Complex probleem op te lossen? Gebruik Post-its!

Communiceren met woorden alleen is geen effectieve vorm van communicatie. Wil je een boodschap duidelijk overbrengen dan is een combinatie van woord en beeld de ideale vorm. Met name Dan Roam heeft dat in zijn boeken over visueel denken op verschillende manieren aangetoond. Een lastig probleem op te lossen? Maak het probleem visueel inzichtelijk!

Het gemak van Post-its

Hoewel er tegenwoordig talloze softwarepakketten zijn om visuele weergaven te maken van allerlei zaken, zoals bijvoorbeeld de verschillende mindmapping tools, blijkt het ouderwetse gebruik van pen en papier vaak toch de meest effectieve manier te zijn. Post-its in het bijzonder zijn een handig hulpmiddel voor visuele communicatie. Het gemak waarmee je een Post-it pakt, gebruikt en vertoont, kan vooralsnog niet overtroffen worden door welk softwarepakket dan ook.

Post-its zijn zo veelzijdig dat je er meer mee kan doen dan alleen een boodschap achterlaten voor iemand die een telefoongesprek heeft gemist. De gebruiksmogelijkheden zijn talrijk. Zo worden er zelfs complete kunstwerken gemaakt met de plakbriefjes. Post-its zijn echter ook handige tools voor het oplossen van (complexe) problemen!

Problemen visualiseren

Een effectieve oplossing voor een probleem vraagt in de eerste plaats duidelijk inzicht in het probleem. Dat is waar de grote kracht van Post-its in schuilt: het inzichtelijk maken van een probleem door deze op te splitsen in kleine stukken informatie en deze visueel weer te geven.

Problemen zijn er in allerlei groottes en maten. Wat elk probleem gemeen heeft, ongeacht de grootte, is dat het voor het oplossen van ieder probleem gaat om het vinden en organiseren van stukken informatie. Hoe beter deze stukken informatie gevonden en georganiseerd worden, des te makkelijker het wordt om een patroon te ontdekken en een oplossing te bedenken.

‘Chunks’ op een Post-it

Elk probleem is op te splitsen in kleine stukken informatie. Deze kleine stukken informatie, ook wel ‘chunks‘ genoemd, zijn klein genoeg om op een Post-it te passen. Zodra alle chunks van een probleem op een Post-it staan kunnen deze worden georganiseerd. Zodoende wordt het werkelijke probleem inzichtelijk en is een oplossing makkelijk(er) te bedenken.

David Straker biedt in zijn boek ‘Rapid Problem Solving with Post-it Notes’ zes technieken aan om een probleem inzichtelijk te maken en daarmee het bedenken van een oplossing te vergemakkelijken. Ik bespreek hieronder de zes methodes. De basis van iedere methode is om relevante informatie te verzamelen en deze informatie op een bepaalde manier te organiseren zodat een oplossing makkelijk(er) te bedenken is.

Doelen stellen

Voordat je aan de slag gaat met het verzamelen en organiseren van chunks van informatie met Post-its is het belangrijk eerst vast te leggen wat je precies wilt bereiken.

Pas wanneer het doel duidelijk is, kan je gericht relevante informatie opzoeken die kan helpen het probleem op te lossen. Bedenk daarom voordat je één van de zes methodes, of een combinatie ervan, gebruikt wat je precies wilt bereiken. Schrijf dit doel op, het liefst op een locatie waar iedereen het kan zien, zodat elke deelnemer op de hoogte is van wat je probeert te bereiken. De kans op het verzamelen van irrelevante informatie wordt daarmee kleiner, wat de effectiviteit ten goede komt.

Mochten er bepaalde beperkingen of voorwaarden gelden voor het probleem, stel een nieuw project mag maximaal 10.000 euro kosten, neem dit dan ook mee bij de doelen. Op deze manier weet elke deelnemer wat de richtlijnen zijn voor het verzamelen van informatie en voorkom je dat irrelevante informatie zijn weg vindt bij de informatieverzameling. Zodra het doel vastgesteld is kan je beginnen met het verzamelen van (relevante) informatie.

Informatie verzamelen en organiseren

Nadat de relevante informatie verzameld is, kun je de chunks op verschillende manieren organiseren. In essentie zijn drie hoofdvormen te onderscheiden, waarbij elke hoofdvorm twee varianten kent:

1. Lijsten: Post up en Swap sort
2. Boomstructuur: Top down en Bottom up
3. Kaarten: Information map en Action maps

Deze drie hoofdvormen resulteren in zes verschillende technieken om problemen op te lossen aan de hand van Post-its.

Post up: de ongeordende lijst

De Post up gebruik je om informatie te verzamelen omtrent een situatie. Dit is met name handig indien er weinig gecentraliseerde informatie beschikbaar is over het probleem.

Bij een Post up verzamel je alle relevante informatie over een probleem en schrijf je elk stuk informatie op een Post-it. Iedereen kan deelnemen aan het verzamelen van (relevante) informatie bij een Post up, wat deze tool erg makkelijk maakt in gebruik. Breek elk informatiestuk op zodat deze kernachtig op een Post-it op te nemen is. Wanneer een informatiestuk niet op een Post-it past, betekent dit dat deze informatie nog verder op te delen is in kleinere chunks. Aan het eind van de verzamelperiode heb je als het goed is alle relevante informatie over een probleem centraal georganiseerd.

De verzamelde chunks van informatie kun je als een lijst presenteren. De meest basale versie hiervan is een ongeordende lijst. Je verzamelt alle relevante informatie omtrent het op te lossen probleem en zet deze op een lijst. Door het verzamelproces heb je in ieder geval een overzicht van alle relevante informatie over een probleem. De Post up zelf dient meestal als input voor verdere verwerking om het probleem daadwerkelijk op te lossen en kan bijvoorbeeld als input dienen voor een Swap sort.

