Een social intranet inrichten: hoe ga je om met content?

Eindelijk is het dan zo ver. Je gaat aan de slag met het inrichten van een social intranet. Alle voorgaande stappen heb je al doorlopen: je hebt de doelen bepaald, je hebt de doelgroepen in kaart gebracht, de leverancier/software is gekozen en het projectteam is samengesteld. Hoe ga je nu met die enorme bak content om uit het oude intranet?

En vooral: waar moet je beginnen? In dit artikel ga ik dieper in op het ontwerpen en het inrichten van een social intranet, met een focus op de content en de teamindeling. Dat is namelijk wezenlijk anders dan het ontwerpen en inrichten van een traditioneel intranet. Tijd voor actie!

Verschillende typen content op een social intranet

Op een social intranet heb je te maken met verschillende typen content. Globaal kun je de content opdelen in drie soorten.

1. Managed content

Dit is vaak corporate content die een afdeling als Communicatie of P&O beheert vanuit een Content Management Systeem (CMS), zoals organisatienieuws, procesinformatie of facilitaire informatie. Medewerkers kunnen reageren op deze content, maar kunnen de content niet zelf plaatsen, wijzigen of verwijderen. In vergelijking met een traditioneel intranet, zal de hoeveelheid managed content op een social intranet een stuk lager zijn.

2. User generated content

Hierbij gaat het om content die ontstaat uit dialogen en publicaties van medewerkers zelf, zoals microblogs en interactieve blogpages. Medewerkers kunnen deze content zelf plaatsen, wijzigen en verwijderen.

3. Automated content

Automated content komt vanuit externe applicaties. Denk hierbij aan Key Performance Indicators (KPI’s) die laten zien hoe een team of organisatie presteert, roosters en takenlijsten (uit bijvoorbeeld zaaksystemen).

Het is goed om te onderzoeken waar combinaties van contenttypes mogelijk zijn en waar ze elkaar verrijken. Het meest voor de hand liggende voorbeeld is de mogelijkheid om op nieuwsberichten te reageren en ze te ‘liken’, maar je kunt ook denken aan de mogelijkheid om vragen te stellen onder handboeken of protocollen.

Top-down en bottom-up

Voor de inhoud van een social intranet zijn er meerdere manieren om de contentstructuur te bepalen. De keuzes die je hier maakt zijn belangrijk, omdat je hier voor een groot deel vastlegt welk deel van het intranet top-down ontstaat en welk deel bottom-up. Verder biedt een social intranet je de mogelijkheid om content te laten ontstaan in teams. De afdeling ICT kan bijvoorbeeld handleidingen of instructies beschikbaar maken voor de organisatie door ze te delen in hun eigen team.

Het heeft over het algemeen nog wel onze voorkeur om voor een deel een traditionele navigatiestructuur te gebruiken, om met name die content te ontsluiten, waarbij het voor medewerkers van belang is om zeker te weten dat ze naar ‘de absolute waarheid’ kijken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan P&O-informatie of informatie over protocollen en werkvoorschriften.

Tags

Omdat informatie op deze manier wellicht wel wat verspreid kan raken, kan het slim zijn om gebruik te maken van tags als aanvullend zoek- en navigatiemiddel. Met behulp van tags kan je content rubriceren. Wanneer je tagging wilt gebruiken als navigatiestructuur, is het van belang om vooraf na te denken over een goede thesaurus (algemene woordenlijst) die leidend is bij het taggen van content. Dit betekent in de praktijk gezien dat medewerkers tags niet zelf kunnen aanmaken, maar dat zij tags moeten selecteren uit een vooraf bepaalde lijst.

Producten- en dienstencatalogus

Binnen veel organisaties zien we dat facilitaire informatie met behulp van tags gebundeld is onder één centrale producten- en dienstencatalogus. Op deze manier hoeft de eindgebruiker niet zelf te bedenken onder welke afdeling hij welke regeling moet zoeken.

Documenten

Het doel van je nieuwe social intranet is dat het voor medewerkers dé plek wordt waar ze informatie, veelal in de vorm van documenten, met elkaar delen. Vaak is één van de doelen dan ook om met het intranet de bestaande X-, Y- of Z-schijf te laten vervangen. Naast deze netwerkschijven zijn er vaak nog meer systemen en locaties waar documenten zijn opgeslagen. Denk hierbij aan een Microsoft SharePoint omgeving.

Om te komen tot een centrale en gestructureerde opslag van documenten is het daarom van belang dat al deze systemen ontsluiting vinden via het intranet, of in ieder geval doorzocht kunnen worden vanuit het intranet. Daarnaast zijn afspraken nodig over welk type document je waar opslaat en waar juist niet.

Content: wat nog wel en wat hoeft niet meer?

