6 stappen om Scrum in te zetten voor jouw project

Hoe gebruik je Scrum in non-IT-projecten? Misschien heb je bekende succesverhalen gelezen over ‘hoe Spotify Scrum inzet’ en wil je ook starten met Scrum. Is dit geschikt voor de doelen van jouw organisatie? In 2010 verscheen er al een artikel op Frankwatching die de volgende vraag beantwoorde: is ieder project geschikt voor Scrum? Scrum hoort een middel te zijn, niet een doel. Dit artikel beschrijft de stappen naar Scrum voor non-IT-projecten.

De wereld verandert snel. Niemand had verwacht dat Nokia zo snel zou verdwijnen. Maar ook retailers als Dixons, Hans Textiel, Schoenenreus, Halfords, V&D, Scapino & Free Record shop verdwenen sneller dan ze opkwamen. Het is voor bedrijven van groot belang om continu in te spelen op verandering, aldus drs. Mike Hoogveld, academisch onderzoeker en tevens spreker op 3 november tijdens het Scrum Event 2016 voor non-IT-projecten, georganiseerd door Agile Scrum Group. Het event waar mensen samen antwoord zochten op de vragen: hoe en waarom kan Scrum mijn organisatie verder brengen? Er waren veel verschillende antwoorden, in dit artikel een aantal highlights.

Waarom Scrum gebruiken in non-IT-projecten?

Tijdens een workshop vertelt Klaas van de Gevel, Scrum Master bij Wehkamp, één van de hoofdredenen waarom zij besloten om Scrum te gebruiken: het gebrek aan ruimte voor innovatie binnen het team wat zich richt op ontwikkeling van finance software. Het developmentteam was dagelijks gebruikers aan het helpen. Gelukkig altijd mensen die even ‘5-minuten’ hulp nodig hadden – lees: 15 tot 30 minuten van je tijd kwijt -. Sommige mensen schatten hun vraag verkeerd in, maar je verliest ook tijd door je concentratie te verliezen.

Binnen een Scrumteam zorgt een Scrum Master voor focus binnen een sprint.

Om focus binnen het team te krijgen, is bij het invoeren van de Scrummethodologie de samenstelling van het team binnen Wehkamp aangepast en zijn afleidende taken uitbesteed. Dankzij de focus en samenstelling van een multidisciplinair team is er tegenwoordig meer ruimte om te richten op innovatie. Bovenstaand voorbeeld is over een ontwikkelteam, echter is dit binnen een marketingafdeling ook toepasbaar.

Voordelen van Scrum binnen marketingcampagnes

Door een multidisciplinair team samen te stellen is het mogelijk krachtige campagnes te lanceren. Binnen startups spreken ze over een ‘growth hacking team’, welke vaak bestaat uit een hacker (ontwikkelaar), marketingdeskundige en een verkoper. Door deze samenstelling zetten ze campagnes op die uniek zijn en verder gaan dan advertenties, mailings en blogs. Hieronder enkele voordelen van Scrum binnen marketingcampagnes:

1. Uitvoeren, meten, aanpassen en doorpakken

Over het algemeen stellen bedrijven voor een langere tijd een marketingstrategie op. Ze plannen voor een jaar alle campagnes in, waardoor ze mogelijk aansluiting missen bij hun doelgroep. Marketing en communicatie gaan deels om het creëren van belevingen en verhalen. Het is zonde om 3 maanden campagne te voeren en vervolgens abrupt te stoppen en verder te gaan met een nieuwe campagne. Drs. Mike Hoogveld noemde Scrum een empirische methode, wat inhoudt dat de resultaten van experimenten worden geanalyseerd om tot een conclusie te komen. Door met korte sprints te werken wordt het binnen non-IT-projecten mogelijk om te experimenteren, analyseren en vervolgens op het resultaat voort te bouwen.

2. Multidisciplinair team

Voor innovatie is creativiteit nodig. Dit bereik je niet door mensen met dezelfde denkwijze en kwaliteiten in één team te laten werken aan langdurige projecten. Door een team samen te stellen uit diverse vakgebieden wordt het mogelijk om campagnes kracht bij te zetten. Verkopers spreken klanten, financemedewerkers hebben inzicht in snelheid van betalingen, ontwikkelaars weten wat er technisch uitvoerbaar is en marketeers bundelen al deze informatie om een campagne op te zetten.

