Elke dag een volle mailbox? Hou ‘m leeg met deze 4 mappen!

Hoeveel e-mails staan er nu in jouw inbox? Staan gelezen berichten tussen de ongelezen e-mails? En wat te denken van al die e-mails waar je nog iets mee moet doen? E-mail is het meest gebruikte online communicatiemiddel en kan daarom nogal wat informatiestress opleveren.

Factoren zoals een cc-cultuur en onduidelijke e-mails spelen hierbij een rol, maar zelf kun je ook efficiënter met e-mail omgaan. Lees hoe je elke dag een lege inbox hebt.

Voor mijn boek Slimmer Online Werken was het logisch om ‘hot’ onderwerpen als social media, cloud computing en tablets te bespreken, maar ik realiseerde mij dat e-mail ook een belangrijke rol speelt in de dagelijkse werkzaamheden. In 1996 leidde het al tot infostress:

De basis: vier e-mailmappen

Jouw informatiestress kan al snel verminderd worden door informatie centraal te verzamelen en daarna consequent te verwerken. Het is net zoals de post op de deurmat: sommige folders gaan gelijk de prullenbak in, terwijl een brief van de Belastingdienst leidt tot een actie die je moet ondernemen. Je deurmat is weer leeg, zonder dat je gelijk je belastingaangifte gaat opmaken. Dit doe je namelijk wanneer het jou het beste uitkomt. Hetzelfde geldt voor je e-mailbox: als er iets in je inbox komt, hoef je niet gelijk actie te ondernemen. In lijn met de Getting Things Done-methode.

Helaas wordt de e-mail inbox vaak voor verschillende doeleinden gebruikt. Hierdoor kan je inbox al snel een mentale afleiding zijn met voortdurend aandacht vragende berichten. Deze afleiding is snel weg te nemen, door als basis uit te gaan van slechts vier e-mail mappen. Weg met de frustratie en de neiging om de muis de prullenbak in te gooien!

Tip: begin de naam van de map met @ of *. Je zult zien dat die mappen nu bovenaan je mappenlijst staan.

1. Inboxmap

De inbox is de plek om je inkomende e-mails in op te vangen. En ook echt alleen die berichten! Gebruik dit dan ook niet als to-do lijst of archief. Ongelezen e-mails zijn de enige berichten die in je inbox horen. Vanaf daar verwerk je ze consequent. Dit betekent dat je voor elke e-mail een beslissing neemt: verwijderen, nu actie ondernemen (voor antwoorden binnen twee minuten), later actie ondernemen, doorsturen of bewaren. Niet elke e-mail hoeft direct afgehandeld te worden, daar hebt je de actiemap voor. Waar het om gaat is dat je de gelezen mails uit de inbox verwijdert. Zo komt elk bericht slechts een keer onder ogen, en heb je aan het einde van de dag een lege inbox!

2. Actiemap

Veel werk komt via e-mail binnen. Je kunt niet al het werk dat binnenkomt altijd direct uitvoeren. Daar heb je de actiemap voor. In deze map stop je alle e-mails waarop je nog actie moet ondernemen. Of dit nu het sturen van een uitgebreid antwoord is, of een taak die je wordt opgelegd: zet deze e-mails in de actiemap en noteer ze op je takenlijst. Zo zijn deze triggers uit je inbox en wordt je onbewuste niet telkens belast als je jouw inbox opent.

3. Archiefmap

Hoe zoek jij naar een bepaalde e-mail? Waarschijnlijk op de naam van een persoon of organisatie. Slim, want een zoekfunctie is vaak veel sneller dan het handmatig zoeken in verschillende mappen. Je archiefmap is dan ook een verzameling van e-mails die niet direct actie vereisen, maar die je wel wilt bewaren. En omdat de zoekfunctie zo krachtig is, hoef je heus niet tientallen mapjes aan te maken. Je kunt deze archiefmap nog onderverdelen in projecten, belangrijke klanten, bestellingen of nieuwsbrieven, maar probeer dit te minimaliseren.

4. ‘Wachten op’-map

Dit is een hele fijne map. De map ‘wachten op’ is hét overzicht van e-mails waar je nog een antwoord op verwacht. En het mooie is: dit kan volledig automatisch!

Dit gaat als volgt:

1. Als je een e-mail stuurt waar je een reactie op verwacht, zet je jezelf in de bcc.
2. Maak eenmalig een regel in je e-mailprogramma aan. Zorg dat deze regel automatisch alle binnenkomende e-mails met jouw e-mailadres als afzender verplaatst naar de map ‘wachten op’.
3. Elke keer als je een e-mail met jezelf in bcc stuurt, komt deze nu automatisch in de map ‘wachten op’. Als je dit consequent doet heb je een volledig overzicht van verstuurde e-mails waarop je een reactie verwacht.
4. Verwijder of verplaats het bericht uiteraard als je een reactie hebt gekregen.

Je kunt e-mails ook handmatig in de map ‘wachten op’ plaatsen. Ik stop verzendbevestigingen van webshops bijvoorbeeld in deze map, zodat ik weet welke bestellingen nog bij mij afgeleverd moeten worden. Dit is ook handig als je een contactformulier hebt ingevuld en daar een bevestiging van krijgt. Door deze bevestiging in de ‘wachten op’ map te plaatsen weet je dat je hierop nog een antwoord verwacht.

Hoe gebruik jij e-mailmappen?

In een volgende blogpost zal ik verder ingaan op slimme trucs en handige tools om de informatiestress door e-mail te voorkomen. Voor nu de vraag: hoe gebruik jij je e-mailmappen? Ik lees het graag in de reacties!