Een CMS kiezen: houd rekening met deze 6 stappen

De keuze voor een contentmanagementsysteem is er een om niet te overhaast te maken. Eenmaal geïnstalleerd, is overstappen niet meer zo eenvoudig. Daarnaast is je CMS-keuze van grote invloed op zaken als SEO en de functionaliteiten en veiligheid van je website. Bepaal aan de hand van onderstaande zes stappen welk CMS het beste past bij jouw organisatie.

1. Wat wil je met een CMS doen?

Voordat je de keuze maakt voor een contentmanagementsysteem is het natuurlijk belangrijk om vast te stellen wat je met de bijbehorende website wil bereiken. Welk CMS sluit het beste aan bij die doelstellingen? Wat is het doel van de website die je via het contentmanagementsysteem gaat beheren? Wat voor content wil je aanbieden? Hoe uitgebreider de website, hoe meer functionaliteiten een CMS in huis moet hebben.

Let daarom goed op de volgende opties:

• • Personalisatie. Wil je al je bezoekers dezelfde content aanbieden? Of wil je aan de slag met gepersonaliseerde content, afgestemd op de specifieke interesses van bezoekers? In dat laatste geval is het belangrijk om te weten welke personalisatieopties het CMS biedt.
• • Integraties. Wil je de gegevens van een door bezoekers ingevuld formulier opslaan in je CRM- of e-mailmarketingsysteem? Wil je werken met leadscoring? Wel zo handig als dat dan automatisch kan. Aan de hand van een integratie bijvoorbeeld, die je CMS met andere systemen koppelt. Kijk daarom welke bestaande integraties er al beschikbaar zijn voor een contentmanagementsysteem, en welke je eventueel zelf kunt (laten) ontwikkelen.
• • Responsive design. Een groot deel van het internetverkeer is afkomstig van mobiele devices. Voor een optimale gebruikservaring (en een goede ranking in Google) is het dus belangrijk dat je websites ook goed werken op smartphones en tablets. Kies daarom voor een CMS waarmee je een mobielvriendelijke responsive website kunt opzetten.
• • Publiceren op meerdere kanalen. Biedt het CMS de mogelijkheid om vanuit één omgeving meerdere websites of platforms te beheren? Is het mogelijk om een bericht bijvoorbeeld op meerdere (sub-)blogs te plaatsen? Biedt het de mogelijkheid je content ook gelijk door te plaatsen op social media? En kun je er Open Graph-data en Twitter Cards mee instellen?
  • Analytics. Is het mogelijk om Google Analytics, Webtrends of andere analyticssystemen te gebruiken in combinatie met dit CMS?

2. Hoe gebruiksvriendelijk is een CMS?

Vooral bij een contentmanagementsysteem met een groot aanbod van functionaliteiten ligt het risico op de loer dat dit ten koste gaat van de gebruiksvriendelijkheid. Het is daarom belangrijk om van tevoren vast te stellen hoe eenvoudig een CMS is in het dagelijks gebruik, en of het voldoet aan de wensen van collega’s met én zonder technische kennis.

Let daarbij op zaken als:

• • Intuïtiviteit. Snap je in een keer hoe je een bericht plaatst? Zou je met dit CMS overweg kunnen zonder de handleiding te lezen?
  • Overzichtelijke interface. Is het mogelijk om verschillende gebruikersrollen in te stellen, en in de interface alleen de beschikbare opties per rol te tonen? Voor light-gebruikers die het contentmanagementsysteem sporadisch gebruiken, helpt dit de interface overzichtelijk te houden.
  • WYSIWYG-editor. Heeft het CMS een WYSIWYG-editor (what you see is what you get), waarmee je zonder HTML-kennis content kunt invoeren? Welke functionaliteiten biedt de editor? En hoe reageert die editor op het kopiëren en plakken vanuit tekstverwerkingsprogramma’s als Word? Kan dat rechtstreeks zonder dat dit voor opmaakproblemen zorgt? Of moet dit via een omweg en moet je de tekst daarna weer opnieuw opmaken?
  • HTML en CSS. Biedt de WYSIWYG-editor van het CMS gebruikers de aanvullende mogelijkheid om HTML en CSS in te voeren? Vooral voor webredacteuren en contentproducers die enigszins technisch zijn onderlegd, is dit een essentiële mogelijkheid om het maximale uit de editor te halen.

3. Hoe veilig is een CMS?

Contentmanagementsystemen zijn een zeer geliefd doelwit van hackers die virussen willen verspreiden, of gehackte websites willen inzetten voor phishingdoeleinden. Kies daarom voor een CMS dat veilig is, en let op de volgende punten:

• • Gebruikersrechten. Biedt het CMS de optie om verschillende gebruikersrollen in te stellen? Hoe meer rechten gebruikers hebben, hoe groter de schade op het moment dat een account wordt gehackt. Zoek daarom een CMS dat je de mogelijk biedt om gebruikers alleen die rechten te geven die ze voor hun werk nodig hebben.
  • Toegangsrestricties. Is het mogelijk de toegang tot het CMS te beperken tot verkeer dat afkomstig is van bepaalde IP-adressen, netwerken of devices? Met andere woorden: is het mogelijk om de toegang tot de poorten van het CMS te beperken tot gebruikers binnen je organisatie?
  • Inlogpogingen. Als het antwoord op de vorige vraag nee luidt, wat voor bescherming biedt dit CMS dan met betrekking tot onder andere brute force attacks en andere pogingen om ongeautoriseerd toegang te krijgen tot het systeem?
  • Installatie van updates. Worden updates en patches automatisch geïnstalleerd zodra ze beschikbaar zijn, of moet je dat handmatig doen? Veel hacks vinden plaats als het gevolg van achterstallig onderhoud, en het niet installeren van de laatste updates. Wie niet veel tijd heeft voor het beheren van het CMS, doet er dus goed aan om te kiezen voor een systeem dat updates automatisch installeert.
  • Reputatie. Wat voor reputatie heeft een CMS op het gebied van veiligheid? Zijn er online berichten te vinden over veiligheidsproblemen met het contentmanagementsysteem dat je wilt gebruiken? Hoe lang duurde het in het verleden tot de uitgever van een CMS met een oplossing kwam voor veiligheidsproblemen?