Swap sort: geordende lijst

De Swap sort gebruik je om prioriteiten toe te kennen aan een lijst van items. Een stap verder dan de ongeordende lijst is de geordende lijst. In plaats van de Post-its zomaar op een lijst te zetten, sorteer je de Post-its bijvoorbeeld op mate van belangrijkheid. De lijst toont niet alleen een overzicht van alle relevante informatie, maar ook de mate waarin een chunk van belang is voor een probleem. Door de Swap sort kan je beter focussen op de zaken die echt belangrijk zijn om een probleem op te lossen.

Je kan prioriteiten toekennen aan chunks door telkens twee Post-its met elkaar te vergelijken en degene met de hogere prioriteit bovenaan te plaatsen. Zo ga je door totdat alle chunks de revue gepasseerd hebben en je een ranking hebt van de verschillende informatiestukken.

Mocht je veel Post-its verzameld hebben dan kan deze methode veel tijd in beslag nemen aangezien je elke chunk moet vergelijken met de andere chunks. Beoordeel in dit geval van elke Post-it hoe relevant deze is, afgezet tegen het oorspronkelijke doel. Verwijder dan alle minder belangrijke briefjes. Pas als alleen de meest relevante chunks zijn overgebleven, begin je aan de ranking.

Top down tree

De Top down tree gebruik je wanneer het probleem duidelijk is, en je deze op wilt breken in kleinere stukken.

Je begint met een hoofdcategorie en splitst deze verder op in kleinere categorieën. Zo wordt het makkelijk hoofdzaak van bijzaak en oorzaak en gevolg van elkaar te scheiden. Je begint met het hoofdprobleem en vraagt je af uit welke onderdelen dit bestaat. Bij elk onderdeel vraag je je weer af uit welke subonderdelen dit bestaat. Zo ga je door totdat je op het kleinste niveau bent aangekomen.

Het kernprobleem staat bekend als de root (wortel). De onderdelen die direct uit de root volgen, staan bekend als parent (ouder). Elke ouder kan weer uit subonderdelen bestaan die als children (kinderen) bekend staan. Een losstaand onderdeel zonder kinderen is bekend als een node. Het laagste niveau bestaat als het goed is alleen uit nodes, anders zouden het children zijn. Voor een project kan je een Top down tree gebruiken om bijvoorbeeld grote taken op te splitsen in kleinere taken die makkelijker te verdelen en managen zijn.

Bottom up tree

De Bottom up tree gebruik je als je veel losse stukken informatie hebt en je er een coherent geheel van wilt maken. Een probleem kan zo complex zijn dat je wel chunks hebt, maar niet weet hoe deze losse stukken informatie aan elkaar relateren. Bij een Bottom up tree organiseer je de informatiestukken in groepen. Chunks die bijvoorbeeld qua onderwerp bij elkaar passen groepeer je samen. Zodra de chunks gegroepeerd zijn, probeer je de groepen ook weer te groeperen naar een passende groep. Je gaat zo door totdat je het hoogste niveau hebt bereikt en je slechts een enkele categorie of een topniveau categorie hebt. Dit hoogste niveau is het alomvattende probleem.

De Information map

Gebruik de Information map om complexe relaties tussen chunks van informatie te tonen. Bij een Information map gaat het met name om begrip te creëren in een situatie. Telkens vraag je je af wat de oorzaak van een bepaalde situatie is en leg je relaties. Doe dit voor elke chunk.

Het grote verschil met een boomstructuur is dat bij een Information map de relaties complexer zijn. Bij een boomstructuur is er een ouder-kind-structuur. Een kind heeft slechts één relatie met een bovenliggend item (ouder). Bij een Information map heb je items die een relatie hebben met meerdere items. Er zit geen duidelijke hiërarchie in de relatie.

Deze methode is zeer geschikt voor het creëren van begrip voor een probleem, maar minder geschikt als planning tool. Omdat de Information map complexe relaties toont, oogt deze minder gestructureerd dan een boomstructuur. Vooraf is het moeilijk om in te schatten welke vorm de Information map zal hebben, in tegenstelling tot een boomstructuur.

Action map

Gebruik de Action map om te tonen wat de relatie is tussen een set van acties. De Action map is taak-georiënteerd. Het draait met name om de vraag “Welke actie moeten we als eerste nemen?” Met deze methode maak je inzichtelijk welke activiteiten ondernomen moeten worden, en welke relatie er tussen de verschillende taken bestaat. Taak B kan bijvoorbeeld pas beginnen als taak A af is. Op deze manier kan je zien wat de volgorde van taken is, en welke afhankelijkheden er zijn tussen de taken. Een zogenoemde ‘bottleneck’ is bijvoorbeeld makkelijk te herkennen met behulp van een Action map.

Een Action map is uitermate geschikt voor planning doeleinden. Je kan bijvoorbeeld een Top down tree gebruiken om een grote taak op te splitsen in kleinere taken, waarna je een Action map gebruikt om acties in te plannen.

Laat de computer uit

Post-its zijn een handig hulpmiddel om visueel te communiceren. Met name het gebruiksgemak is ongeëvenaard. De visuele kracht van Post-its maakt het een geschikt middel voor het inzichtelijk maken van problemen, en daarmee een oplossing te bedenken. Breek een probleem op in chunks van informatie en gebruik één van de zes methoden om een probleem inzichtelijk te maken.

Laat de computer de volgende keer dus uitstaan als er een probleem opgelost moet worden, pak een stapel Post-its en pennen en begin met het verzamelen en organiseren van stukjes informatie.