig, is ontstaan vanuit de behoefte om sneller te kunnen ontwikkelen.

Wat is er nu gaande?

Agile wordt breed omarmd als hét middel om te anticiperen op de snelle veranderingen van nu. ‘Agile makes you future proof’. En dat moet ook wel. Ben je niet in staat als organisatie snel te reageren? Dan ben je snel achter op de competitie. Stilstaan betekent achteropkomen en dan gaat het dus mis. Tegelijkertijd zie je dat voor sommige mensen het concept moeilijk te behappen is. Het transformatieproces naar agile vraagt daarom veel (doorloop)tijd. Dit is ook precies waar de problemen ontstaan. Agile zijn is namelijk helemaal niet hetzelfde als agile doen. Veel organisaties doen. Ze doen de zogenaamd rituelen, maar de onderliggende motivatie kunnen ze niet accepteren. Paradigma’s van het oude werken staan in de weg. Daarom zien we vaak de keten van het oude werken die gehandhaafd worden: de oude documentstromen worden grotendeels behouden en mensen vervullen nog steeds slechts maar één taak. Zomaar enkele voorbeelden…

Binnen agile is er altijd ruimte voor best practices. Daar is het in feite mee begonnen. Wereldwijd is er een grote community die zich bezighoudt met deze manier van werken. Maar dat wil niet zeggen dat je via een u-bocht terug moet naar het oude werken. Iets dat we maar al te vaak zien. Of bijvoorbeeld agile-coaches die met droge ogen uitleggen dat ze zelf niet Agile hoeven te werken. Op het moment dat iemand zegt “Ja, maar…” dan is duidelijk dat een oud paradigma op de deur klopt. Die moet vervangen worden tijdens het proces van agile worden, en dat vraagt tijd. Paradigma’s zijn ingesleten en bepalen nog lang nadat de organisatie de nieuwe werkvorm heeft aangeleerd de reflexen onder stress. Als het fout gaat (en dat gebeurt als je nieuwe dingen leert) grijpen de reflexen in en voor je het weet ben je terug in allerlei oude werkvormen.

Agile werken wordt momenteel vaak niet gebruikt zoals het bedoeld is. Wat maakt het nou zo moeilijk?

Organisaties zijn vaak te veel bezig met het project en weinig met het doel dat wordt nagestreefd: waarden en tijd houden organisaties tegen. Terugvallen op oude paradigma’s is de grootste valkuil die er bestaat. Een vijftal van de belangrijkste paradigma’s.

1. Bestaande regelgeving

Het grootste probleem is toch wel dat mensen vasthouden aan bestaande regels. Mensen denken vaak ten onrechte dat er een verplichting bestaat om een bepaalde handeling te doen. Op het moment dat je doorvraagt, blijkt het een zelfopgelegde verplichting te zijn. Het experiment dat dit mooi laat zien, staat te boek als het experiment met de apen, één banaan en koud water dat in vele vormen te vinden is in publicaties op het internet.

Het grootste probleem is toch wel dat mensen vasthouden aan bestaande regels.

2. Overvloedige geschreven documenten

Een andere valkuil is dat veel mensen hun heil zoeken in dikke documenten. Rapportages en documentatie maken een project complex. MS Word helpt je echt niet in jouw proces. Deze documenten verouderen razendsnel en hebben een zeer beperkte waarde. Waar het om moet gaan, is kennis met elkaar delen, en de documentatie zo snel mogelijk beschikbaar hebben. Het is dan ook een mythe dat je niet documenteert binnen Agile. We documenteren, maar we doen dit anders.

Uitgangspunt: maak het visueel. Creëer information radiators en hang ze aan de muur. Op deze wijze heb je (als je het onderhoudt) actuele informatie, details zover als je wil en dit altijd voor je neus. Daarnaast onderhoud je deze documentatie met het team waardoor iedereen het continu begrijpt en je nooit hoeft te interpreteren. Één van de oorzaken van problemen bij oplevering. Heb je de behoefte om het verleden te bewaren? Doe het dan met foto’s en je kunt altijd terug.

Tip: blijf weg van de pull information (proza dat je ergens moet ophalen) en gebruik push informatie (actuele informatie die continu zichtbaar is voor iedereen, zonder te zoeken). Of haal de complexiteit eruit en er is meteen minder noodzaak om vast te leggen. Dit zorgt ervoor dat je makkelijker, sneller en accurater kunt werken.

3. Alles is belangrijk

Ook het continu doorbreken van de concentratie-span is destructief voor agile werken. Teams worden vaak gestoord middenin hun proces voor iets dat het management of anderen belangrijk vinden. Context switching is voor mensen capaciteitskiller nummer één. De praktijk wijst uit dat het negen van de tien keer echt wel even kan wachten. Wacht tot het volgende agile ritueel en breng het in. Is het echt crisis? Ga dan via de facilitator van het team, de scrum-master, en stoor niet het hele team. Terugkomen in de concentratie-span kost tijd, kostbare tijd.

Een belangrijke waarde: focus is een kernelement van agile werken, alleen dat al geeft versnelling.