4. Hoe zoekmachinevriendelijk is een CMS?

Er zijn natuurlijk verschillende factoren die een rol spelen bij zoekmachineoptimalisatie. Een aantal daarvan worden direct beïnvloed door jouw keuze voor een CMS. Als je wilt dat je website het goed doet op het gebied van SEO, doe je er daarom goed aan te letten op:

• • Webadressen. Wat voor url’s bouwt een CMS op? Gaat om het lange of korte adressen? Heb je de mogelijkheid deze opbouw te veranderen? Neemt het CMS keywords in de url’s op, of genereert het onleesbare adressen vol willekeurige nummers? Kun je zelf bepalen welke keywords in een url komen te staan, of bepaalt het CMS dat voor je?
  • HTML en CSS. Wat voor HTML en CSS genereert het CMS? Gaat het om zware pagina’s, of scoren ze juist goed op het gebied van laadsnelheid? En hoe makkelijk zijn de pagina’s te crawlen door spiders van Google en andere zoekmachines? Gaat het om ‘schone’ en overzichtelijke codes, of staat het bol van onnodige scripts en tags?
  • Koppen en tussenkoppen. Hoe gaat het CMS om met koppen en tussenkoppen? Biedt de WYSIWYG-editor de mogelijkheid om verschil te maken tussen H1-, H2-, H3-koppen enzovoort?
  • Alt- en title-attributen. Is het in de editor van het CMS mogelijk om zaken als alt- en title-attributen toe te voegen aan afbeeldingen? Kun je titles instellen voor hyperlinks, en hoe zit dat met nofollows en vergelijkbare waarden?
  • Meta data. Biedt het CMS de mogelijkheid om meta descriptions in te stellen? Is de er de mogelijkheid om semantische gegevens aan de pagina toe te voegen, zoals Schema.org-opmaak of Open Graph-data?

5. Is er support beschikbaar?

Of je de technische expertise zelf in huis hebt of niet, er kan altijd een moment komen dat je hulp nodig hebt. Bij het opzetten van je CMS, maar ook in het dagelijks gebruik. Ga daarom na wat voor support je kunt verwachten van de leverancier, en let daarbij onder andere op de volgende zaken:

• • Installatie. Hoe makkelijk is het CMS te installeren en op te zetten? Kun je dat zelf, of heb je daar hulp bij nodig van de leverancier?
  • Overstappen vanaf ander CMS. Hoe makkelijk is het om content uit het oude CMS over te zetten naar het nieuwe? Is er bijvoorbeeld een importfunctie om content in bulk over te zetten? Of zijn er supportmedewerkers beschikbaar die je hierbij kunnen helpen?
  • Supportteam. Is er een supportteam beschikbaar dat je helpt bij technische vragen, al dan niet via partners? En hoe snel krijg je antwoord op je supportvragen? Wie kun je bereiken in het geval van technische nood? Is er een service level agreement waarin dit soort zaken zijn opgenomen?
  • Bereikbaarheid supportteam. Hoe kun je contact opnemen met het supportteam? Telefonisch, of alleen via e-mail? Zijn er wellicht medewerkers beschikbaar om je op locatie te helpen, al dan niet via partners?
  • Online community. Is er een online community van gebruikers die ervaringen en advies uitwisselen? Krijgen deze vragenstellers (snel) antwoord op hun vragen, al dan niet van derden?
  • Updates. Hoe vaak zijn er de laatste tijd updates beschikbaar gekomen voor het CMS dat je voor ogen hebt? Met andere woorden: wordt het CMS nog wel actief onderhouden?

6. Gratis of betaald?

Bij contentmanagementsystemen waarvoor je een licentie moet afnemen, mag je onder andere op het gebied van support vaak meer van de leverancier verwachten dan van gratis systemen als WordPress. Dat betekent echter niet dat je altijd beter af bent met een betaald CMS.

WordPress is dan misschien gratis, maar wordt mede daarom zoveel gebruikt dat er enorm veel plugins voor beschikbaar zijn, en je met enige technische kennis online vaak wel een antwoord op je supportvraag vindt. Ook zijn er genoeg bureaus of andere derde partijen die support bieden voor veelgebruikte gratis contentmanagementsystemen.

Als het gaat om kwaliteit en mogelijkheden, moet je je in het maken van je keuze dus alleen laten leiden door stap 1 tot en met 5 uit dit overzicht. De enige geldige beweegredenen in de afweging om te kiezen voor een gratis of betaald CMS, zijn die van een budgettaire aard.

Leidraad

Natuurlijk zijn bovenstaande stappen slechts een leidraad voor het kiezen van een CMS dat bij jouw organisatie past. Uiteindelijk is het aan jou om te bepalen aan welke aspecten je de meeste waarde hecht, en of er andere zaken zijn die jij wellicht belangrijker vindt. Heb je aanvullende tips die helpen bij het kiezen van een CMS? Ik lees het graag in de reacties.

Beluister ook de podcast, waarin Jelle Drijver in gesprek gaat met de auteur over dit onderwerp:

Afbeelding intro met dank aan Fotolia.