Opdrachtgevers, dit zijn 6 redenen om open te zijn over je budget

De knoop is doorgehakt: jouw bedrijf krijgt een nieuwe website en er is budget beschikbaar gemaakt om dit samen met een (nieuw) bureau op te pakken. De zoektocht naar een geschikt bureau kan dus beginnen. Maar dit budget ga je natuurlijk niet meteen op tafel leggen bij de bureaus! Toch? In dit artikel geef ik je 6 redenen om meteen open te zijn over jouw beschikbare budget.

‘Wat is je beschikbare budget?’

Als projectmanager bij een bureau zit ik vaak met potentiële opdrachtgevers om tafel, die mij vragen naar de mogelijkheden van bijvoorbeeld een nieuwe website. Gedurende het eerste verkennende gesprek zie ik vaak gebeuren dat – door enthousiasme aan beide kanten – de opdracht eerder omvangrijker wordt dan kleiner. Een logische vraag van mijn kant is dan wat het beschikbaar budget voor deze klus is. En dat voelt soms bijna alsof ik een niet-integere vraag stel.

‘Geef je je onderhandelingsruimte dan niet weg?’

Natuurlijk begrijp ik dat klanten huiverig zijn om open te zijn over hun budget: het voelt wellicht alsof je je onderhandelingsruimte meteen weggeeft. Of je wilt alle opties openhouden en bent benieuwd met welke voorstellen verschillende bureaus komen. De kans op prijsverschillen tussen de bureaus is dan immers groter. Of misschien ben je bang dat het bureau er alles aan zal doen om het budget maximaal in te zetten.

Het kan natuurlijk ook zijn dat je nog geen budget kunt noemen, omdat je zelf moeilijk kunt inschatten wat een redelijke prijs is voor een nieuwe website met de wensen die je hebt. Maar toch, ik denk zelfs dat je daar gewoon eerlijk over kunt zijn. En wel om deze 6 redenen.

1. Een goed bureau helpt je keuzes te maken binnen je budget

Eigenlijk is het een kwestie van vertrouwen. Een goed bureau wil jou juist helpen slimme keuzes te maken, zodat jij je je geld het beste besteedt. En zeker bij online projecten zijn er veel keuzes te maken. Bij een goede briefing is het budget daarvoor zelfs een van de belangrijkste uitgangspunten.

2. Bureaus gaan gokken als het budget níet bekend is

Wanneer je het budget niet van tevoren noemt, zal een bureau altijd een inschatting maken van het mogelijke budget. Want, zoals ik eerder zei, er zijn keuzes te maken. Een website is op verschillende manieren te bouwen en er zijn verschillende manieren van projectaanpak, die allemaal een ander kostenplaatje hebben.

Zo verschilt het kostenplaatje aanzienlijk als de opdrachtgever zelf ook zaken oppakt — denk aan het creëren en publiceren van content. Het is bovendien voor beide partijen zonde van de tijd om energie te steken in een uitgebreide verkenningsfase, die vervolgens op niets uitloopt omdat het budget verkeerd is ingeschat door het bureau.

3. Bureaus eerlijk(er) vergelijken

Je kunt bureaus bovendien beter en eerlijker met elkaar vergelijken als ze dezelfde uitgangspunten hebben, inclusief het budget. Zo kan de duurste offerte van een bureau minstens zo goed en integer zijn als de goedkoopste, maar zijn er andere keuzes gemaakt. Het gaat uiteindelijk om de vraag: bij welk bureau krijg ik de beste prijs-kwaliteitverhouding? Die vraag laat zich gewoon lastig vergelijken met een ander (door het bureau ingeschat) budget als uitgangspunt.

4. Het maximale uit je budget halen

Juist wanneer je het budget wel openbaar maakt, geef je het bureau de mogelijkheid om verschillende scenario’s aan te bieden met verschillende kostenplaatjes. Ook is het mijn ervaring dat je als gerenommeerd bureau best wilt investeren, om op die manier toch binnen budget te blijven, maar wel nét die speciale niet-traditionele website met een beetje ‘pzazz’ af te leveren – waar je samen trots op kunt zijn.

5. Vertrouwen in je bureau

Het gezamenlijke project van opdrachtgever en bureau tijdens het bouwen van de site, is een intensieve aangelegenheid, waarin je tijdens een langere periode op elkaar wil kunnen bouwen. En een goede samenwerking begint met vertrouwen. Beide partijen willen liever niet tijdens het project met geldzaken bezig zijn, maar juist samen mooie dingen maken.

Het is in mijn ervaring bovendien een misvatting dat een bureau er alles aan doet om je budget op te maken. Natuurlijk moet een bureau declarabele uren maken, maar laat dat nou net het geval zijn als er ruim binnen budget een mooi project wordt afgeleverd en de uren zijn gestoken in de daadwerkelijke creatie en bouw. En dus niet in extra uren voor meetings over geldzaken aan het eind bij een project waar precies op een maximaal budget is ingezet en het project (net) niet af is.

6. Samen met bureau budget afstemmen geeft flexibiliteit

Het noemen van je budget aan het begin geeft ook een zekere mate van flexibiliteit. Het bureau kan jou een lijst geven met functionaliteiten die mogelijk zijn voor dat geld. Want, plat gezegd, je koopt uren in bij een bureau. Dit geldt helemaal als je met het bureau volgens een flexibele agile of scrummethode werkt (zie ook andere artikelen hierover op Frankwatching over Scrum).

Een van de belangrijkste voordelen van scrum is dat je als klant, vaak in de rol als Project Owner, samen met het bureau een lijst van functionaliteiten maakt en die vervolgens prioriteert. Op basis van je budget kun je samen met bureau bepalen, welke functionaliteiten binnen je budget passen en welke niet.

Zelfs tijdens het project kun je dan, na een tussentijdse deeloplevering, de prioriteiten opnieuw overwegen, of zelfs functionaliteiten toevoegen ten koste van andere. Zo heb je als klant altijd grip op je budget: jij bepaalt zelf waar de streep zit en kom je aan het eind niet voor verrassingen te staan.

Ik zeg: noem je budget vooraf… maar wat vind jij?

Kortom: maak je beschikbare budget vooraf bekend. Juist al bij de oriëntatiefase van een bureau. Ik ben erg benieuwd hoe anderen dit zien, zowel aan bureau- als aan de klantkant. Ik lees graag jullie ervaringen in een reactie.