4. Agile alleen voor software

Organisaties en afdelingen hebben de neiging zichzelf bijzonder te vinden. Ongeacht het professionele domein hebben ze echter vaak dezelfde basiselementen in de wijze waarop ze werken. Dit gezegd hebbende, betekent dat we direct een basis hebben voor universele toepassing van Agile (wat inmiddels al jarenlang bewezen is). Dat maakt het weer makkelijk om complete delivery van nieuwe producten of hele organisaties Agile te laten werken. Van de altijd overspannen HR-afdeling die vol zit met recruiting via marketing tot productinnovatie. Aandachtspunt: Zeggen dat Agile iets is voor ‘anderen’ is misschien wel de aller gevaarlijkste valkuil die er bestaat. Echt alles kun je Agile doen.

5. Externe factoren

Ook zijn van buitenaf invloeden die deze werkvorm belemmeren. Als je als bedrijf agile werkt, dan wil je het liefst dat jouw omgeving ook die mindset heeft. Het is behoorlijk lastig als je samenwerkingsverbanden hebt met leveranciers, die niet mee kunnen in jouw snelle opleveringen. Met alle gevolgen van dien. Samenwerkingspartijen dwingen organisaties soms ook tot procedures over papier. Aanbestedingsprocedures bijvoorbeeld gaan zelden zonder dikke documentatie gepaard. Een overpeinzing: keuzes maken in samenwerkende partners is essentieel om agile werken in de organisatie volledig te implementeren.

Waar gaan we heen?

Inmiddels zien heel veel bedrijven in dat we af moeten van de oude manier. Dat is geweldig! Onze reactiesnelheid moet omhoog en je ziet dat mensen dit doortrekken. Van iedereen moet zijn reactiesnelheid omhoog, dus niet alleen de implementatie van techniek. Hier loopt het dan ook vaak stuk. HR en inkoop moeten ook om.

Agile als mindset werkt op haar best als een full delivery service, corporate agile. Mensen denken vaak dat als het IT-team agile werkt, de hele organisatie agile is. Bij het maken van bijvoorbeeld een golfhorloge is de eerste stap het idee en dan de techniek. Maar het horloge moet ook worden ontwikkeld, vermarkt én er moet een handleiding voor het horloge worden geschreven, om zomaar iets te noemen. Ook moet een backoffice worden opgezet voor de service en support. Als alleen het ontwikkelteam agile is, loopt het bedrijf steeds tegen dezelfde problemen aan. De hele organisatie moet agile zijn: full delivery.

Agile is niet in een vorm te gieten

Het doel van Agile is sneller, betere businesswaarde opleveren met een betere interne kwaliteit. Kwakkelende projecten hebben in deze tijd geen kans. Mensen vragen weleens wanneer een Agile transformatie afgerond is. Het antwoord is waarschijnlijk ‘nooit’, omdat je altijd blijft verbeteren en zoeken. Misschien kun je zeggen dat als je continous learning, continuous improvement en continous innovation hebt geïmplementeerd in je organisatie als vast onderdeel van het dagelijkse werken, je dan wel heel ver bent.

Om als organisatie agile te zijn, zal ieder bedrijf zijn eigen manier van werken continu door moeten ontwikkelen. Het Agile Manifesto helpt als fundament. Bij alles wat je doorvoert even checken: grijp ik terug op een oud paradigma of blijf ik binnen de values en principes om zo maximale benefits te behalen? De organisatie moet vervolgens zelf opstaan en blijven experimenteren. Daarbij moet de organisatie ook accepteren dat het soms even niet werkt, leren betekent namelijk ook fouten maken. Overal zijn agile practices in te voeren. Kijk binnen het concept om erachter te komen wat voor jouw organisatie zou kunnen werken. Er is altijd meer mogelijk dan je denkt. Agile doen, is de dood van jouw organisatie. Agile zijn maakt jouw organisatie future proof.

Goede voorbeelden van de agile-mindset

Dat zijn de bedrijven die focussen op waarden en zich niet door de snelle veranderingen, technologie of andere belemmeringen aan de kant hebben laten zetten. Herken je de dikke kleding-catalogi van de Wehkamp nog? Wehkamp heeft met lef hun businessmodel en hun platform veranderd waarmee ze in staat waren om anno 2017 te staan waar ze staan, hoog in hun professioneel domein, daar waar de oude concurrenten bijna of helemaal zijn verdwenen. Ook het nutsbedrijf Delta Retail (nu Delta Comfort) ervoer na de agile transformatie haar meest succesvolle jaar ooit.

Pas je je aan of ga je mee?

Kort gezegd: agile is dé manier van werken, maar is nog steeds in ontwikkeling. Natuurlijk is focus en vertrouwen in mensen nog steeds het allerbelangrijkste bij het snel implementeren van innovatie. Met de juiste technologie kun je agile werken echt sky high laten gaan. Toch begint het allemaal met de juiste mindset: ben je agile of doe je agile? Ben je agile? Dan weet je hoe jij jouw bedrijf door laat groeien. Doe je agile? Dan zijn de risico’s heel groot.

Om de competitie voor te blijven in deze fast-pacing world moet je agile durven zijn. En dat vraagt lef. Hoe je de hele organisatie 90 graden draait, hoe je jouw collega’s en zelfs de omgeving meekrijgt? Daar kunnen de experts je bij helpen.