Online projecten: 10 redenen waarom ze zo vaak uitlopen

In de IT-branche is het meer regel dan uitzondering dat online projecten niet verlopen zoals gepland. Overschrijding van planning en budget is vaak het resultaat. Weken, maanden of zelfs een jaar uitloop zijn geen uitzondering. Waarom zijn webprojecten haast nooit op tijd en binnen budget af? En belangrijker, hoe is dit te voorkomen? In dit artikel de 10 belangrijkste oorzaken.

Online projecten vs. ICT-projecten

Het afgelopen jaar heeft een parlementaire onderzoekscommissie het falen van ICT-projecten bij de overheid onderzocht. Een van de uitkomsten was dat binnen de Nederlandse overheid naar schatting een tot vijf miljard euro per jaar (!) verspild wordt met ICT-projecten.

Tijdens de verhoren verklaarde hoogleraar Hans Mulder al dat bijna de helft van Europese ICT-projecten (46%) niet binnen de gestelde tijd en budget wordt opgeleverd en een kwart überhaupt niet wordt opgeleverd. Reken dat om naar manuren en je komt op tienduizenden uren per jaar. Strategen, architecten, ontwikkelaars, testers en projectmanagers werken jaarlijks aan projecten die de beoogde livegang niet halen. Waar doe je het dan allemaal voor?

Gelukkig is het met online projecten beter gesteld dan met het gemiddelde ICT-project. Online projecten of webprojecten zijn vaak kleiner van omvang en daardoor meer beheersbaar. Websites ontwikkelen is minder complex dan software en er zijn minder resources mee gemoeid. Dreigt een website de lancering niet te halen, dan zal het internetbureau bijspringen om gezichtsverlies te voorkomen. Website uiteindelijk live, klant weer blij.

Deze afbeelding is niet langer beschikbaar.

Tien oorzaken voor uitloop in budget en planning

Om tot oplossingen te komen, moet je eerst de oorzaken benoemen. Op basis van mijn ervaring als project manager, heb ik de tien meest voorkomende oorzaken van budget en planning overschrijding op een rijtje gezet.

1. Content is niet op tijd

Content is een van de meest voorkomende oorzaken van een overschrijding: en daarmee een klassieker! Content is niet alleen tekst, maar ook afbeeldingen, fotografie en data. Het bureau bouwt de website, de opdrachtgever levert de content. Maar zelden komt dat laatste op tijd: de content is onvolledig, nog niet goedgekeurd of bevat spelfouten. Zorg daarom dat je de content tijdens het ontwikkelen al invoert, want achteraf pas invoeren levert onherroepelijk issues op. Content first is het devies!

2. Ambitieuze projectomvang

Maar al te vaak worden projecten groter gemaakt dan strikt noodzakelijk is. Perfectie en een hoge ambitie zijn een prima uitgangspunt, maar een project met een kleinere scope is veel makkelijker te realiseren. Of je het nu gelooft of niet: de ideale en bugvrije website na een eerste release is nog nooit gebouwd! Een simpel advies luidt daarom: denk groot, maar start klein.

3. Een haperend team

Een website bouwen is mensenwerk. De coach van het projectteam, de projectmanager, kiest de ideale opstelling. Maar weet je wel zeker of je dit ideale team ook altijd kunt opstellen? Geen volledige beschikbaarheid, onderling kennisverschil, onvoldoende ervaring, te grote afstand tussen bureau en opdrachtgever of medewerkers die niet met elkaar overweg kunnen. Het heeft allemaal negatieve invloed op de velocity, de voortgang. Steek daarom voldoende tijd in de selectie van het projectteam, zet in op teambuilding en bouw aan je ‘dreamteam’.

Zorg vanaf het begin voor een continue focus op testing. Onderschat het niet, testen is een vak!

4. Testen

Testen is vaak het ondergeschoven kindje. Bespreek testen tijdens de projectkick-off en maak het een integraal onderdeel van de ontwikkelfase. Zorg vanaf het begin voor een continue focus op testing. Dat triggert projectleden om hoge kwaliteit te leveren. En het voorkomt onaangename verrassingen voor of na livegang. Ieder issue dat te laat wordt ontdekt, zorgt voor nog meer uitloop. Onderschat dit onderwerp niet, testen is een vak!

