Zo communiceer je effectief in een agile organisatie [6 tips]

We kunnen er niet meer omheen: agile. Agility is wendbaar en flexibel zijn om zo snel in te kunnen spelen op de veranderende markt en op veranderende klantwensen. Hoe zorg je er nu voor dat je als agile organisatie (in spe) de mensen centraal zet én de communicatie in jouw organisatie goed organiseert? Ik heb zes tips voor je.

Introductie in agile

Mensen in agile organisaties communiceren anders met elkaar dan in traditionelere organisaties. Agile medewerkers maken de voortgang van hun werk inzichtelijk voor collega’s, ze spreken waardering en irritaties regelmatig uit met als doel om beter samen te werken én ze leren omgaan met de spanning om een ‘nog-niet-af-product’ voor te leggen aan de klant.

Agile kent verschillende verschijningsvormen waarbij LEAN en Scrum de bekendste zijn. Scrum is een methodiek waar open en transparante communicatie vrijwel altijd een prettig nevenproduct is. Mijn ervaring met de LEAN-methodiek in organisaties is minder positief: vaak gaat er namelijk teveel aandacht uit naar de systemen en processen. Terwijl de LEAN-filosofie overigens wel voor tachtig procent om de mensen draait.

Benieuwd naar mijn zes tips?

Tip 1. Veiligheid eerst!

Een agile samenwerking vereist een veilige omgeving. Ons oudste deel van het brein, het reptielenbrein, is gericht op die psychologische veiligheid (aff.). We willen er zeker van zijn dat we niet afgebrand worden, als we onze twijfel uitspreken of kritiek geven. We willen emoties delen en onszelf zijn, zonder dat we bang hoeven te zijn voor de gevolgen.

Om teams en afdelingen te laten samenwerken, spreken agilen organisaties een duidelijke werkwijze af. Een van de spelregels is dat openheid en veiligheid voorop staat.

Tip 2. Voorbeeldgedrag is key

Een agile organisatie bestaat niet uit afdelingen, maar uit teams. Die teams zijn multidisciplinair, kunnen snel en zelfstandig handelen en ze experimenteren doordat ze kortcyclisch werken. Hoe enorm frustrerend is het voor deze agile teams als ze tegen de grenzen van een niet-agile-managementteam of CEO aanlopen! Idealiter wordt het agile veranderen en organiseren daarom volledig gedragen door het management én laat het management het juiste voorbeeldgedrag zien. Dat betekent delegeren, vertrouwen, zelf snel beslissingen nemen, fouten laten zien en onzekerheden durven uitspreken.

Weet je als managementteam of CEO nog niet zeker of je gelooft in agile als werkwijze? Probeer het dan eerst uit met één team, project of afdeling en wees helder over je keuze. De praktijk leert dat het eenvoudig is om medewerkers te vinden die willen experimenteren.

Tip 3. Blijven leren in een vast ritme

Agile organisaties zijn in staat om zich snel aan te passen aan de veranderende vragen van klanten en agile teams zijn in staat om snel te leren. Om te blijven leren zijn tijd en aandacht nodig, en dat is juist wat er in drukke tijden als eerste geskipt wordt. In agile organisaties staat reflectietijd op vaste momenten op de agenda, iedereen onderkent het belang van blijven leren én de teamleden praten openlijk over wat er goed gaat en wat er beter kan.

Tip 4. Visueel werken

In één oogopslag wil je als team of afdeling zien hoe de voortgang is in het project. Informatie over een klant die alleen bekend is bij een deel van het team? Een teamlid dat zijn taken niet af heeft? Alleen als je zo goed mogelijk informatie deelt en zichtbaar maakt, kan het team hierover praten. Dit wil overigens niet zeggen dat je álle informatie deelt met elkaar; je kiest juist als teamlid welke informatie need-to-know is voor je collega’s. Fijn dat niet iedereen alle informatie in detail hoeft te lezen en te verwerken!

Visueel werken in agile organisaties kan bijvoorbeeld met flipover-vellen, maar ook via online platforms en tools als Trello. Documenten die voor ieder inzichtelijk moeten zijn, zet je bijvoorbeeld in Google Drive, Slack of ook in Trello.

Tip 5. E-mail in de ban!

In bijeenkomsten van een kwartier, de zogenaamde stand-ups, spreekt het team elkaar op regelmatige basis. In deze stand-ups gaat het om de taken van ieder teamlid: wie heeft er iets af, wat gaat een collega doen, wie heeft er hulp nodig? Ook kan er snel nieuwe, relevante informatie met het hele team worden gedeeld. Face-to-face of digitale stand-ups komen allebei veel voor. Steeds meer organisaties, waaronder Microsoft, experimenteren met het terugdringen van e-mailverkeer of streven zelfs naar een email-loos bestaan door het gebruik van social tools.

Communiceren via e-mail tussen teamleden en het team? Liever helemaal niet!

Tip 6. Van impliciet naar expliciet

Een van de gaafste dingen aan agile communicatie is dat ‘het impliciete’ expliciet wordt gemaakt. Zoals Brian Robertson zegt:

You have no right to expect others to align with your implicit expectations.

We zijn ons vaak niet bewust van onze eigen verwachtingen, laat staat dat een collega weet wat we van hem of haar verwachten. Daarnaast speelt natuurlijk mee dat het heel menselijk is om andere associaties en interpretaties te hebben. Voer voor misverstanden! In agile teams en organisaties staat het expliciet maken van verwachtingen en doelstellingen voorop.

Ik ben benieuwd, breng jij deze tips al in de praktijk?

Afbeeldingen met dank aan 123RF.