Working Out Loud: zo werk je slimmer samen

In de klassieke betekenis betekent ‘door de wol geverfd’ dat iemand ‘zeer ervaren is op een bepaald gebied’. Op Twitter zie je steeds vaker de hashtag #WOL,  het acroniem van ‘Working Out Loud’. Het groeiend gebruik van #WOL loopt parallel aan een groeiende interesse van organisaties ten aanzien van het gedachtegoed dat ‘Working Out Loud’ vertegenwoordigt. Waarom is Working Out Loud nu ineens een hot topic?

Jack Welch, de voormalig CEO van General Electric, zei het volgende:

If the rate of change on the outside exceeds the rate of change on the inside, the end is near.” 

Dat betekent dat in de huidige hyperconnected wereld het tempo van veranderingen in de externe omgeving een steeds sneller aanpassingsvermogen van organisaties vraagt. Echter, een combinatie van de ontwikkeling van een hiërarchische organisatiestructuur, silovorming van afdelingen en business procesoptimalisaties primair gericht op het vergroten van efficiency, heeft juist geleid tot een afname van het vermogen om te veranderen.

Bedrijven hebben dit onderkend en zijn met de opkomst van social technologieën aan de slag gegaan om medewerkers beter met elkaar te verbinden. Dit digitaal verbinden van medewerkers door het gebruik van een Enterprise Social Network heeft alleen niet veel succes gehad. Onderzoek van Gartner gaf in 2013 al aan dat 80 procent van de Enterprise Social-projecten niet de voorziene voordelen gaat opleveren.

Bedrijven onderkennen nu dat het introduceren van sociale software alleen niet voldoende is. Ook de manier van werken en samenwerken moet veranderen. Working Out Loud wordt door steeds meer ondernemingen gezien als dé manier van werken en samenwerken in een snel veranderende wereld. Working Out Loud is breder dan leren van nieuwe kennis en verwerven van vaardigheden alleen. Working Out Loud gaat ook over het wijzigen van gedrag en attitudes, bijvoorbeeld ten aanzien van het delen van kennis.

Wat is nu precies Working Out Loud?

Bryce William introduceerde de term Working Out Loud in 2010. Hij was aanwezig bij een presentatie van Brian Tullis en Joe Crumpler met als titel “In the Flow: Patterns of Observable Work.” Na het lezen van een artikel dat Joe Crumpler daarna schreef over hoe deze ideeën in de praktijk gebracht konden worden, Narrating Your Work, bedacht Bryce Working Out Loud. Dat idee bestaat uit twee principes.

‘Narrating Your Work / Above The Flow’

Dit impliceert dat een medewerker bijvoorbeeld via micro-blogging beschrijft wat hij of zij doet. Deze berichtjes staan op een open plek, bijvoorbeeld op een Enterprise Social Network, zodat mensen die geïnteresseerd zijn in deze activiteiten, deze kunnen vinden en volgen. Overtuigd van de netto tijdsbesparing en leereffecten van Joe’s ‘Narrating Your Work / Above The Flow’, was Bryce’s veronderstelling dat dit toch gezien zou worden als extra werk bovenop de bestaande werkzaamheden.

‘Observable Work / In The Flow’

Dit impliceert juist dat een medewerker een document creëert, aanpast en opslaat op een plek waar andere collega’s mee kunnen kijken en kunnen bijdragen tijdens de ‘werk-in-uitvoering’-fase. Dit is een fundamenteel andere werkwijze dan die waarin alleen de eindversies van documenten worden verspreid aan een breder publiek. 

Volgens Bryce ligt de oplossing in de combinatie van beide ideeën: het beschrijven van je werkzaamheden op een plek waar anderen mee kunnen kijken en bijdragen. Enterprise Social networking software automatiseert het beschrijven van je ‘Observable Work’ werkzaamheden via korte berichten op activity streams van collega’s die je volgen of de volgers van een groep waarin je jouw ‘Observable Work’ uitvoert. Ook overbrugt deze software tijd en afstand waardoor collega’s over de hele wereld kunnen deelnemen. 

Working Out Loud in verschillende werksituaties

Working Out Loud kun je toepassen in verschillende contexten op je werk. Harald Jarche beschrijft er drie:

• De project- of teamcontext
• De ‘community of practice’-context
• De bedrijfscontext

De drie contexten zijn gepositioneerd op basis van de mate van diversiteit van de mensen en mate van doelgerichtheid van de onderlinge samenwerking. Voor elk van deze contexten is een bepaalde vorm van Working Out Loud meer of minder geschikt.

Working Out Loud in de context van een project of afdeling

De focus van Working Out Loud in de context van een project of afdeling ligt op het delen van complexe kennis en optimaliseren van het samenwerken onder hoge tijdsdruk.

In de projectcontext kun je denken aan projectmedewerkers die op meerdere locaties in verschillende werkstromen (projectmanagement, verandermanagement, bedrijfsprocessen en technologie) werken, met onderling veel afhankelijkheden ten aanzien van de realisatie van de belangrijkste deliverables.

Working Out Loud in een afdelingscontext heeft met name toegevoegde waarde bij de oplossingen van uitzonderingen. Uitzonderingen die niet procesmatig afgehandeld kunnen worden, of waarbij de uitvoering van het bedrijfsproces vastloopt, door welke oorzaak dan ook. Ook managementprocessen kunnen geholpen worden door Working Out Loud.