Zes stappen om Scrum in te zetten binnen non-IT-projecten

Tijdens het Scrum Event kwam één vraag vaak naar voren: hoe implementeer ik Scrum? Gelukkig werd hier tijdens meerdere workshops aandacht aan besteed waardoor onderstaand stappenplan is samengesteld.

Stap 1: Creëren van urgentie & ambitie

Volgens Peter Speijdel & Ivar Rameijs van de Agile Scrum Group is het belangrijk om urgentie te creëren binnen een organisatie. Het managementteam en de betrokken medewerkers dienen overtuigd te zijn van het nut van Scrum. Een manier om dit te bereiken is door de laatste fase van een Scrum sprint toe te passen: retrospective.

1. Onderzoek is het grootste knelpunt van medewerkers. Waar zijn medewerkers momenteel ontevreden over en denken zij zelf dat er kansen liggen?
2. Maak een overzicht met taken die direct gestaakt moeten worden, taken die direct moeten starten en taken die op pauze kunnen. Laat zien hoeveel tijd er bespaard wordt en welke kansen er liggen.
3. Eén van de punten die genoemd werd door Scrum Master Klaas van de Gevel is het opbreken van grote projecten. Vaak liggen er enorme projecten die niet opgepakt worden. Door al deze projecten op te splitsen in kleine taken, wordt het eenvoudiger deze uit te voeren. Plaats deze taken in een backlog.

Stap 2: Train een team van 2 tot 3 mensen

Begin met een klein project waar snel resultaat zichtbaar is en stel een gemotiveerd team samen met 2 tot 3 mensen. Train deze in de Scrummethodologie en zorg voor een goede product owner en Scrum master.

Stap 3: Prioriteren

Prioriteer gezamenlijk met stakeholders en eventueel klanten de items op de backlog. Zo komt er een duidelijke focus naar voren voor de eerste sprint. Tip: Voeg in de eerste sprint zoveel mogelijk quick wins uit om het managementteam, de teamleden en de omgeving te motiveren.

Stap 4: Voer een sprint uit

Start een sprint met het team en hou daily standups. Dit zijn dagelijkse meetings waarbij alle deelnemers binnen het Scrumteam blijven staan. De meeting duurt maximaal 15 minuten en is bedoeld om voortgang te bespreken door eén-voor-eén kort antwoord te geven op drie vragen:

• Wat heb ik gedaan sinds de vorige Daily standup?
• Wat ga ik vandaag doen?
• Loop ik ergens tegenaan en kan het team me daarmee helpen?

Stap 5: Sprint review

Nodig tijdens de eerste sprint review alle belanghebbenden voor het project uit die overtuigd dienen te worden van het Scrum-proces. Gedurende een sprint review demonstreert het team welke taken er uitgevoerd zijn. Daarnaast bespreken ze welke items niet uitgevoerd zijn, hoe dat komt en wat er vervolgens mee gedaan zal worden.

Stap 6: Sprint retrospective

Bij een sprint retrospective wordt er teruggekeken op het functioneren van het Scrumteam zelf. Het doel is om terug te kijken hoe de vorige sprint ging met betrekking tot mensen, relaties, de teamleden en het proces. Daarnaast worden verbeterpunten in kaart gebracht en een plan gemaakt om deze verbeterpunten te implementeren. De Scrum Master moedigt het team aan om te verbeteren, zodat de volgende sprint nóg effectiever en leuker wordt.

Hoe kun je het beste starten?

Uit het evenement werd er één duidelijke conclusie getrokken door alle deelnemers: een goede Scrum master en product owner zijn belangrijk voor Scrum. Dylan van Iersel, Agile Coach voor AH online, vertelt in zijn presentatie dat Scrum geen vrijbrief is om zomaar iets te doen en alle processen het raam uit te gooien. Bij Scrum dienen er strakke regels te zijn. Is een daily standup om 9 uur, dan is iedereen op dat tijdstip aanwezig, geen minuut later. Op die manier raakt het team op elkaar ingespeeld en bouwen ze vertrouwen op richting elkaar. De Scrum master draagt zorg voor het Scrumproces en stuurt aan waar nodig. Een product owner is van groot belang omdat deze keuzes moet maken. Van alle items die ingediend worden, dient de product owner knopen door te hakken en het team te beschermen van invloeden -lees taken- van buiten het team.

Heb jij nog goede tips om Scrum in te zetten voor non-IT-projecten? Laat het weten in een reactie.