Online collaboration bij organisaties: hoeveel vrijheid heb je nodig?

Samenwerken is zo oud als het leven zelf. Dat technologie mensen steeds beter helpt bij online samenwerken is een zegen, zou je denken. Maar het is niet alleen hossanah.

Collaboration is een vorm van samenwerking tussen mensen die een gezamenlijk doel willen bereiken en daarbij gebruik maken van online technologie. De trend is dat we steeds meer met elkaar delen via internet, zoals auto’s, appartementen en tuingereedschap. En wat we privé doen, willen we dan ook op het werk doen.

En dat is toch hartstikke mooi? De reden waarom er organisaties zijn, is dat mensen samen meer kunnen bereiken dan als losse individuen. Samenwerking is de motor van elke organisatie. En met de groei van internet en de digitale vlucht die het leven neemt lijkt collaboration hét antwoord op het nieuwe samenwerken.

Collaboration: IT of communicatie?

Er zijn grofweg drie vormen van collaboration te onderscheiden: online live communiceren, online documenten delen en online kennis delen. Allemaal toepassingen waar organisaties en mensen om zitten te springen.

We communiceren ons helemaal suf op sociale netwerken als Facebook, Twitter en Instagram. We delen documenten in Dropbox, per e-mail alsof ons leven ervan afhangt en we bloggen naar lievenlust om maar onze kennis en onszelf te promoten.

En op het werk? Daar wringt de schoen. Op het werk ligt collaboration vaak op het bordje van de IT-afdeling. Want ja, collaboration = online = digitaal = IT. En dan gaat het al snel om tools, security, bandbreedte en wel of niet SaaS. En dat is vreemd, want de gemiddelde IT-beheerder is volgens mij niet iemand die voorop loopt in het gebruik van mobiele apps en sociale media. Waarom mogen zij dan voor de ‘heavy users’ bepalen met welke spullen ze moeten werken?

IT-afdelingen kijken eerst of de tools die ze al hebben iets van online collaboration bieden. Omdat de hype al een tijdje aan de gang is, hebben veel leveranciers meestal wel iets op de plank liggen. Omdat ze het van een andere aanbieder hebben gekocht of omdat ze zelf iets hebben ontwikkeld. Dan zijn dat de collaboration tools waarmee we aan de slag moeten gaan.

Collaboration: niet goedschiks, dan maar kwaadschiks

Maar die vorm van ‘opgelegde’ collaboration doet het niet zo goed. Want medewerkers nemen zelf hun tablets, smartphones en apps mee naar het werk. En daarop staan Evernote, Dropbox, Skype, The Box, WhatsApp, Viber, FaceTime, Instagram en nog wat van die handige collaboration dingen. Oh, en onze privé-mail natuurlijk.

Battle of the tools

En zo zie je dat er een ‘battle of the tools’ gaande is. Met aan de ene kant de van boven opgelegde collaboration tools en aan de andere kant de BYOD / BYOA = Bring Your Own Devices / Apps van de medewerkers.

Het is wat mij betreft een harde strijd. De ene keer wint de IT: zo staat bij de ene organisatie Skype op die ene computer in de kelder. En bij andere organisaties word je teruggefloten als je een online enquête in SurveyMoney maakt.

Aan de andere kant gebruiken mensen gewoon de applicaties, apps en tools die ze zelf handig vinden. “Mag ik geen grote bestanden mailen? Geen probleem joh, mail ik het toch gewoon naar mijn privé Gmail account.” Of “Mag ik geen externen uitnodigen om documenten te delen? Ach, dan maak ik toch gewoon een Dropbox aan.”

Veel organisaties en leveranciers zien de bui al hangen en capituleren. Onder het mom van ‘if you can’t beat them, join them’ maken veel leveranciers nu een koppeling met Dropbox. Ik voorzie dat meer en meer IT-afdelingen overstag gaan en de medewerkers met de tools laten werken die zij zelf handig vinden.

It’s not the tool, stupid!