Door het beschrijven van de doelstellingen en het in kaart brengen van de wensen van je collega’s, weet je al welke content en functionaliteit moet terugkomen op het intranet. Maar hoe ga je om met de content die al stond op het oude intranet? En is deze content nog wel nodig als collega’s straks zelf veel meer kunnen publiceren?

Een contentaudit uitvoeren

Het uitvoeren van een contentaudit geeft je hierbij houvast. Een contentaudit helpt je met het in kaart brengen van de content van het oude intranet. Dit doe je in Excel of in Google Spreadsheets. Het klinkt misschien als een hoop werk, maar het levert je juist tijdwinst op doordat je duidelijkheid schept.

Om een goed beeld te krijgen van de content op het oude intranet, kun je de leverancier van het oude intranet vragen om een export van alle contentpagina’s te maken naar Excel. Vraag hierbij per content-item ook om de ‘datum laatst gewijzigd’, ‘aangemaakt op datum’ en eventuele gebruiksstatistieken mee te exporteren. Dit geeft je een totaaloverzicht van alle aanwezige content op het oude intranet.

Je kunt vervolgens per pagina een analyse maken en invullen wat er moet gebeuren met deze content. Moet de content mee naar het nieuwe intranet? En zo ja, waar krijgt het dan een plaats? In de traditionele navigatiestructuur of bij de teams? Per item vul je tevens in wie (op functieniveau) verantwoordelijk is voor deze content.

Op basis van deze contentaudit heb je een goed beeld van de kwaliteit en de hoeveelheid content van het oude intranet en wat hiervan straks overblijft op het nieuwe intranet. Tevens maak je helder welke content straks niet meer (centraal) wordt beheerd, maar juist moet ontstaan uit dialogen en publicaties van collega’s.

Indelen teamstructuur

Binnen een social intranet werken collega’s samen in teams. Er zijn allerlei manieren om tot een indeling van teams te komen. Denk bijvoorbeeld aan:

• Hiërarchische teams: deze teams volgen de organisatiestructuur, bijvoorbeeld teams van afdelingen en business units;
• Procesteams: medewerkers van verschillende afdelingen die samen in een bepaald proces werken, zoals het oplossen van reparatieverzoeken, verenigen zich in een team;
• Projectteams: medewerkers van verschillende afdelingen werken – eventueel zelfs met partners en klanten – samen in een team;
• Thematische teams: deze teams zijn geordend op interesse voor een bepaald onderwerp, zoals LEAN, marketing of hardlopen;
• Geografische teams: deze teams zijn geordend op locatie of vestiging;
• Functieteams: in deze teams zitten medewerkers die dezelfde rol of functie vervullen, bijvoorbeeld alle informatieadviseurs.
• Open en gesloten teams. Net zoals de groepen op LinkedIn, kunnen teams op een social intranet  zowel open (dus ook te bekijken en doorzoekbaar voor niet-leden van het team) als gesloten (alleen toegankelijk voor teamleden) zijn. Wij hanteren meestal het uitgangspunt ‘open, tenzij’.

Het kiezen van een teamindeling

Er zijn dus allerlei manieren om tot een eerste teamindeling te komen voorafgaand aan de lancering. Maar welke is handig om te kiezen? Moeten deze teams standaard open zijn of juist gesloten? En moeten medewerkers bij de start verplicht lid zijn van één of meerdere teams?

Start met open teams

In de praktijk blijkt het handig om inderdaad in ieder geval één teamindeling te kiezen om mee te starten en ervoor te zorgen dat iedereen lid is van één van de teams die vooraf worden aangemaakt. We adviseren meestal om niet met teveel teams te starten en te kiezen voor open teams.

Binnen een social intranet hebben medewerkers doorgaans de mogelijkheid om zelf teams te starten, dus na lancering ontstaat vaak een hele nieuwe structuur. Het is slimmer om deze dynamiek in goede banen te leiden, dan vooraf teveel in beton te willen gieten.

Bij veel organisaties zien we dat er ook niet-werkgerelateerde teams worden aangemaakt, zoals ‘Prikbord / Marktplaats’ of ‘Hardlopen’ of ‘Vrijdag Friet van Piet’. Het is in de regel niet nodig om hier veel afspraken over vast te leggen. Ter illustratie: binnen onze klantomgevingen is de verhouding tussen werkgerelateerde en niet-werkgerelateerde teams gemiddeld 98% om 2%.

Een succesvol social intranet

De inhoud van dit, voor het web bewerkte, artikel staat tevens beschreven in het vandaag verschenen boek ‘Een succesvol social intranet in een snel veranderende wereld’.

In dit boek helpen we organisaties op weg bij de ontwikkeling of verdere uitrol van een social intranet. Het boek bevat antwoorden op wat meer abstracte ‘waarom?’-vragen enerzijds, maar biedt ook concrete informatie en praktische tips.