Out of sight, out of sync? Is werken op afstand altijd de oplossing?

Column – Eigenlijk is het logisch. Er is onwaarschijnlijk veel tijd en geld geïnvesteerd in verbeteren van –laten we het zo noemen- het ‘immateriële’ werken; internet is overal, iedere medewerker heeft een mail-identiteit, onkostendeclaraties gaan via een app op je smartphone, aan documenten kun je synchroon samenwerken, in de cloud natuurlijk. Maar is het dan niet logisch te bedenken dat er totaal andere voorwaarden moeten worden gesteld aan de materiële kant van het samenwerken, aan de werkplek, de fysieke ruimte waarin iedereen zit, aan de indeling en inrichting van de verdiepingen, aan de plaats van de kantine?

Ja, dat is logisch.

En het gebeurt ook.

Het belangrijkste doel van het ontwerp van de nieuwe campus van Google is om ontmoetingen tussen teams die ogenschijnlijk functioneel van elkaar gescheiden zijn, te bevorderen. Populair gezegd: niet de prijs per vierkante meter moet zo laag mogelijk, maar het aantal ontmoetingen moet zo hoog mogelijk.

Vergaderen op afstand

En dan zitten we in een vergaderkamer, aan een ovalen tafel, met aan een van de korte zijden in de kamer een groot televisiescherm. Daaronder staat een camera die automatisch naar ons draait als we beginnen en zich discreet weer van ons afwendt als de verbinding wordt verbroken. Aan de andere kant van de verbinding, op het scherm zichtbaar, zitten onze Engelse gesprekspartners. Ook aan een ovalen tafel. We zien wie het zijn. We zien niet het knipperen van de ogen, daarvoor is het beeld niet dichtbij genoeg. Soms zie je een hand gaan naar het kleine ronde bedieningspaneeltje op de tafel. Dat betekent dat er ge-’mute’ wordt; de microfoon wordt uitgezet. Blijkbaar een onderonsje. Of iemand snuit zijn neus, dat kan ook.

Het scherm geeft verreweg de meeste ruimte aan een presentatie die gedeeld wordt (we spreken tegenwoordig over een ‘deck’), een klein beeld van onze eigen tafel en een klein beeld van de vergaderkamer in Engeland. De indeling van het scherm zegt iets over de waarde die wordt toegekend aan het beeld van de mens. Na vijftig minuten verschijnt een boodschap midden in het beeld, de gereserveerde verbinding van één uur wordt automatisch verbroken over tien minuten. Of we de vergadering willen verlengen. Dan moet je snel een nummer bellen. “When can we meet, will you be in Amsterdam next week?” is een vraag die regelmatig wordt gesteld aan het eind van de vergadering.

Overleggen door middel van een Google Hangout

Tien meter verderop, in hetzelfde gebouw, staat een groep van acht programmeurs bij het scrumboard. Een van hen houdt een Apple-tje in de lucht. Met Google Hangout is er een verbinding met twee programmeurs, een in Engeland en een in India. De programmeurs kijken mee, reageren op de openstaande punten in de backlog, en luisteren naar wat de kleine groep aan elkaar te vertellen heeft. Iemand die het woord voert, krijgt de computer en richt hem als een selfie op zichzelf, zodat zijn gezicht goed in beeld is. Als de tien minuten staande bijeenkomst is afgelopen, wordt het Apple-tje dichtgeklapt. Eén van de conclusies is dat we de aanvraagprocedure voor het visum van de man uit India moeten versnellen. Hij moet deze kant op, zoveel is duidelijk.

Twee vormen van overleg tussen deelnemers die op verschillende locaties zijn. Twee verschillende culturen op dezelfde verdieping, twee manieren om geografische afstand te temmen. En ook twee keer de nadrukkelijk uitgesproken behoefte om elkaar snel te ontmoeten.

Observaties

Charles Darwin schreef ooit over zichzelf: “Ik ben niet erg snel van begrip, niet scherpzinnig… mijn vermogen om een langdurige en zuiver abstracte gedachtegang te volgen is zeer beperkt… [maar] in het opmerken van dingen die makkelijk aan de aandacht ontsnappen, en in het nauwgezet observeren daarvan, ben ik beter dan de gemiddelde mens.” En dan heeft Darwin het over observaties in een ruimte, observeren van bewegingen, van gedrag, van emotionele signalen, van lichaamstaal, van interactie, van woorden die juist niet gezegd werden.

De ‘Allen curve’

Het was professor Thomas J. Allen die de curve die zijn eigen naam zou gaan dragen bedacht. De ‘Allen curve’.

