Waarom ieder kantoor een tv met KPI dashboard nodig heeft

De directeur, het MT, de manager, maar hopelijk vooral de organisatie zelf, heeft grote plannen. “Sales moet meer offertes winnen, marketing meer klanten verleiden”, “de afdeling Financiën moet openstaande gelden sneller innen” en “we moeten iets met social.” In dit artikel wil ik een lans breken voor een tv-scherm op ieder kantoor.

Meten is weten

De teams die ermee aan de slag gaan, hebben goed uitgewerkte plannen om hun prachtige doelstellingen te realiseren. Dan is er ook nog iemand die roept dat “we iets moeten met BI business intelligence“, want “meten is weten.”

Tv op kantoor?

Als je aan de slag gaat met de formulering van de (K)PI’s van je organisatie, blijkt de brei aan data die informatie moet worden in tig systemen te staan. Gelukkig zijn er mooie BI-tools. Deze systemen zijn veelal complex en vooral bedoeld voor managementrapportages. Helaas zijn managementrapportages over het algemeen alleen inzichtelijk voor het management.

Haal je daarmee het beste uit de mensen die de prachtige plannen gaan uitvoeren? Ik denk het niet, en daarom wil ik een lans breken voor een tv-scherm op ieder kantoor. Die tv is niet bedoeld voor de wedstrijden van Oranje of de Olympische spelen, wat ik overigens niet een heel slecht doel vind, maar voor het presenteren van die (K)PI’s in een eenvoudig overzicht.

Welkom in de wereld van (K)PI dashboards!

Nu moet ik natuurlijk aan ‘het management’ gaan uitleggen waarom ik dit een goed idee vind. Ik denk dat je er de volgende zaken mee kunt bereiken.

1. Klant en bedrijf zijn dichter bij elkaar

Als iedereen in het bedrijf direct ziet wat er wordt getweet over en aan het bedrijf, dan is dat een geweldige stimulans voor de collega’s in de organisatie die hun werk goed doen. Tevreden klanten laten zich immers tevreden uit op social media.

Ook als er dingen niet goed gaan in het bedrijf, is dat voor iedereen inzichtelijk. In zo’n geval is de ‘sense of emergency‘ direct aanwezig en de veranderingsbereidheid groter. Ja, dat geldt ook voor een ING bij een storing met internetbankieren. Dat brengt ons bij punt twee.

2. Gedragsverandering

Stel, de afdeling Financiën besluit dat openstaande gelden voortaan niet in 40 dagen, maar in 30 dagen betaald worden. Op het dashboard staat iedere dag hoe lang facturen openstaan en in een grafiekje wordt weergegeven hoe dat gisteren en eergisteren was en wat de totalen zijn van de vorige maand. Iedereen wordt zich bewust van zijn of haar gedrag en wellicht durven mensen elkaar er zelfs op aan te spreken.

3. Resultaat van werk zien

Marketing heeft een geweldige social media- en contentstrategie bedacht. De Adwords-mannen en -vrouwen gaan aan de slag en de mensen in de organisatie gaan prachtige dingen schrijven. Er komt een social media policy en collega’s geven op Twitter, LinkedIn en Facebook aan waar ze werken en communiceren via deze media actief over hun werk. Dat levert de organisatie ongetwijfeld nieuwe bezoekers op de website op, waardoor de engagement toeneemt. Het werven van nieuwe collega’s wordt makkelijker en er komen zowaar nieuwe leads en klanten bij.

Iedereen in het bedrijf draagt hierdoor bij aan de zichtbaarheid en marketing van het bedrijf. Dan is het toch ook gaaf als iedereen mee mag genieten van de stappen die gezamenlijk gezet worden?

4. Bewustwording en betrokkenheid

Alle bovenstaande zaken dragen bij aan de bewustwording van de rol die je vervult binnen een organisatie en hoe jij bij kunt dragen aan de organisatie: je kunt meedenken, meedoen en de impact daarvan wordt zichtbaar. Een organisatie wordt een team die gezamenlijk werkt aan strategische doelen. Prachtig!

Goede KPI’s

Goede KPI’s komen voort uit doelen die smart zijn: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realiseerbaar en Tijdgebonden. Niet iedere prestatie-indicator is kritisch. Stel je voor dat je weet dat iedere 100 bezoekers op je website één bestelling opleveren. Dan kan je bijvoorbeeld het doel formuleren dat je 30% meer bezoekers in vier maanden tijd wilt realiseren, zonder dat de conversie lager wordt. Je KPI’s zijn dan het aantal bezoekers die je per periode krijgt (1) en het conversiepercentage van deze bezoekers (2).

