Hoe introduceer je Yammer? Succesvolle activatie in 10 stappen

Van alle interne sociale media tools is Yammer in Nederland nog altijd marktleider. Maar hoe rol je het platform uit binnen je organisatie? Bij verschillende organisaties heb ik activatiecampagnes mogen begeleiden om door trial and error tot een fijne werkwijze te komen. In dit artikel deel ik praktische tips.

In dit artikel artikel ga ik niet in op het voortraject, waarin je met het projectteam de keuze voor Yammer maakt. De voors en tegens bij die afweging kan ik beter in een apart artikel bespreken. Voor dit moment sta ik stil bij het activatieproces. Hoe krijg je je collega’s aan het yammeren?

1. Start met een pilot

Social media worden ook anno 2013 nog wel eens met scepsis onthaald, soms ook binnen het management team. Wat helpt is om Yammer in eerste instantie als pilot een kans te geven. “Het is gratis, er zijn veel bruikbare use cases (pioniers waren o.a. Deloitte, Rijkswaterstaat en Capgemini) dus laten we het eens uitproberen.” Maak voor de start van de pilot met je MT afspraken over het vervolg. Bijvoorbeeld dat je overgaat op de aanschaf van Yammer (of vergelijkbare software) als de pilot een succes blijkt.

In het ideale geval presenteer je Yammer vervolgens aan een groep medewerkers van wie je enige affiniteit met social media verwacht, denk aan communicatieadviseurs. Moedig deze medewerkers aan om tijdens die bijeenkomst actief te yammeren vanaf hun telefoons. Tijdens de bijeenkomst kun je de berichten live tonen in een Yammerfall. Dit is een leuke manier van presenteren.

In de dagen daarna leun je rustig achterover. De mond-tot-mondreclame doet na een goede presentatie vrijwel altijd zijn werk.

2. Organiseer je fans

Als het platform qua ledental gewicht begint te krijgen, is het zaak de meest actieve gebruikers – de fans – te organiseren. Betrek ze bij je plannen. Dit kun je het beste doen door een speciale meeting met hen te beleggen, waarin je niet alleen wat komt brengen (informatie), maar zeker ook wat komt halen. Als de fans achter je plannen staan, worden zij vanzelf de ambassadeurs van je boodschap.

Die ambassadeurs heb je hard nodig. Zij hebben immers meer invloed op hun directe collega’s dan jij ooit zult krijgen.Na de meeting is het zaak je ambassadeurs ook online te organiseren. Richt een besloten groep voor ze op in Yammer. In die groep kun je ze blijvend betrekken bij de gang van zaken en de uitdagingen waar je – samen met hen – voor staat. Hiermee geef je je ambassadeurs een zekere status die erg motiverend kan werken.

3. Verstevig je business case

Zoals gezegd gaat dit artikel uit van de situatie waarin je akkoord hebt van je MT om je collega’s online te verbinden via een gratis pilot met Yammer. Het is belangrijk dat je je directie op de hoogte houdt van de ontwikkelingen. Uiteraard bericht je in MT-meetings over het toegenomen aantal leden, de toegenomen activiteit en de succesverhalen van medewerkers die op het platform een antwoord kregen op hun vraag.

Het verzamelen van deze informatie is belangrijk voor de vorming van een business case voor de aanschaf van betaalde software. Dit is een logische tweede stap, omdat de gratis versie van Yammer nogal wat beperkingen kent. Zo kun je alleen in de betaalde versie gebruiksvoorwaarden toevoegen, beheer uitvoeren en statistieken zien.

4. Zet de directie in een voorbeeldrol

In je pogingen om je collega’s te activeren, zul je merken dat het aantal actieve leden waarschijnlijk ergens tussen de 5 en 10% van het totaal blijft hangen. Dit is volkomen normaal. Alles boven de 10% is een prestatie van formaat. Onmogelijk is het echter niet, maar dan heb je wel goed voorbeeldgedrag van het management nodig. Veel medewerkers zijn namelijk bang om iets te posten, of voelen zich onvoldoende aangemoedigd. Zij wachten op ‘een teken van boven’.

Goed voorbeeld doet dus volgen. Maar waarom zou je manager actief yammeraar willen worden? Benadruk de voordelen, zoals:

• Op Yammer zie je wat er speelt in de organisatie.
• Yammer biedt de mogelijkheid te zien welke sentimenten er leven rond belangrijke managementthema’s.
• Actief participeren op Yammer draagt bij aan een transparante managementstijl.
• Yammer biedt een laagdrempelig podium voor het verspreiden van je boodschap. Bovendien spaar je de tijd en geld van een bijeenkomst uit.

Tip: organiseer een YamJam

Wil je de directie in één klap in het middelpunt van het platform zetten? Organiseer dan een YamJam; een online spreekuur op Yammer. Vraag de directie om voorafgaand aan de YamJam een mail te sturen aan het middenmanagement met het uitdrukkelijke verzoek om, samen met hun teams, deel te nemen aan het spreekuur. Mijn ervaring leert namelijk dat met name het middenmanagement wel een extra duwtje kan gebruiken…

5. Aandacht voor details

Hoera! Het is je gelukt. De directeur zit op Yammer. Maar kijk nog even goed. Is zijn/haar profiel goed ingevuld? En gaat hij of zij zelf yammeren, of mag de secretaresse dat gaan doen? Dat laatste is natuurlijk uitgesloten. Medewerkers hebben het meteen door wanneer berichten van de directie niet authentiek zijn. Hun yams slaan dan als een boemerang terug in het gezicht.

