Hoe TEDxAmsterdam live event content organiseert

TEDxAmsterdam, dat is toch van Ideas Worth Sharing? Inderdaad, maar zonder dat ‘sharing’ weet vrijwel niemand van de ideeën van sprekers af. Hoe doet het contentteam dat? Als live reporting coördinator en voormalig hoofdredacteur neem ik je graag mee voor een kijkje in de contentkeuken van TEDxAmsterdam.

De cijfers

Met de groei van het evenement in bekendheid, populariteit (12.000 mensen op de wachtlijst) en aantal bezoekers (1.000) is ook het contentteam gegroeid. Waar er in 2010 nog 6 mensen alle blogs en social media verzorgden met beeld van 2 fotografen, waren er in 2013:

• 12 live bloggers
• 2 eindredacteuren
• 3 specialisten voor social media (van SocialInc.)
• 2 videobloggers (voor YouTube-beschrijvingen en meer)
• 8 fotografen
• 1 beeldcoördinator
• 1 overall coördinator

Wat dit contentteam geproduceerd heeft?

• 43 artikelen;
• 1772 foto’s, waarvan 4 panorama’s;
• 55 unieke teksten voor bij de video’s, waarvan 33 Talks en artiesten, 10 interviews en 12 behind-the-scenes-verhalen.

Al deze content zou niet tot stand kunnen komen zonder de inzet van meer dan 120 vrijwilligers die het evenement produceren. Van het sprekersteam dat de programmering en alle zaken daaromheen regelt en het experience team dat voor verrassende ervaringen voor bezoekers zorgt, tot de bijzondere 3D-lichtprojectie die door de technische productie tot in de puntjes is opgezet. Het contentteam probeert recht te doen aan alle inspanningen die de vele vrijwilligers, partners en sprekers verrichten door mooie verhalen te vertellen.

De planning

Hoe organiseer je de live content van een evenement als TEDxAmsterdam? Plannen, puzzelen en preproduceren zijn de toverwoorden. We bedenken van tevoren wat voor content er allemaal komt door te overleggen met alle andere teams wat zij organiseren. Dan is het een kwestie van inschatten of het interessant is voor mensen buiten de zaal – zo ja, is dat dan vooraf, tijdens, of achteraf? En in welke combinatie van tekst, foto en video gaat dat onderwerp belicht worden? In deze fase van preproductie ben je als live reporting coördinator vooral bezig informatie bij elkaar te sprokkelen en op een handigere manier opnieuw te verpakken.

Daarbij komt nog dat we uitsluitend met vrijwilligers werken, dus geen op elkaar ingespeelde redactie. Daarom konden de bloggers en eindredacteuren terugvallen op fool proof handleidingen over WordPress (we hadden net een week een nieuwe website), over de ideale opbouw van een live artikel in de stijl van TEDxAmsterdam en over een stappenplan voor de videobloggers.

Live evenement zoals TEDxAmsterdam: alles kan mis gaan

Goed, dan hebben we een planning en weten we dat er dingen last minute kunnen veranderen. Hoe ga je daar tijdens het evenement mee om? Het scheelt als je de verwachtingen hierover managet: dus aan de ene kant beloof je dat er bij grote wijzigingen geen, geen goed, of geen snel artikel kan worden geproduceerd. Aan de andere kant bereid je het contentteam voor op de grootst mogelijke ramp en vraag je om extreme flexibiliteit. Het is heel belangrijk voor alle betrokkenen om zo snel mogelijk kwalitatief werk te leveren en dat is zelfs met zo veel voorbereiding hard werken. Eén van de meest gewaardeerde sprekers dit jaar vertelde uitgebreid over stamceltechnologie en dat is geen onderwerp waar je eenvoudig begrijpelijk over kunt schrijven.

Contentplanning: legpuzzel voor gevorderden

Ondertussen is de contentplanning een legpuzzel voor gevorderden geworden. Iedereen die wel eens een evenement met meer dan 4 sprekers heeft georganiseerd, herkent wat ik bedoel: tot het laatste moment wijzigen tijdstippen, personen en onderwerpen. Zo stond vorig jaar een grote act vast in de file – je verzint het niet – maar dan moet dus alles worden omgegooid.