PI’s die bij kunnen dragen aan meer bezoekers op je website zijn dan je bereik op Facebook (1), het sentiment daar (2) en de engagement (3), wat gezamenlijk leidt tot nieuwe bezoekers op je website. Mijn advies is: bepaal eerst duidelijk je doelen en daarna je KPI’s. Vervolgens wil je de juiste data presenteren aan de juiste gebruiker.

Een goed dashboard

Een goed dashboard is afgestemd op de gebruiker. Waar de afdeling Advies van ons fictieve bedrijf slechts het aantal bezoekers en offerteaanvragen wil zien, is het voor de afdeling Marketing relevant om ook het aantal Facebook-likes en het Facebook-bereik inzichtelijk te hebben. Schroom dus niet om meerdere dashboards te maken voor verschillende doelgroepen. Het is overigens een goed idee om een tool te kiezen die niet alleen op tv’s goed te bekijken is. Een dashboard dat je maakt voor een MT zal bijvoorbeeld ook vaak geraadpleegd worden op een tablet. Denk dan ook goed na over welke tool je gaat gebruiken voor het ‘dashboarding’.

Welke tools zijn handig?

Welke tools zijn hier handig voor? Ik zet er twee voor je op een rij:

Geckoboard

Geckoboard ondersteunt veel externe diensten waar je eenvoudig data uit kunt halen, zoals Twitter, Facebook, Mailchimp en Google Analytics. De widgets zijn over het algemeen beperkt aanpasbaar en je kunt de data niet altijd naar wens presenteren. Je kunt Geckoboard wel via XML externe data laten inlezen. En ook daar merk je de beperktheid van de standaard widgets. Ook kun je Excel-data inladen.

Marketing (en social media), Development, salesteams en supportteams hebben het meeste baat bij Geckoboard. Een Finance-afdeling komt er met deze tool wat bekaaid vanaf, en zal het met een Excel-koppeling en eigen geschreven koppelingen moeten doen.

Klipfolio

Klipfolio heeft veel minder standaardpakketten die je kunt koppelen. Wel gaan de koppelingen, zoals bijvoorbeeld die van Google Analytics, meer de diepte in.

Veel gebruikte databronnen zijn files, directe XML-koppelingen, Google Drive-bestanden, Google Analytics, Facebook (graph API en daarmee ook insights!), Dropbox, Box, Salesforce en een directe SQL-koppeling. Dat je direct tegen de Facebook Graph API aan kunt schrijven en SQL kunt praten tegen verschillende databasesystemen, maakt het pakket interessant. Ook heb je veel meer presentatievormen: tabellen, waarden, veel grafieksoorten, maar ook RSS-feeds en iframes.

Doordat er minder standaardkoppelingen zijn, ben je weliswaar langer aan het bouwen, maar doordat de bestaande koppelingen ‘dieper’ gaan, heb je wel veel meer controle over de soorten KPI’s en de presentatievorm daarvan. De door Geckoboard ondersteunde pakketten hebben namelijk vaak API’s die je vanuit Klipfolio direct kunt benaderen, alleen moet je je dan zelf door de API-documentatie worstelen.

Doordat de mogelijkheden van Klipfolio zo veel groter zijn, moet je goed nadenken welke KPI’s je wilt presenteren. Wat dat betreft is Geckoboard een prima start en een plek waar je kunt oefenen en de mogelijkheden kunt leren kennen. Klipfolio is dan de tweede stap. Er zijn overigens veel meer tools, maar de twee pakketten die ik hier bespreek zijn de webbased-systemen die het meest genoemd en gebruikt worden. Wil je meer de analysekant op, kijk dan ook eens naar Zoho reports. Wil je nog een stap verder, dan kom je in de Qlikview-hoek, maar daar horen andere tarieven en trainingen bij.

Welke is beter?

Ik kan niet zeggen of A of B beter is. Onze Development-afdeling maakt gebruik van een aantal tools en deze kunnen standaard allemaal aan Geckoboard gekoppeld worden. Voor ons Development-team is Geckoboard dus prima. Onze afdeling Advies, de mensen van marketing en communicatie en de helden van Finance, maken gebruik van systemen die we goed via een MYSQL-koppeling kunnen ontsluiten. Daar kiezen we dan ook voor Klipfolio.

