Scrum: praktische tips & tools voor projectteams

Wij werken al een tijdje volgens Scrum. Het helpt ons projecten flexibel, binnen budget en volgens planning te realiseren. Een fijne methode voor projectmanagement waarvan ik denk dat ik het ondertussen aardig in de vingers heb. Toch zit ik boordevol vragen en ben ik benieuwd naar de mening van een professional. Ik sluit de serie van drie artikelen dan ook af met een interview met een échte expert.

Het is maandagmiddag, een fel zonnetje schijnt door de ramen en de koffiepot staat te pruttelen. De bel gaat en wie staat er voor onze deur? Rick IJspeerd. Rick IJspeerd reist dagelijks het hele land door om bedrijven te adviseren en begeleiden bij de inzet van Scrum. Ondertussen mag Rick zich gecertificeerd ScrumMaster en gecertificeerd Product Owner noemen. Met ervaring bij onder andere Wegener Media, ING, Achmea en de GGD, kunnen we wel zeggen dat hij een expert is. Het komende uur vragen we hem dan ook het hemd van het lijf en laat hij onze oren klapperen met zijn kennis.

Je hebt onze voorgaande artikelen gelezen. Wat vind je van deze visie?

“Ik ben het met je eens dat je Scrum kan inzetten bij kleinere projecten, ongeacht of dat software development is of iets totaal anders. Scrum is welbeschouwd niets anders dan het behapbaar maken van een opdracht met een zekere complexiteit. Je hakt als het ware het project in stukjes, zodat je in delen oplevert.

De eerste keer dat ik met Scrum in aanmerking kwam, was bij de diplomatieke dienst in Afrika. Daar hield ik me bezig met een stedelijk milieubeleidsplan en beheerde een aantal kleinere milieuprojecten. Iedere week kwamen we met het ambassadeteam bij elkaar om onze werkzaamheden te synchroniseren. Een soort standup ‘avant la lettre‘. Deze projecten hadden niets met software-ontwikkeling te maken en ik had op dat moment niet eens door dat we volgens Scrum werkten. De werkwijze beviel me wel en toen ik overstapte naar het testen van software, issue & release management en change management kwam deze ervaring goed van pas.”

Wat voor projecten vind jij geschikt voor Scrum?

“Niet ieder project is geschikt voor deze werkwijze. Gaat het om een opdracht met een grote mate van voorspelbaarheid, binnen een omgeving die niet snel verandert? Dan voldoet een watervalmethode. Denk aan het bouwen van, zeg, een Betuwelijn. Stel je daarbij voor dat ik ervan overtuigd ben dat treintransport over zo’n dertig jaar nog steeds winstgevend is en dat treinen dan nog steeds over het spoor rijden. Dat biedt gelegenheid om de bouw van de Betuwelijn tot in detail te plannen en van tevoren zoveel mogelijk onzekerheid weg te nemen.

Vervolgens kun je het opleveren van je projectplan of het opzetten van je projectorganisatie scrummen. In ieder geval betekent het dat de mate van innovatie en onzekerheid binnen de markt voor een groot deel bepalend is voor de keuze van de methode.

Daarbij is de tijd waarin we leven erg geschikt voor scrumprojecten. Klanten worden steeds kritischer en zijn op het moment extra voorzichtig met hun budget. Scrum is daarom een fijne methode om stapsgewijs te werken en een project zo simpel mogelijk te maken. In geval van een webshop kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om vier of vijf user stories (functionaliteiten) uit te werken, zodat je klant zo snel mogelijk geld kan verdienen. Vervolgens ga je aan de slag met de overige user stories, die voor een duidelijke verbetering en uitbreiding van de shop zorgen.”

Hoe gaan we vervolgens aan de slag?

“Om helderheid te krijgen in het project, beginnen we met sprint 0. Deze sprint is cruciaal voor het resultaat. Wat gaan we maken? Wat moet het doen? Hoe gaan we het bouwen? Welke functionaliteiten hebben prioriteit? Probeer in dit vroege stadium direct een aantal zaken concreet te maken. Een grote taak ligt bij de klant.”

“De klant moet een duidelijke visie hebben op het product, anders is hij geen goede marketeer”

Hoe zorg je er dan voor dat je klant de visie op het product op orde krijgt?

“Vragen stellen, heel veel vragen stellen. Het voorwerk is cruciaal. Als opdrachtnemer is het je taak om met de klant om de tafel te gaan zitten en de klant zo goed mogelijk te leren kennen. Maak een goede inschatting van zijn wensen en vertaal dit naar een realistische en eerlijke schatting in de offerte. Probeer in deze fase het project zo concreet mogelijk te maken. Vergeet daarbij niet het kennisverschil tussen jou en de klant. Zorg dat je de verwachtingen heel helder met elkaar afstemt.

Ga desnoods met elkaar brainstormen of workshoppen. Ga met elkaar om de tafel en breng alle wensen die er zijn bij elkaar. Vaak resulteert dat in veel te veel functionaliteiten. Uit onderzoek is gebleken dat het grootste gedeelte niet eens wordt gebruikt. Ik heb bijvoorbeeld eens een project gedaan volgens Scrum voor het ontwikkelen van een intranet. De opdrachtgever kwam met gigantisch veel functionaliteiten op de proppen, die er allemaal in móésten. Gedoemd te mislukken, als je het mij vraagt.

