Van intranet naar digital workplace: waar wacht je nog op?

Al jaren hebben we het over de term ‘digital workplace’. Waarom zijn er dan nog zoveel organisaties die vragen om een nieuw intranet? Waarom heet het Congres Intranet nog het Congres Intranet? Is het omdat de markt nog steeds alleen met een intranet bezig is? Kom op: iedereen om je heen wil een betere digitale werkomgeving. Je maakt heel veel mensen blij als jij het initiatief neemt. Waar wacht je nog op?

Definitie van de digital workplace

De digital workplace is geen verbeterde versie van het sociale intranet. Het is ook geen intranet dat het dagelijks werk van medewerkers beter ondersteunt. Een of meerdere portals kunnen deel uitmaken van de digital workplace, maar het gaat veel verder dan dat.

Deze definitie betekent dat je een heldere visie en strategie moet hebben om de verzameling van tools logisch te houden voor medewerkers en ICT’ers. Als je die samenhang tussen de tools niet borgt, belandt je binnen de kortste keren in een chaos van applicaties en mobiele apps waar niemand blij van wordt. Herkenbaar?

Wie maak je blij met een goede strategie voor een digital workplace?

Digitale tools zijn essentieel binnen alle organisaties. De digital workplace is daarom niets nieuws. Ook binnen jouw organisatie is die er al. Het belang wordt alleen maar groter. Het is daarom niet verwonderlijk dat iedereen blij wordt als jij je druk gaat maken om de digital workplace structureel te verbeteren. Ik zet de stakeholders voor je op een rij.

Maak het management blij door bij te dragen aan ‘lean’

‘Lean’ is weer helemaal terug (en eigenlijk nooit weg geweest). Met de bestseller ‘The Lean Startup’ van Eric Ries als belangrijke aanjager wil iedereen lean werken en innoveren. Het bespaart kosten, stroomlijnt processen en maakt je ook nog innovatiever. Wie wil dat niet?

McKinsey definieert in het rapport ‘The Lean Management Enterprise’ vier disciplines van lean management:

1. Connecting strategy, goals and meaningful purpose
2. Enabling people to lead and contribute to their fullest potential
3. Discovering better ways of working
4. Delivering value efficiently to the customer

De digital workplace kan een belangrijke rol spelen in het succes van lean management. Het verbindt medewerkers met elkaar en draagt bij aan een gedeelde visie en strategie. Het ondersteunt medewerkers om zo effectief en efficiënt mogelijk bij te dragen aan deze strategie. En een tool om ideeën voor verbetering met elkaar te delen en op te pakken draagt bij aan continue verbetering van processen. Zo werk je samen aan de waardecreatie.

Voorbeelden:

• Binnen Peugeot zijn de obeya (war room)-meetings nu een combinatie van fysiek en virtueel.
• Accountantskantoor McKerley+Noonan gebruikt LeanKit om grip te houden op hun processen.
• Rederij Anthony Verder heeft in het Slimmer Werken-programma de doelstelling een half uur per dag per medewerker aan efficiëntie te winnen. De eerste stap was de implementatie van Box en Lync.

Maak je digital agency blij door een succes te maken van service design

Een beetje online bureau ontwerpt geen website en apps meer, maar een samenhangende verzameling van touch points. Ze ontwerpen een service die de verwachtingen van klanten waarmaakt of, beter nog, overtreft. Lees de definitie van service design op Wikipedia maar eens:

“Service design is the activity of planning and organizing people, infrastructure, communication and material components of a service in order to improve its quality and the interaction between service provider and customers.

The purpose of service design methodologies is to design back and front office of services according to the needs of customers and the competences/capabilities of service providers, so that the service is user-friendly, competitive and relevant to the customers, while being sustainable for the service provider.”

En kijk ook eens naar al die service design blueprints.

Service design gaat over de buiten én de binnenkant, de frontoffice én de backoffice. Reken er dan ook maar op dat het volgende boek van Alex Osterwalder – na Business Model Generation en Value Proposition Design – de titel Value Creation Design gaat krijgen.

Nadenken over het ondersteunen van mensen

In de praktijk van service design ligt de nadruk echter vaak op de beleving van de klant, maar wordt onvoldoende nagedacht over het ondersteunen van de mensen. Dit zijn echter wel de mensen die binnen moeten waarmaken wat je buiten belooft.

Digital agencies zullen er daarom steeds meer op hameren dat je niet alleen de service aan de buitenkant ontwerpt, maar ook aan de binnenkant. Voorbeelden:

• De medewerkers-app van Barclays is een belangrijke succesfactor van de ‘digital solutions first’-strategie van de bank.
• Bij T-Mobile is iedere medewerkers CEO: Customer Experienced Officer. De CEO-app helpt medewerkers een ambassadeur van het merk te zijn en de beste service te verlenen.
• Woningcorporatie De Alliantie tilt het woongenot naar een hoger level door de introductie van een digitaal mobiel huurportaal. Momenteel zijn ze bezig met de ontwikkeling van een mobiele app waarin medewerkers vragen kunnen stellen en eenvoudig experts kunnen vinden.

Maak IT blij door samenhang aan te brengen in alle applicaties

De digital workplace is een verzameling van tools. Veel IT-afdelingen worstelen met deze verzameling, omdat veel medewerkers hun eigen tools gebruiken. Als de organisatie je niet goed faciliteert, neem je zelf wel het initiatief.

Maar hoe ga je op organisatieniveau om met deze wirwar aan nieuwe mobiele en cloud apps? En wat betekent dat voor bestaande applicaties? De digital workplace begint met een goede strategie waar de organisatiestrategie, behoeften van medewerkers en de mogelijkheden en randvoorwaarden van techniek bij elkaar komen. En daarmee ook de basis van goed IT-beleid. Lees ook: A CIO’s guide to the future of work.

Maak de HNW-programmamanager blij met HNW-tools

Het nieuwe werken gaat niet alleen over flexwerken en een cultuur, maar ook over de digitale kant van de werkplek. De digital workplace moet een integraal onderdeel vormen van elk nieuwe-werken-programma.

If it’s not as good as my digital home life, let me bring in my own devices.

Maak vooral je collega’s blij door hun werk makkelijker en leuker te maken

Dat hoef ik niet uit te leggen toch? Vraag maar eens om je heen. De volgende quotes uit het Digital Workplace Manifesto van Clearbox Consulting zul je vast herkennen:

• Let me be productive where I choose, but respect my home life too.
• If it’s not as good as my digital home life, let me bring in my own devices.
• Give me the opportunity to acquire knowledge from outside and in, and the chance to use it as well.
• Remove the irritants like multiple logins. You know who I am – once I’m logged in I should get everywhere I need to go.

Ga op zoek naar de kansen

Je ziet: tal van stakeholders worden heel blij als jij het initiatief neemt om de volgende stap te zetten met jullie digital workplace. Waar wacht je nog op? Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen. Deel en leer voluit. Dan wordt digital workplace een nog belangrijker topic en wie weet ontmoeten we elkaar volgend jaar wel op het Congres Digital Workplace 2016.

Illustratie intro met dank aan Fotolia