Tv en beugel

Nu wordt het leuk, we mogen gaan shoppen! Na veel testwerk blijkt de gemiddelde browser van een Smart TV niet krachtig genoeg om een dashboard weer te geven. Koop dus een goedkope LCD- of LED-tv met goede kijkhoeken. Bij dashboards geldt ‘bigger is better’. Je moet het op afstand kunnen lezen en dus is 47” geen gek formaat. Bezuinig niet te snel op de muurbeugel. Kantelbaar en draaibaar betekent dat iedereen het scherm goed kan zien.

Groots met een beamer

Heb je echt grote plannen, dan kun je ook kiezen voor een beamer. Kies een beamer met een ondersteuning van ‘beeldoverdracht via netwerk’, bij voorkeur via WiFi. Dan kan de pc die het KPI-dashboard tevoorschijn tovert, in iedere ruimte staan. En als je dit via WiFi doet, scheelt het je net als bij de tv kabels trekken. Zorg bij een beamer voor een goed projectiescherm. Kantoren zijn vaak goed verlicht en dan kan een dergelijk scherm het verschil maken.

Hoe meer ANSI-lumen, hoe helderder de beamer. Een beamer staat de hele dag aan en een lamp van een beamer heeft een maximum aantal branduren. Ook iets om op te letten bij de aanschaf. Verder wordt die lamp warm en dat moet gekoeld worden. Dat gebeurt met interne ventilatoren en die zorgen voor geluid. Veel achtergrondgeluid zorgt voor meer onrust, mensen gaan er harder van praten en leiden daarmee anderen sneller af. Slecht voor de productiviteit, dus houd het aantal decibel van de beamer zo laag mogelijk.

Stroomverbruik

Let zowel bij de beamer als bij de tv even op het stroomverbruik. Deze apparaten staan waarschijnlijk meer dan acht uur per dag aan. Dat voel je op kantoor zelden in je bedrijfsportemonnee, maar hier kun je wel MVO-punten scoren. Edge-LED is voor tv’s de meest zuinige schermtechniek.

Je dashboard weergeven op tv

Om je dashboard op je zojuist gekozen tv te laten zien, heb je drie opties:

Tv via WiFi aansturen

Optie één is een apparaatje waarmee je de tv via WiFi als monitor van een computer kunt gebruiken. Het leuke is dat de tv dan ook voor andere doelen te gebruiken is. Netgear Push to TB en Veebeam zijn voorbeelden van apparaten die dit kunnen. Een ander voorbeeld, waar ik persoonlijk erg gecharmeerd van ben, is de Google Chromecast. Deze sluit je direct aan op de HDMI-poort van je tv en op dat moment kan je vanuit de Chrome-browser beelden naar een tv sturen. De Chromecast is niet officieel in Nederland verkrijgbaar, maar voor iets meer dan € 50,- krijg je hem toegestuurd.

Een andere mooie oplossing is een Raspberry Pi met WiFi-dongle aan je tv knopen. Hier maken wij zelf gebruik van, een oplossing voor de gevorderde nerd. De kosten zijn ongeveer € 75,-. Wij maken gebruik van Raspbian, een besturingssyteem voor de Pi. Zodra de tv aan gaat, wordt de Raspberry Pi opgestart, omdat deze stroom krijgt via USB van de tv. Na het opstarten wordt een browser gestart die UZBL heet, die ondersteuning biedt voor het uitvoeren van Javascript op websites. Hiermee logt de Pi automatisch in op ons Klipfolio-dashboard.

Tv aansturen via Mediaplayer

Optie twee is het aansluiten van een Mediaplayer of soortgelijke dienst. Deze moet beschikken over een volwaardige browser en echt toegang tot internet (niet alleen een Appstore) hebben.

Een pc koppelen via kabel

Optie drie is het koppelen van een oude Netbook, laptop of computer aan de tv.

Doen!

Veel succes met het bepalen van je doelen, de daarbij behorende KPI’s, het inrichten van het dashboard en het ophangen van tv’s en beamers. Heb je waardevolle toevoegingen? De reacties hier onder staan open! Speciale dank aan Ester Teunissen (baas Flipperkast) van Concept7 voor de inspiratie en Melle Renema van De Beste Koffie voor de crash course Klipfolio en Analytics voor gevorderden.

Foto intro met dank aan Fotolia