Mailen met de minister-president: hoe hoort het eigenlijk?

Het was 1985. Van mevrouw Kaatsburg kregen we les in het schrijven van zakelijke brieven. Eerst naam en adres van de verzender, daarna van de ontvanger, plaats en datum rechts. Heel precies allemaal. Beschaafd corresponderen was belangrijk en je leerde het op school. Bij Nederlands. Eind jaren ’90 kreeg je e-mail. En vanaf dat moment waren we van God en mevrouw Kaatsburg los.

Geachte…

In de zakelijke brieven van weleer begon je met ‘geachte’. Of het nu een personeelschef, secretaresse of leverancier betrof. In e-mail kan dat niet. Zelfs wanneer je alle reden hebt om de ontvanger met omzichtig respect te benaderen, is ‘geachte’ als aanhef raar. Alleen deurwaarders en advocaten van de tegenpartij doen zoiets. Dus worstelen we allemaal met ‘Beste’ en voornaam: ‘Beste Mark’. Maar omdat dat toch niet erg beleefd klinkt, zet je er maar de achternaam achter: ‘Beste Mark Rutte’… Misschien moesten we het ‘geachte’ toch maar in ere herstellen.

Omdat e-mail een snel medium is, mag antwoord niet lang op zich laten wachten. Daarom kwam de out-of-office-reply. Bij drie weken safari moet je verwachtingen ten aanzien van antwoorden een beetje temperen. Steeds mensen sturen echter tijdens een snippermiddag, ommetje of wc-bezoek zo’n automatisch antwoord “Out-of-office. Sorry, ik ben even bij de koffieautomaat, sta op de stoep te roken, moest heel nodig.” Een soort per ommegaande spam. Hoogst onbeleefd.

Carbonpapier

De ‘cc’ – de carbon copy, zo doceerde mevrouw Kaatsburg – was voor als er echt iets aan de hand was. Wanneer de directie op de hoogte gehouden moest worden van een vlammend conflict of als het hoofd personeelszaken een afschrift van een ontslag op staande voet moest hebben. Je draaide een velletje carbonpapier achter het origineel in de typemachine. Het doorslagje was voor het archief. Als we die spaarzame lijn een beetje doortrekken naar de cc in de e-mail zou het weldadig rustig worden in de mailbox.

Het standpunt dat spelfouten niet erg zijn, omdat het mail is, vind ik onbegrijpelijk. Mevrouw Kaatsburg leerde ons dat verzorgd taalgebruik je dichter bij die baan, klant of geliefde brengt. Slordig taalgestuntel is weinig doelmatig. Wat mij betreft is de mailende sollicitant, directeur en aanbidder die niet overweg kan met dt’s nog steeds niet helemaal serieus te nemen.

Groetjes!

Om een e-mail af te sluiten, is het neutrale ‘met vriendelijke groet’ heel geschikt. Veel beter dan het bakvissige ‘groetjes’ dat je naar mijn smaak te veel ziet. Wanneer het ‘met vriendelijke groet’ echter een automatische handtekening is, in een afwijkende kleur of font, doet het onbeschaafd aan. Alsof de schrijver niet de moeite neemt om dag te zeggen. Of deze ‘met vriendelijke groet, Jan Jansen’ en dat Jan dan je echtgenoot is. Echt, ik heb het meegemaakt.

En tenslotte nog iets over de disclaimers onder aan mails van overheidsinstellingen en andere risico-averse bureaucraten:

“Elke gelijkenis met bestaande personen, gebeurtenissen, activiteiten, aangehaalde voorbeelden of namen van personen berust op louter toeval, de directie stelt zich bovendien niet aansprakelijk voor vermissing of diefstal van goederen en deze mail niet printen als je voor het milieu bent.”

Brrr, communicatie die niet bedoeld is om te communiceren. Mevrouw Kaatsburg zou er vast geen goed woord voor over hebben.

Belangenvereniging Beschaafd Mailen

Ik pleit hartstochtelijk voor herinvoering van zakelijk corresponderen bij Nederlands op de middelbare school. Leer de jeugd van tegenwoordig hoe het hoort in de mail. Tijd voor de belangenvereniging ‘Beschaafd Mailen’. Met mevrouw Kaatsburg in de raad van bestuur. Eens even googelen, misschien vind ik haar wel…

Désirée Battjes verwondert zich elke week op Frankwatching.com over online etiquette. Of juist het gebrek er aan. Want Facebook mag dit jaar dan tien jaar bestaan, weten wij allemaal inmiddels hoe het hoort op social media? Hoe heurt het eigenlijk in het virtuele? Tijd voor een online etiquette, met een flinke korrel zout. Vind jij er ook wat van? Kom maar op met die mening, daar wordt het internet alleen maar beter van. 

Foto intro met dank aan Fotolia