Het is de lijn die, simpel gezegd, weergeeft dat hoe verder iemand fysiek –in meters- van je verwijderd is, hoe minder je contact hebt met hem of haar. Een beetje ‘uit het hoofd, uit het hart’. De kans dat je regelmatig met iemand in je buurt contact hebt, is vier keer zo groot als met iemand die enige tientallen meters van je verwijderd is. Om maar te zwijgen van iemand die op een andere verdieping zit, constateerde Allen in de jaren zeventig. Het lijkt volstrekt vanzelfsprekend.

En hoe zit het met die curve nu?

We zijn bijna vijftig jaar verder. Netwerken hangen als zuurstofmoleculen overal om ons heen. De dimensie ‘afstand’ speelt in een netwerk geen rol. De afstand tussen alle verbondenen is immers gelijk, en wel gelijk aan een aantal milliseconden. Het kantoor is geen fysieke plaats meer, maar een virtuele. Je gaat niet door een deur naar binnen, maar je logt in, en je bent op kantoor. Vergaderingen kun je volgen vanaf het strand. Documenten worden gedeeld. Je hebt duizenden virtuele ontmoetingen per dag.

Met andere woorden: de Allen curve is achterhaald. Regelmaat van contact heeft niets meer te maken met afstanden.

Fout!

De Allen curve is springlevend. Hoe meer afstandsdempende technologie er is, des te groter de behoefte aan nabijheid wordt. Het bedrijf met de ovalen tafel bewijst het: co-location is het devies. Werken met outsourced teams in India kost veel vergadertijd, die gezien het tijdsverschil maar in een beperkt tijdsblok op een dag kan worden gepland. Laat de mensen maar hier komen. Ja, het kost meer, maar het levert het dubbel en dwars op.

Ja, het netwerk is ongelooflijk efficiënt. Ja, de tijd die het kost om afstanden te overbruggen in een netwerk zijn gereduceerd tot een fractie.

Maar er is nog een andere ‘tijd’ die zich steeds minder aantrekt van de traditionele regels, en dat is de ‘time-to-market’. Overal komen er disrupterende kleine bedrijfjes, dikwijls start-ups, die kleine of grotere hapjes nemen uit de taart die voorheen gereserveerd was voor ‘de traditionele marktpartij’. En het kenmerk van de manier van werken van die kleine bedrijfjes: de medewerkers zitten dikwijls dicht bij elkaar, kennen elkaar door en door, ze hebben nog nooit gehoord van het woord ‘budgetrondes’, weten niet wat ‘w.v.t.t.k.’ betekent en hun organogram is zo vluchtig als een milliliter zwavelzuur.

De afstand moet weer kleiner worden

Niet reageren is geen optie. De strammen moeten in beweging komen. Meer gesprekken in de club. Meer ontmoetingen. Meer samen, minder ‘na u’. Dwars door alle geledingen van de club heen. De CEO als tester voor de nieuwe app. Sluit het niet uit. Als de afstand in immateriële netwerken zo klein is geworden, is het niet meer dan normaal om er naar te streven om de afstanden in de materiële netwerken ook zo klein mogelijk te maken. En dat is wat gebeurt.

Facebook

Harvard Business Review (2014) merkt op dat Facebook een paar duizend medewerkers in één hele lange ruimte zal plaatsen. Het ontwerp van de nieuwe werkplaats -het kreeg zelfs een naam, MPK20- heeft tot doel om samenwerking laagdrempelig te maken. Het is een ruimte die het mogelijk maakt om snel te reageren op veranderende omstandigheden, die het mogelijk maakt om razendsnel teams met diverse achtergronden te vormen en die in één ruimte bijeen te brengen.

Yahoo

Yahoo heeft het thuiswerk-recht van medewerkers ingetrokken, omdat “enkele van de beste beslissingen en inzichten het licht zien in de gang of het bedrijfsrestaurant”. Nogmaals, Google’s nieuwe campus is ontworpen met het doel om de kans tussen ontmoetingen te vergroten. Het nieuwe US hoofdkantoor van Samsung is ontworpen met de intentie om overleg tussen alle geledingen te bevorderen en dat zichtbare innovatie ook daadwerkelijk met iedereen wordt gedeeld.

Het feit dat Yahoo terugkomt op het beleid om thuiswerken te stimuleren, staat niet op zichzelf. Ook aan het werken met zzp’ers worden andere voorwaarden gesteld. Meer dan ooit wordt hen gevraagd om daar te zijn waar het werk moet worden gedaan; dikwijls bij de opdrachtgever dus. In een team, aan één tafel, elke ochtend op tijd voor de stand-up, en er wordt verwacht om mee te doen mee met de hobby-bingo die donderdagmiddag wordt georganiseerd om elkaar beter te leren kennen.

Allen had meer dan gelijk. Out of sight, out of sync. Hoe meer technologie, des te groter het nut van co-locatie. Technologie als kruipolie, waardoor de radaren beter in elkaar draaien. Maar dan moeten ze wel in dezelfde ruimte zijn.

Afbeeldingen met dank aan Fotolia