Je zou nu bijna denken dat de uitdaging bij collaboration in de tooling zit. Maar niets is minder waar.

Organisaties hebben nu al een aantal jaar ervaring met collaboration. Waar analisten als Gartner aan het begin van dit decennium nog razend enthousiast waren over online collaboration en de SharePoint-dozen bijna niet waren aan te slepen – nou ja, bij wijze van spreken dan – hoor je steeds meer kritische geluiden over de businesscase van online samenwerken. We komen er met z’n allen achter dat er bitter weinig terecht is gekomen van al die mooie beloftes. En dat dit niet aan de tooling ligt.

De grootste uitdagingen bij collaboration liggen in de strategie. Waar zit de precieze behoefte die door online collaboration moet worden ondersteund? Gaat het om verbetering van communicatie of documentatie? Of beide? Of hebben we eigenlijk helemaal geen strategie, omdat het hele fenomeen van collaboration ons eigenlijk is overkomen en we gewoon een tool kozen om in elk geval iets te hebben?

Stop de wildgroei aan samenwerkingsmappen

De andere grote uitdaging bij de inzet van collaboration zit in de governance. Op welke wijze zorgt de organisatie voor een juiste inbedding van de samenwerkprocessen en richtlijnen die daarbij horen?

Collaboration maakt het heel makkelijk om onbeperkt informatie te blijven creëren en verspreiden, waardoor informatie niet meer goed vindbaar en bruikbaar is. Er gaat daardoor veel tijd verloren aan zowel het creëren als het zoeken en dat brengt onevenredig veel kosten met zich mee.

Naarmate de vrijheid voor deelnemers in de collaboration toeneemt, daalt de toegevoegde waarde voor deelnemers en organisatie. Met andere woorden: collaboration kan tot een wildgroei aan informatie leiden. Terwijl collaboration juist was bedoeld om die wildgroei aan banden te leggen.

Organisaties met 30.000 mappen in de collaboration-tool zijn helaas geen uitzondering. Zij komen er dan op de harde manier achter dat zij meer tijd hadden moeten besteden aan de governance van collaboration.

Let op de levenscyclus

Net als contentmanagement heeft collaboration een plek in de informatiemanagement levenscyclus. Het is voor veel organisaties een uitdaging om collaboration in lijn te brengen met andere informatiemanagementsystemen en ook vat te houden op de informatie die tijdens die collaboration is ontstaan.

Bestandsopslag, security en metadatering krijgen bij collaboration meestal weinig aandacht. Men gebruikt de standaardinstellingen van de collaboration-tools. Dit wreekt zich dan als de informatie moet worden gedeeld met andere doelgroepen, bijvoorbeeld in een digitale werkomgeving of op een extranet.

Behoud kan helpen om verouderde informatie in de collaboration-omgeving te vernietigen en waardevolle informatie duurzaam toegankelijk te bewaren. Maar dat gebeurt meestal niet, omdat het aantal mappen uit de hand is gelopen, de informatie-eigenaar niet meer bij de organisatie werkt en men niet weet welke informatie nog belangrijk is en welke niet.

En veel organisaties beseffen niet dat ‘tijdelijke versies’ in de collaboration vaak gewoon vindbaar zijn in de zoekmachine en dan niet alleen het zoekresultaat vervuilen, maar soms ook gevoelige of geheime informatie openbaren. Allemaal voorbeelden van onnadenkend gebruik van collaboration.

Collaboration is een zegen

Ondanks al deze problemen en uitdagingen is collaboration een zegen voor een organisatie. Het brengt mensen en kennis sneller bij elkaar, het maakt je organisatie slagvaardiger en je kunt met betrekkelijk geringe investeringen aan de slag.

Maar je moet wel goed bedenken wat je strategie is, hoe het past in je mix van andere informatiesystemen, welk beleid en richtlijnen je afspreekt en hoe je het een plek geeft in de informatie levenscyclus.

Foto intro met dank aan Fotolia.