Samen zijn we op zoek gegaan naar de essentie. We hebben alle functionaliteiten op een rijtje gezet en de medewerkers laten stemmen. Ze stemden op de functionaliteit die zij het meest belangrijk vonden, zonder dat ze daarbij op hun eigen inbreng mochten stemmen. Een soort poule van functionaliteiten, waar uiteindelijk een selectie uit kwam die we hebben verwerkt in het intranet.

‘Onderzoek wijst uit dat 64% van de gevraagde functionaliteit van IT-systemen nooit wordt gebruikt’

Ben je tot de essentie van het project gekomen? Werk dan de user stories uit in specifieke taken die daaraan verbonden zijn. Zijn je user stories niet helder? Dan heeft dat gevolgen voor je eindresultaat. Volgens deze werkwijze kun je de complexiteit in kaart brengen, beheren en zien waar de pijnpunten zitten. Hou daarbij rekening met tegenvallers die je moeilijk ziet aankomen.”

Ok, dat is duidelijk. We hebben de user stories met taken concreet uitgewerkt.

Hoe houden we het team scherp, zodat het gehele project volgens Scrum verloopt en het niet halverwege afzwakt?

“Scrum is geen magic bullit, je moet er hard voor werken. De taak van de product owner is een fulltime baan, waarbij hij richting geeft aan het team en aan de klant. De samenwerking met de klant is van cruciaal belang voor het resultaat. Om het gehele project scherp te blijven, kun je ervoor kiezen een scrum-professional in te schakelen die aan het begin van het project en tussentijds aansluit. Ga je aan de slag met een project met bijvoorbeeld een budget boven de 25.000 euro? Dan is het verstandig om je klant in ieder geval op stoomcursus te sturen. Daarbij zijn er handige tools voor het beheren van je projecten volgens scrum.”

Tools, daar zijn we fan van. Wij maken gebruik van Trello.

Heb je tips voor andere tools waarmee we projecten volgens Scrum kunnen beheren?

“Hm, zo op het eerste gezicht is, hoe jullie werken met Trello, nog niet helemaal zoals Scrum het bedoeld heeft. Het kan veel gedetailleerder. Zorg ervoor dat je alle user stories uitwerkt en de complexiteit inschat in bijvoorbeeld storypoints. Zorg ervoor dat je als team weet hoeveel storypoints je gemiddeld per sprint wegwerkt. Je krijgt dan grofweg een idee van hoeveel tijd het kost om het product op te leveren.

Bij het inplannen van een sprint knip je die stories vervolgens weer op in taken, die ieder een ureninschatting krijgt. Zo kun je op detailniveau voorspellen hoeveel werk je de komende sprint kunt oppakken. Dat maakt alles zo concreet mogelijk voor jullie intern, maar ook voor de klant en eventuele andere leveranciers. Transparantie en eerlijkheid zijn misschien wel het belangrijkste wat we met Scrum willen bereiken. Ik werk bijvoorbeeld graag met Excel.”

Maar in excel kun je niet met meerdere personen tegelijk in één bestand werken.

Zijn er nog andere handige tools? Anders gaan we er zelf één ontwikkelen 😉

“Haha, er bestaan, helaas voor jullie, al een aantal geschikte tools voor kleinere projecten. Zoals bijvoorbeeld Scrumwise. Scrumwise is echt specifiek gebouwd voor projectbeheer volgens Scrum. Het zorgt voor overzicht van de user stories en de daaraan gekoppelde taken. Je kunt iedere user story waarderen met story points. Dit helpt je vervolgens met een goede urenschatting en geeft inzicht in welke requirements haalbaar zijn in welke sprint. De klant kan constant meekijken en de planning in de ‘Burndown Chart’ bijhouden.

Dat een klant kan meekijken is natuurlijk eng, maar het zorgt wel voor de nodige transparantie en wekt aan beide kanten vertrouwen op. Bij beginnende scrummers gaat er nog wel eens wat mis qua inschatting. Klanten zien dat letterlijk terug in dit systeem. Hoe vaker je volgens deze methode werkt in combinatie met Scrumwise, hoe beter je inschattingen worden en hoe vaker je de planning haalt. Je leert nu eenmaal van je fouten.

“… fouten maken is niet erg, fouten blijven maken wel.”

Daarbij heb je soms te maken met zo’n groot project, dat er meerdere leveranciers bij komen kijken. De uitdaging zit hem dan vooral in de planning en de communicatie. Waar het werk van de ene leverancier stopt, gaat de andere leverancier verder. En soms is het zo dat de werkzaamheden van twee leveranciers zo met elkaar verweven zijn, dat ze tegelijkertijd aan een aantal requirements moeten werken. Dat is met teamleden net zo. Zaak dus om de juiste mensen op de juiste momenten aan elkaar te koppelen. En dat kan met Scrumwise.”

Heb je nog een mooie afsluitende tip, Rick?

Met een knipoog:

“Koptelefoons zijn verboden. Die belemmeren de samenwerking.”

Oeps, onze programmeurs werken juist graag met hun koptelefoon op. Maar ja, wat wil je als de één graag naar heavy metal luistert en de ander naar folklore muziek. Wij houden de koptelefoon dus!

Lees ook de andere twee artikelen in dit drieluik over Scrum.