Wat bloggers betreft: idealiter plan ik mensen in op 1 artikel per sessie. Dan kun je dus niet een TED Talk aan het einde van sessie 1 en begin sessie 2 verslaan. De persoonlijke voorkeuren van bloggers zijn ook belangrijk. Niet alleen uit softe overwegingen, maar de artikelen worden er stukken beter van. Dit jaar was het team groter dan ooit met bijna 30 enthousiastelingen en hoefde iedereen gemiddeld minder stukken te schrijven, wat volgens mij de kwaliteit ten goede is gekomen. Dat betekende dat sommige bloggers een hele sessie niets anders te doen hadden dan het selecteren van bijvoorbeeld de ‘best photos of session 2‘ en ruimte hadden om in te vallen waar nodig. Dat bleek alleen aan het einde van de dag nodig te zijn, toen we met 6 teamleden nog tot 21.30 hebben doorgewerkt om losse eindjes aan elkaar te knopen.

De organisatie

Het contentteam zou dit niet kunnen organiseren zonder Google spreadsheets en Dropbox. Dit geheime wapen is ooit bedacht door het productiegenie van Live Solutions, Xander Kranenburg, omdat hij toch alle presentatiematerialen aangeleverd krijgt en op één plek moest opslaan waar meerdere mensen bij kunnen. Sinds de derde editie in 2011 delen we deze map met iedereen die bezig is content te maken over het evenement.

Naast de gangbare manieren om een artikel voor te bereiden, zoals online onderzoek, de korte biografieën op onze site en de teksten van het programmaboek, is het erg handig om iemands slidedeck bij de hand te hebben. Sommige sprekers typen zelfs hun hele verhaal uit, ideaal! In tegenstelling tot TED in Amerika (waar sprekers 3 maanden van tevoren hun materiaal af moeten hebben) gebeurt het hier nog wel eens dat een spreker 20 minuten van tevoren persoonlijk een usb-stick afgeeft met een geüpdatete versie.

Tot slot probeert iedereen uit het contentteam bij de repetities te zijn waar sprekers de laatste aanpassingen oefenen met hun sprekerscoaches. Bovendien is het nog gezellig ook, en kun je in zo’n informele omgeving verrassende quotes krijgen.

Controle na publicatie

Het team van fotografen heeft binnen 15 minuten hun foto’s naar Flickr geüpload. De beeldredacteur kiest dan wat er van private naar public gaat en dat beeld is vervolgens voor iedereen tegelijkertijd beschikbaar: ons contentteam, de pers en de rest van de wereld. Zodra er foto’s beschikbaar zijn, kan de blogger zijn of haar artikel live zetten en de eindredacteuren inlichten. Ja, je leest het goed: we hebben eerst gepubliceerd en daarna pas een controle erop gedaan. Doordat de meeste artikelen al vóór de grootste stress van het livemoment in concept geschreven zijn, was daar al een keer naar gekeken.

Overleggen in het Concertgebouw zat er trouwens niet in: met die wereldberoemde akoestiek hadden 1.000 mensen ons gefluister over de titel van een blog haarscherp kunnen volgen. We kozen voor een geheime Facebook-groep. Daar zaten 21 teamleden in en zo konden we de hele dag razendsnel schakelen, zonder extra geluid te produceren bovenop het getik op alle toetsenborden.

Extra content: infographic voor het 5-jarige bestaan TEDxAmsterdam

Als extraatje hebben we een infographic gemaakt om het 5-jarig bestaan van TEDxAmsterdam te vieren. Het laatste onderdeel hiervan gaat over de Award-winnaars. Pas op de dag zelf wisten we wie volgens de vakjury de prijs zou winnen en een Talk op het podium mocht houden. Dit hoorden we niet veel eerder dan het publiek en dus kon de totale infographic pas op het laatste moment afgemaakt en gepubliceerd worden. Om naar dit hoogtepunt toe te werken, hebben we de infographic 5 dagen lang in 5 kleine stukken op social media en de site gedeeld.

Conclusie: wat kun jij ermee

Het grootste geheim van het delen van ideeën op een TEDx-evenement zit hem in de voorbereiding: zowel de planning als de inhoud van content – kies dus van tevoren waar je wel en niet over praat en houd ruimte over voor spontane verhalen. Toegang tot alle bronnen is onmisbaar, met name de presentaties en repetities – als je vanuit een organisatie communiceert, hoor je alles te weten. Wat mij persoonlijk betreft is het fijn om te kunnen vertrouwen op ervaren schrijvers – werken met zelfstandige professionals scheelt veel voorbereidingstijd. En bij uitzondering wint digitale communicatie in een chatgroep het soms van face-to-face overleg.