7 onmisbare voorbereidingen bij een live webinar

Online video heeft in tien jaar tijd een stormachtige ontwikkeling doorgemaakt. In 2003 was de bandbreedte van de meeste internetgebruikers nog zo laag dat ‘online video’ betekende dat je heel lang moest wachten totdat een .mpeg-bestand was gedownload.

Online video: alles is mogelijk

Dankzij YouTube raakten we gewend aan het afspelen van video’s in onze browser. Nu we weer jaren verder zijn, en zelfs de meeste mobiele verbindingen goed genoeg zijn om goede kwaliteit video’s af te spelen, worden de mogelijkheden van online video eigenlijk alleen maar beperkt door onze creativiteit. Alles is mogelijk: video-bellen, dramaseries streamen, noem maar op.

Live streamen is zo’n toepassing van online video waar bedrijven nog veel uit kunnen halen. Er worden veel evenementen georganiseerd en door beelden online live uit te zenden (en de mogelijkheid te bieden om ze later terug te kijken) vergroot je het bereik enorm. Ook is het natuurlijk mogelijk om, los van een fysiek evenement, webinars te organiseren waarin je specifieke kennis deelt. Het is niet verwonderlijk dat de aanbieders van streamingdiensten als paddenstoelen uit de grond schieten – zelfs sociale netwerken als Google+ en Facebook mengen zich erin.

De drempel om live streaming in te zetten wordt dus steeds lager. Dat betekent echter niet dat het ook eenvoudig is of dat er geen voorbereiding voor nodig is. Daarom: 7 vragen die je jezelf moet stellen voordat je aan de slag gaat met een live webinar.

1. Wat is het doel?

Het klinkt voor de hand liggend, maar toch wordt ‘De Vraag Aller Vragen’ vaak overgeslagen als het gaat om live streaming: wat wil je er eigenlijk mee bereiken? Is dat het delen van kennis, een (product)demonstratie verzorgen en/of kosten besparen? Bedenk ook hoe je deze doelstellingen concreet en meetbaar kunt maken zodat ze centraal blijven staan in de verdere ontwikkeling van het programma.

2. Wie is de doelgroep?

Het bereik van online video events kun je vergelijken met het bereik van fysieke evenementen. Als je bijvoorbeeld verwacht duizend online kijkers te trekken, ga dan na of je ook in staat bent om duizend deelnemers naar een fysieke eventlocatie te krijgen, met dezelfde inspanningen.

En ga na of je online doelgroep bereikbaar is en of ze al ervaring hebben met het volgen van live online video. Als dit niet het geval is, dan is de kans groot dat deelnemers vragen gaan stellen over de techniek. Hierop moet je voorbereid zijn. Je zou er dan voor kunnen kiezen om tijdens de uitzending een telefonische helpdesk in te zetten om je gebruikers en deelnemers te woord te staan.

3. Wanneer bereik je je doelgroep?

Na het vaststellen van de doelgroepen, doelen en boodschappen is het natuurlijk van belang dat het online event onder de aandacht wordt gebracht. Net als bij fysieke evenementen kun je daar het beste tijdig mee beginnen. Maar omdat mensen ook op het laatste moment kunnen besluiten om aan te haken bij een online uitzending, kun je de promotie door laten lopen tot het laatste moment. Promoot dan ook zeker de dag vantevoren of vlak vantevoren je webinar nog. En zelfs daarna is dat nog slim, als de uitzending tenminste on demand terug te kijken is.

4. Moeten kijkers zich registreren?

Door deelnemers om informatie te vragen voordat ze een webinar kunnen bekijken, loop je het risico dat je een (te hoge) drempel opwerpt. Ben daarom kritisch als het gaat om het verzamelen van gegevens van deelnemers en stem dit af op het soort event en je doelstellingen.

Indien je als organisator meerdere events aanbiedt, zorg er dan voor dat kijkers zich direct voor meerdere uitzendingen kunnen inschrijven en dus zo min mogelijk handelingen hoeven te verrichten om deel te nemen. Maak het, kortom, zo makkelijk mogelijk voor de kijker.

5. Is de techniek in orde?

Smartphones en tablets worden steeds meer gebruikt om video te bekijken. Het is daarom belangrijk om te controleren of je live stream op de meest gangbare devices kan worden bekeken. Niet alleen op laptop en pc, maar ook op mobiele apparaten. Zorg er ook voor dat een goede verbinding aanwezig is op de plek vanaf waar je de uitzending doet (de fysieke eventlocatie bijvoorbeeld) en doe voor de zekerheid vooraf altijd een test.

6. Wie zorgt voor de redactie?

Een goede voorbereiding is het halve werk. Laat niets aan het toeval over. We hebben het hier over een live uitzending, dus er is weinig ruimte om fouten te herstellen. Maak daarom een draaiboek dat de periode vanaf opbouw tot en met de publicatie van de on demand-versie beslaat. Essentieel hierbij is de redactie, die tot in de detail de exacte inhoud van het programma bepaalt.

Aan de hand van voorgesprekken met de sprekers en gasten wordt het gehele programma samengesteld. Deze stelt ook vast of er met zogenaamde ‘instarts’ wordt gewerkt. Dit zijn korte videoreportages die vooraf zijn opgenomen en tijdens het live event worden getoond. De vormgeving van het programma, de leader, de titels en de instarts moeten op elkaar afgestemd te zijn om beste resultaat te behalen. De producent zorgt ervoor dat alle benodigde technische voorzieningen en crew worden gereserveerd voor de uitzending. De webcast engineer is verantwoordelijk voor de uitzending van de beelden via internet.

7. Is er interactie mogelijk?

Een van de redenen die kijkers hebben om een uitzending live te volgen, is de interactiemogelijkheid.
 Denk hierbij aan de mogelijkheid tot het stellen van vragen of het meedoen aan polls of enquêtes. Juist wanneer er interessante woordvoerders deelnemen in de uitzending is het voor kijkers extra interessant om live te kijken en te discussiëren met de aanwezige experts. Geef deze interactiviteit een plaats en maak het een onderdeel van het programma. Om de interactie goed vorm te geven, staat de presentator of spreker tijdens de uitzending in contact met de redactie.

Na afloop…

Na afloop van een live stream staat nog één vraag centraal: wat vonden de kijkers ervan? Om een goede indruk te krijgen van de ervaringen van kijkers, is het aan te raden om hen na afloop van de uitzending te vragen om een (online) evaluatieformulier in te vullen. Vraag om feedback en monitor in hoeverre het online event actief is bekeken. Pas dan kun je beoordelen of je het antwoord op vraag 1 ook hebt gehaald.

Heb ik nog belangrijke zaken gemist? Of heb jij nog andere tips voor een goede voorbereiding van een live webinar? Deel ze dan graag in een reactie hieronder. Ik ben benieuwd!

Foto intro met dank aan Fotolia