Op het moment dat je de directie inzet om een voorbeeldrol te vervullen, moet – kortom – alles kloppen. Maak ook niet de vergissing te licht te denken over het organiseren van een YamJam. YamJams kennen in de regel een dermate chaotisch verloop, dat het hopeloos in de soep loopt wanneer je vooraf geen goed script heb gemaakt – én afgestemd! En zelfs dan nog kan er nog veel misgaan. Meer hierover in een volgend artikel.

6. It’s (still) in the mix

Posters, presentaties, een intranetbericht en een stukje in het personeelsmagazine. Het zijn allemaal middelen die je helpen om al je collega’s te informeren over de mogelijkheden die Yammer biedt en de plannen die het MT ermee heeft. Maak gebruik van deze online en offline mogelijkheden. De kracht zit hem in de mix en in de herhaling. Bij Rijkswaterstaat lieten we zelfs een uitlegvideo ontwikkelen die prominent op het intranet verscheen. Deze video is inmiddels door vele organisaties in binnen- en buitenland gekopieerd.

Tip: vergeet de kracht van een presentatie niet

 Denk erom dat je de doelgroep niet alleen via papier en beeldscherm benadert. Je mist dan de impact die een presentatie heeft. Je onthoudt jezelf bovendien ook de nodige lessen. De reacties die je tijdens een presentatie krijgt, laten je namelijk duidelijk zien welke vragen en sentimenten rond Yammer in de organisatie leven.

7. Presenteer

Ga je presenteren, bereid je dan goed voor:

• Zorg dat jevoor de groep staat met een boodschap van het MT.
• Bereid de meest voor de hand liggende vragen over privacy en veiligheid voor. De website van Yammer vertelt hierover een goed verhaal dat je direct in je presentatie kunt verwerken.
• Houd voldoende tijd over voor praktische uitleg. Mijn ervaring is dat iedereen pas echt rechtop gaat zitten op het moment dat je Yammer opent en je laat zien hoe bijvoorbeeld de e-mailsettings aangepast kunnen worden.
• Maak gebruik van je ambassadeurs.

Tip: betrek actieve Yammer-gebruikers

Stel ergens in je presentatie de vraag wie al veelvuldig gebruik maakt van Yammer. Haal die personen naar voren en vraag hen om hun tips en trucs te delen met de groep. Die laatste tip gaat je veel tijd besparen. Na een paar presentaties zul je namelijk gaan merken dat je in de organisatie voortaan als mr(s). Yammer te boek staat, met als gevolg dat werkelijk iedereen met Yammer-vragen naar jou komt. Door heavy users naar voren te schuiven als experts, ontzie je jezelf.

8. Ben de reisleider

Nog één belangrijke uitsmijter dan. Tijdens je presentatie ga je weerstand ontmoeten. Laat je hierdoor niet van de wijs brengen, maar hou je tijdens de presentatie aan de wetten van de reisleider. Zoals in elke tourbus zitten ook in jouw presentatiegroep één of twee criticasters die een rotsvaste, negatieve overtuiging hebben. Heb vooral niet de illusie dat je hen gaat overtuigen. Probeer het niet eens, het is verspilde energie.

Parkeer liever hun vragen en bied aan om daar na afloop van de presentatie in een persoonlijk gesprek over door te praten. Het is overigens mijn ervaring dat men vervolgens zelden van die optie gebruik maakt, maar dat terzijde. Richt je op de mensen die wel nieuwsgierig en/of enthousiast zijn. Misschien (heel misschien) beïnvloedt hun positieve attitude zelfs de criticasters en wordt het toch nog gezellig in de bus.

9. Behoud focus en tag successen

Uiteindelijk wil je aantonen dat je inspanningen niet voor niets zijn geweest. Je wilt, kortom, de ROI inzichtelijk maken. Natuurlijk, het groeiend aantal (actieve) leden is een indicatie, maar dat zegt nog niets over het kwalitatieve succes. Verlies het basisprincipe van je opdracht daarom nooit uit het oog. Je organisatie wil sterke, korte verbindingen tussen medewerkers én hun kennis snel en eenvoudig vindbaar maken.

Heeft iemand op Yammer een vraag gesteld waar een collega een bruikbaar antwoord op gegeven heeft, tag dan de betreffende discussie, bijvoorbeeld met #yammerwerkt. Vervolgens kun je gaan bijhouden hoeveel procent van het aantal vragen op Yammer wordt beantwoord. Een tijdrovend, handmatig klusje, dat echter wel degelijk de moeite loont!

10. Heilige graal

De heilige graal? Dat zijn er twee. Allereerst kan ik uit ervaring zeggen dat een feed op de homepage van het intranet, met daarin de laatste en/of meest interessante berichten uit Yammer, wonderen verricht. Zo’n widget zorgt vrijwel altijd voor een enorme toename van het aantal leden op Yammer. Dit heeft alles te maken met de rol die het intranet in je organisatie vervult. De meeste medewerkers beginnen hun dag met een blik op het intranet, dat in de meeste bedrijven automatisch opstart. Maak hier dus optimaal gebruik van.

Ten tweede is het zaak dat je bovenop de trends blijft zitten met Yammer. Iedere keer dat zich in de organisatie een momentum voltrekt, moet er ook op Yammer activiteit te bespeuren zijn. Zorg er dus voor dat Yammer naast het intranet en het interne magazine een prominente plek in de interne communicatie krijgt. Voor sommige communicatieadviseurs is dat even wennen. Zaak dus om zeker in het begin vinger aan de pols te houden.