Papierloos werken: loopt Nederland voor op Duitsland?

Op Nederlandse kantoren komt veel minder uit de printer rollen dan op de kantoren van onze oosterburen. Nederlandse werknemers printen gemiddeld 9 pagina’s per dag, terwijl Duitse collega’s gemiddeld aan 25 pagina’s komen. Duitsers printen daarmee maar liefst 178% meer dan Nederlanders. Dat blijkt uit een onderzoek naar de houding van werknemers ten opzichte van papierloos werken.

Het Nieuwe Werken

Door de technologische vooruitgang en de rol van mobiele devices in ons dagelijks leven, is het interessant om te kijken of en hoe deze ontwikkeling ‘benut’ wordt tijdens het werk. De term ‘Het Nieuwe Werken’ komt hier al gauw om de hoek kijken. Daar is al veel over geschreven en de algemene afwegingen om wel of niet mee te doen met deze moderne werkstijl zijn min of meer algemeen bekend. Maar hoe zit dat precies met het werken met mobiele devices (laptop, tablet, smartphone) in verhouding tot het gebruik van papier?

Is HNW juist een voorwaarde, een doel of gewoon een goede reden om flexibel, dus tijd- en plaatsonafhankelijk te werken? Is werken op een mobiele device makkelijker dan werken met papier? Of maakt het uitprinten en laten zien van papier meer indruk?

Papierloos werken en mobiel internetgebruik op de werkvloer

Om op deze en meer vragen antwoord te geven hield Viadesk in de zomer een onderzoek (PDF) naar papierloos werken. Aan het onderzoek deden 309 Nederlanders en 584 Duitsers mee. Dit heeft interessante inzichten en behoorlijke verschillen tussen de buurlanden opgeleverd.

Realistisch?

Nederlanders blijken een papierloos kantoor een veel aantrekkelijker vooruitzicht te vinden dan de Duitsers. Bijna 75% van de Nederlandse werkenden lijkt het een prettig idee om een werkomgeving te hebben waarin het gebruik van papier zoveel mogelijk verminderd is. Bij de Duitsers is dat iets meer dan de helft (57%). De vraag of professionals een papierloos kantoor ook realistisch achten, laat een veel groter verschil zien: onder Duitsers is het geloof in een papierloze werkomgeving beperkt (38%), terwijl een grote meerderheid van de Nederlanders het fenomeen wel als een realistisch vooruitzicht beschouwt (85%).

Mobiel internetgebruik: Nederland en Zweden aan kop

Laten we eerst eens kijken naar cijfers van het CBS over mobiel internetgebruik in de jaren 2007 tot 2012. Omdat hier ook een vergelijking wordt gemaakt tussen Europese landen, kan de parallel getrokken worden naar Nederland-Duitsland op het gebied van papierloos werken. De cijfers van het CBS zeggen het volgende over mobiel internet:

“Nederland heeft (met Zweden) het hoogste percentage internetters van de Europese Unie (94 procent). Met mobiel internetgebruik komt Nederland met een aandeel van 56 procent ruim boven het EU-gemiddelde van 35 procent uit, maar Zweden, Denemarken en het Verenigd Koninkrijk overtreffen Nederland op dit punt. Van de buurlanden is het lage aandeel (31 procent) van mobiel internet in Duitsland opvallend.”

Papier productiever en gewichtiger?

Kijkt het CBS ook naar mensen die werken? Ja. Het CBS constateert dat deze groep anderhalf keer zoveel gebruik maakt van mobiel internet als niet-werkenden. Dit kan een verklaring zijn voor het feit dat papierloos werken ‘mede mogelijk wordt gemaakt door’ de toename van het mobiele internetgebruik.

Het verschil tussen Nederlanders en Duitsers kan verklaard worden doordat Duitsers  praktische en emotionele bezwaren hebben tegen werken op een digitaal apparaat. Zo geven zij de voorkeur aan papier om samen te werken aan documenten en geeft papier hen een productiever en ‘gewichtiger’ gevoel.

Overeenkomsten

Zowel de Nederlanders als de Duitsers die positief zijn over papierloos werken, vinden dat zij via tablet, laptop en smartphone makkelijker documenten kunnen delen en bewaren. En hoe meer zij geloven dat papierloos werken leidt tot een betere privé-werkbalans, hoe aantrekkelijker en realistischer zij het papierloze kantoor vinden. Zowel voor Nederlanders en Duitsers in dit aspect bepalend. Werknemers die een papierloos kantoor niet zien zitten, zijn vooral bang dat een dergelijke werkomgeving zal leiden tot een overdaad aan (digitale) informatie.

Printen blijft nodig

Zowel een meerderheid van de Duitsers (67%) als van de Nederlanders (64%) is het erover eens dat incidenteel printen nodig blijft, ook al werkt men in een papierloos kantoor. Werknemers uit beide landen vinden dat papier makkelijker werkt als er aantekeningen gemaakt moeten worden, bijvoorbeeld tijdens een vergadering. Dat lijkt logisch, ondanks dat er steeds meer apps zijn die dit digitaal heel makkelijk maken, denk aan iAnnotate of Goodreader.

Als men op ongebruikelijke plaatsen moet werken, zou je verwachten dat het papier alleen maar ongemakkelijk is ten opzichte van alles bij elkaar op de tablet. Toch vinden Duitsers dat papier handiger is om bijvoorbeeld onderweg of in een vergadering mee te werken. Nederlanders gaan in deze gevallen juist wel voor een mobiel apparaat.

Nederlandse kantoren milieuvriendelijker?

Op basis van de resultaten veronderstelt het onderzoek dat Nederlanders verder zijn dan hun oosterburen als het gaat om papierloos werken en het gebruik van mobiele apparaten voor zakelijke doeleinden. Daarmee lijken Nederlandse kantoren milieuvriendelijker te zijn dan kantoren in Duitsland.

De cultuur van een land

De conclusie van dit stuk is natuurlijk te kort door de bocht. Er zijn veel meer aspecten op basis waarvan je kunt zeggen of een bedrijf, het kantoor en haar werknemers milieuvriendelijk zijn. Toch is het opvallend dat een land als Duitsland, dat duurzaamheid hoog op de agenda heeft staan, nog weinig gebruik lijkt te maken van steeds meer ingeburgerde middelen om daarmee papier te sparen. En natuurlijk ook kosten en tijd. Welke invloed heeft bijvoorbeeld de cultuur van een land op dit gedrag? Om dit te weten te komen zullen we inhoudelijk dieper in moeten gaan op de uitkomsten van dit onderzoek.

Wat zou een goede verklaring voor de uitkomsten van het onderzoek kunnen zijn?

Foto intro met dank aan Fotolia.