5. Verkeerde projectmethodiek

Welke methodiek past het beste bij de organisatie? Waterval of Scrum? PRINCE2 of RUB? Een essentiële keuze voor het slagen van je project. Scrum is de laatste jaren bijzonder populair, maar dikwijls wordt er te snel voor gekozen. Als je Scrum niet volledig kunt toepassen, moet je er ook niet voor kiezen. Weeg de voor- en nadelen tegen elkaar af en kies samen met de opdrachtgever. Denk niet alleen vanuit het projectteam en de filosofie van het bureau, maar ook vanuit de haalbaarheid bij de opdrachtgever.

Als je Scrum niet volledig kunt toepassen, moet je er ook niet voor kiezen!

6. Scope creep

Een uitdijende scope is funest voor het budget en de planning. Bij scope creep neemt de omvang van functionaliteiten ongemerkt of ongecontroleerd steeds verder toe. De projectmanager en de product owner spelen hierin een belangrijke rol en moeten dit samen voorkomen. Wees alert en voorkom een wildgroei van nieuwe wensen en eisen. Stick to the scope!

7. Stakeholder management

Besluiteloosheid, bemoeienis of wantrouwen door stakeholders naar het projectteam kan leiden tot onrust in het team. Knopen worden niet doorgehakt of budgetbeslissingen blijven liggen. Zorg als projectmanager voor een duidelijke en effectieve projectorganisatie. Meer stakeholders betekent ook meer meningen, dus houd het team zo klein mogelijk. Een stuurgroep is bijvoorbeeld een goed orgaan om belangrijke besluiten af te dwingen. De stuurgroep kan tevens als escalatiepunt fungeren als het team er echt niet meer uit komt.

Meer stakeholders betekent ook meer meningen, dus houd het team zo klein mogelijk.

8. Onduidelijke doelstellingen en acceptatiecriteria

Besluitvorming verloopt efficiënter zodra iedereen precies weet wat de doelstelling van het project is. Het stellen van realistisch en meetbare doelstellingen en acceptatiecriteria is daarom van essentieel belang. Waar moet het eindproduct minimaal aan voldoen? Als dit te lang onduidelijk blijft en niet SMART is opgesteld, is de kans groter dat het project uitloopt. Als criteria onmeetbaar zijn of zelfs ontbreken, dan geef je de opdrachtgever een vrijbrief en blijft het onduidelijk waar de finish is. Leg daarom als projectmanager de ‘Definition of Done’ vast bij aanvang van het project.

9. Onderschatting en optimisme

“Ik dacht dat het me een dag zou kosten, maar ik heb minstens nog een dag nodig om het af te maken”. Iedere projectmanager heeft dit vast wel een keer gehoord. Vaak veroorzaakt door verkeerde aannames, andere interpretaties, een onvolledige analyse of achterhaalde documentatie. Mensen nemen snel een te rooskleurig scenario als uitgangspunt.

Of er wordt geschat op basis van eigen capaciteiten, terwijl een minder ervaren ontwikkelaar het werk uitvoert. Besef goed dat een website bouwen per definitie maatwerk is. Houd daarom als projectmanager altijd rekening met tegenvallers. Plan bijvoorbeeld de laatste sprint nog niet in met werkzaamheden, zodat je uitloop kunt opvangen.

Mensen nemen snel een te rooskleurig scenario als uitgangspunt.

10. Fixed scope, tijd en budget

Wees alert op het aannemen van projecten met een combinatie van fixed price, time en/of scope. Veel projecten raken daardoor bij de start al in de problemen. Want denk je echt dat vooraf alles uitgedacht kan worden? Natuurlijk niet. In een project veranderd altijd wat.

Voortschrijdend inzicht zorgt voor een scopewijziging (ook wel ‘Request for Change’ genoemd). Hou budgettair en in de planning ruimte voor veranderingen in je project. Agile Scrum is een methodiek die zorgt voor een goede balans tussen scope en budget. Daarmee kan het dus een oplossing bieden voor dit probleem.

Andere oorzaken?

Alle bovenstaande oorzaken kunnen een projectrisico zijn. Bespreek met de opdrachtgever en het team of deze oorzaken ook in jouw project een bedreiging vormen. Is dit inderdaad het geval, bepaal dan de kans en impact van het risico. Neem vervolgens tegenmaatregelen, zodat de dreiging afneemt en de kans dat je binnen planning en budget opgeleverd kan worden, toeneemt.

Herken je deze oorzaken of heb je misschien nog aanvullingen? Zijn er andere oorzaken te bedenken die vaak voorkomen? Reageer gerust!

Foto’s met dank aan Fotolia