Dit verandert er op jouw communicatieafdeling in 2016

De laatste jaren worden gekenmerkt door grote veranderingen in de inrichting van communicatieafdelingen. Alles is tegenwoordig communicatie (denk bijvoorbeeld aan sales via social media), en er is in toenemende mate ruimte voor de mening van de medewerker(s). Bovendien vraagt ‘het nieuwe werken’ om betere interne communicatie. Medewerkers moeten op elk moment en op elke locatie op de hoogte kunnen blijven. Dit betekent onder meer dat HR en (interne) communicatie steeds meer samen werken.

In dit artikel worden de zeven grootste veranderingen op het gebied van interne communicatie op een rijtje gezet. Deze ontwikkelingen zullen de communicatieafdeling van zowel grote als kleine bedrijven verder beïnvloeden in 2016.

1. Van ‘topdown’ naar ‘bottom-up’

Er wordt niet meer alleen topdown gecommuniceerd over wat er gaande is in het bedrijf. Mensen horen het nieuws sneller van collega’s. De top van bedrijven staat ook vaker open voor de input van haar medewerkers. Er is een verschuiving gaande van hiërarchische informatiestromen naar informatie uitwisseling tussen het management en de werknemers.

Tip uit de praktijk

Als wij een intern project starten, werken we altijd met ambassadeurs. Mensen die midden in de organisatie staan en die hun collega’s kunnen meetrekken. Het is belangrijk om het management aan boord te hebben, maar belangrijker is dat collega’s van elkaar horen wat er gaande is in hun bedrijf en waar zij zelf bij kunnen dragen aan betere prestaties. Bij een project over energiezuinig rijden bij NS werden bijvoorbeeld 30 machinisten als ambassadeurs ingezet om collega’s enthousiast te krijgen voor de doelstelling van NS om meer energiezuinig te werken.

2. Kies je eigen communicatiemiddel

Mensen kiezen hun eigen communicatiemiddelen. Social media zijn de belangrijkste platformen voor online communicatie. De ene afdeling gebruikt Yammer, de andere afdeling heeft een WhatsApp-groep, terwijl ze elkaar misschien vinden op de Sharepoint-site van het bedrijf. Binnen een bedrijf ontstaan zo meerdere ‘ontmoetingsplaatsen’. Het is van belang deze goed in het vizier te hebben en het management aan te laten sluiten bij de verschillende platforms.

Veel mensen vrijwel geen email meer om intern te overleggen. Bij ons eigen bedrijf is het niet anders. We hebben verschillende mogelijkheden tot samenwerking:

• Het interne online platform Qollap om kennis te delen,
• Skype om met medewerkers in het buitenland te overleggen,
• Een WhatsApp-groep voor grappige maar ook praktische zaken 

3. Niet alleen goed nieuws

Bij traditionele nieuwsbrieven en intranetten zie je dat de focus ligt op goed nieuws. Heel vaak is dat nieuws niet eens up to date. Daardoor is de urgentie om op het intranet te kijken of de nieuwsbrief te openen minimaal. Mensen willen op de hoogte blijven van al het nieuws in hun organisatie. En dat nieuws horen zij vaak eerder van een collega of op social media dan van het management of de top van de organisatie.

Deze trend zal zich verder voortzetten en als bedrijf is het belangrijk hierop in te spelen: zorg ervoor dat jij zelf de primaire informatiebron bent en blijft en dat belangrijk nieuws altijd als eerste vanuit de organisatie zelf gedeeld wordt. Begin op tijd met communiceren, ook als je nog niet 100% zeker bent van de uitkomsten. 

Social technologies add the most value when they become central to the organization and complement (or, ideally, substitute for) existing processes.” – McKinsey

4. Beeld verdringt tekst

Je ziet het met name op social media: er is steeds meer content in de vorm van plaatjes, infographics en video in plaats van droge tekst in berichten. Ook bij de communicatie naar en tussen medewerkers verandert de verschijningsvorm van de content. Deze trend gaat ook de data-overload tegen die veel medewerkers ervaren; er is zoveel informatie beschikbaar dat mensen steeds minder de tijd nemen om hele artikelen te lezen. Een infographic of video vertelt de belangrijkste informatie op een aantrekkelijkere manier.

Tip uit de praktijk

Wij maken zelf vaak infographics over projecten die zijn afgelopen. Deze geven in een beeld weer hoe het project is verlopen, en wat de klant ervan vond. Wij merken dat klanten dit een hele leuke toevoeging en een mooie manier van het in beeld brengen van de resultaten van een project vinden. Zo houden we elkaar op een leuke manier op de hoogte van afgeronde projecten.

5. Content komt van amateurs

Iedereen kan schrijven. Er is lang niet altijd een professionele tekstschrijver meer nodig om alle teksten te schrijven, alleen iemand die alle teksten naloopt (onder andere op spelling en lay-out). Een groot deel van het nieuws komt van medewerkers zelf via (interne) social media. Wij schrijven zelf bijvoorbeeld blogs en maken onze eigen infographics. Hier komt geen tekstschrijver of designer aan te pas. In veel bedrijven houden medewerkers zelf een column of blog bij. 

Een goed voorbeeld hiervan is Politieverhalen, waar verschillende politiemensen hun verhaal doen. Zowel via blogs of video, en over persoonlijke zaken tot wat ze meemaken op het werk en wat dit met hen doet. Leuk voor de politiecollega’s, maar ook de burgers; iedereen kan een kijkje in de keuken nemen. 

6. Storytelling wordt nog belangrijker

Deze trend sluit aan bij bovenstaande: je ziet steeds meer storytelling in berichten, in plaats van droge informatie. Bedrijven zijn goed op weg met het vertellen van de missie en doelen van de organisatie in verhaalvorm. Niet alleen naar klanten toe, ook naar haar eigen medewerkers.

Voor een project bij een grote bank hebben we bijvoorbeeld in beeld gebracht wat de ‘compelling story’ van het bedrijf is. Door een strakke video met veel aantrekkelijke beelden wordt het verhaal van de bank verteld op een inspirerende manier. Dit werkt veel beter dan bijvoorbeeld een afstandelijke, inspiratieloze mission statement op een website of intranet. 

7. Geen onderscheid meer tussen intern en extern

De grens tussen interne en externe communicatie verdampt. “Alles komt eerder naar buiten. Achterblijvende prestaties van het management, kwaliteitsproblemen en ethisch wangedrag zullen niet verdwijnen maar zijn steeds moeilijker te verbergen,” aldus ManagementSite.

De communicatieafdeling is niet meer de afdeling waar alleen persberichten worden geschreven. Hier wordt zowel het intranet bijgehouden als de social media. De salesafdeling is nauw betrokken bij de social mediastrategie en het designteam van de website overlegt met de communicatiemedewerkers over de content op de corporate website. De HR-afdeling werkt nauw samen met communicatie om te zorgen dat medewerkers alle informatie die zij nodig hebben makkelijk kunnen vinden, waar zij ook aan het werk zijn. 

Speel in op bovenstaande trends

Door met je organisatie in te spelen op bovenstaande trends, bevorder je de interne communicatie. Het speelt in op het nieuwe flexwerken, informatie is voor iedereen beschikbaar en communicatie wordt door en voor de gehele organisatie mogelijk gemaakt. Ik ben benieuwd hoe jij van plan bent deze trends in te zetten in 2016. Laat het achter in een reactie!

Afbeelding intro met dank aan Fotolia