Voorbeelden van Working Out Loud in een project- of afdelingscontext

Narrating Your Work / Above The Flow > op activity stream van een projectgroep of afdelingsgroep:

• Publiceren van doelstellingen: persoonlijk/team/afdeling/business unit of project.
• Dagelijks kort bericht over de voortgang van de belangrijkste werkzaamheden van afdelingsmedewerkers, projectleden of werkstromen van het project > Hoe kan ik je helpen als ik niet weet wat je aan het doen bent?
• Publicatie van definitieve (project-)management rapportages.
• Publiceren van de notulen van een vergadering.  
• Vastleggen van discussie over over het oplossen van een project issue of proces incident.
• Publiceren van goedgekeurde ‘producten’.

Observable Work / In The Flow > op activity stream van een projectgroep of afdelingsgroep:

• Co-creatie van meeting agenda’s, periodieke statusupdates en managementrapportage door project- of afdelingsmedewerkers.
• Plaatsen van projectissue’s of procesincidenten in de activity stream van een project groep, of in de activity stream van een end2end-businessprocesgroep om zo snel mogelijk antwoorden en oplossingen te vinden.
• Het beantwoorden van een vraag gericht aan een persoon over zijn/haar gebied van expertise.
• Input verzamelen voor het maken van een werkdocument.
• Gezamenlijk maken van een eerste concept van een werkdocument en deze in meerdere iteraties maken tot een laatste conceptversie die klaar is voor goedkeuring tot een definitief ‘product’.
• Invoeren van een nieuwe sales opportunity in het CRM-systeem en vragen om klantreferenties aan de salesmanagers. 

Working Out Loud in de context van een ‘community of practice’

De focus van Working Out Loud in de context van een ‘community of practice’ ligt op het testen van nieuwe ideeën in een veilige omgeving zonder tijdsdruk van de operatie of van deadlines van een project. Een community of practice is een groep mensen die een gezamenlijk interesse hebben in een bepaald domein, bijvoorbeeld internal audit. Doel is door het delen van kennis en ervaringen in de community of practice van elkaar te leren (Lave & Wenger 1991). 

Voorbeelden van Working Out Loud in een community of practice

Narrating Your Work / Above The Flow > op activity stream van een community of practice:

• Posten van interessante artikelen, onderzoeksrapporten en andere media
• Publiceren van eigen leerdoelstellingen
• Publiceren van verslagen van periodieke bijeenkomsten
• Publiceren van online chats  
• Publiceren van op video vastgelegde trainingssessie’s

Observable Work / In The Flow > op activity stream van een community of practice

• Co-creatie van een nieuw opleidingscurriculum door en voor de leden
• Opstellen van competentie- en functieprofielen
• Discussies voeren over vernieuwende ideeën met betrekking tot de ontwikkeling van de professie zelf of de belangrijkste ontwikkelingen in het vakgebied

Working Out Loud in de context van de hele organisatie

De focus van Working Out Loud in de context van de hele organisatie ligt op het bouwen van persoonlijke netwerken en relaties tussen medewerkers zonder dat hier direct een concreet doel aan ten grondslag ligt. Serendipiteit is het kernwoord: onverwachts iets bruikbaars vinden, terwijl je zoek bent naar totaal iets anders.

Voorbeelden van Working Out Loud in de context van de hele organisatie

Narrating Your Work / Above The Flow > op de all company activity stream van de organisatie:

• Fysieke aanwezigheid posten om locatie gebaseerd te kunnen netwerken  
• Het delen van het winnen van een aanbesteding van een grote klant
• Periodieke berichten over de bedrijfsstrategie door het management
• Posten van een all company employee jam
• Publiceren van interview videoblog’s met managementleden

Observable Work / In The Flow > op de all company activity stream van de organisatie:

• Runnen van een bedrijfsbrede idea/innovation challenge 

Working Out Loud, een essentiële vaardigheid voor elke medewerker

De noodzaak om snel te veranderen is helder voor organisaties. Ook beseffen bedrijven dat social software om medewerkers met elkaar te verbinden en de organisatie slagvaardiger te maken niet voldoende is. Working Out Loud wordt door steeds meer bedrijven gezien als een essentiële vaardigheid die in meerdere werksituaties toegepast kan worden. Zowel in de operationele activiteiten, als in projecten en van werkvloer tot aan het managementteam toe. Het is nu dan ook tijd om het groeiende bewustzijn om te zetten in eerste stappen richting de introductie van Working Out Loud. 

(Inter)nationale Working Out Loud week 16-20 november 2015

Wil je na het lezen van dit artikel meer weten over Working Out Loud of kennismaken met mensen die het al toepassen in hun werk? Deze week is het zowel internationale WOLweek als ook in Nederland WOLweek. In Nederland organiseren Marleen Olde, Bert Vries en Bram Boertjes deze week iedere dag een Twitterchat via @WOL_NL (#wolnl), je bent van harte uitgenodigd om mee te praten! Wil je snel je peers leren kennen, dan is er ook een Facebookgroep. En op vrijdag 20 november is er een eerste live bijeenkomst in Utrecht. Via de Facebookgroep kun je je hiervoor aanmelden via de Meetup registratie.