Scrum: ook geschikt voor kleine bedrijven & projecten?

Ja, juist ook voor kleine bedrijven. Althans, dat is mijn mening. Scrum gaat er niet voor niets van uit dat kleine teams het beste resultaat bij projecten leveren. Maar eigenlijk hebben de grondleggers van Scrum de methode bedoeld voor het ontwikkelen van complexe software. Dan vraag ik me direct af: wanneer is een project complex? Betekent dat dat we Scrum niet binnen kleine organisaties met kleinere projecten in kunnen zetten?

Zijn hun projecten niet complex genoeg? Als vervolg op mijn vorige artikel ‘Scrum: een walhalla voor projectbegeleiders?’ vertel ik je in dit artikel hoe je Scrum juist in kleine bedrijven, met kleinere projecten, inzet. Raak je niet uitgelezen over Scrum? Volgende week bespreken we dit onderwerp met Independent Scrum Professional Rick IJspeerd.

Wat is complex?

Regelmatig krijg ik de vraag om een simpele website te ontwikkelen: ‘gewoon standaard, niets bijzonders en vooral niet te ingewikkeld. Wat gaat dat kosten? Oh ja, het is wel belangrijk dat er een module in komt die informatie synchroniseert met de andere systemen waar ik mee werk. En als jullie dan ook nog een koppeling kunnen maken met mijn CRM-systeem, dan ben ik helemaal gelukkig.’

Oké, standaard. Wat is standaard? Wat is simpel? Wat is complex? En wat is dan een klein project? De interpretatie van dat ene woord kan voor gigantische miscommunicatie leiden. En je weet wat er gebeurt als klanten iets anders van je verwachten, dan jij denkt te hebben afgesproken. Hij pakt direct zijn koffers en vertrekt naar de concurrent. Die lange relatie op basis van vertrouwen kun je op je borst schrijven.

Wat in de ogen van de één dus standaard of klein is, is in de ogen van de ander juist complex en groot. Dit is vooral afhankelijk van de kennis die deze verschillende personen bezitten. Stel: je hebt iets gezien bij iemand anders. Een backoffice-systeem dat perfect communiceert met andere systemen en zelfs een sociale laag heeft geïntegreerd. Met één druk op de knop rollen je facturen uit de printer of zijn ze zelfs al verstuurd via je mailprogramma. Fantastisch, dat wil je ook!

Hoe simpeler iets eruit ziet, hoe lastiger het is om te maken

Dat kan niet moeilijk zijn om te maken. Helaas. Vaak is het zo, dat hoe simpeler iets eruit ziet en hoe beter iets werkt, hoe ingewikkelder het is om te maken. Neem bijvoorbeeld, ik denk ondertussen het meest gebruikte voorbeeld, Apple. Hun simpelheid en cleanheid maakt ze zo succesvol. Maar ik denk niet dat het makkelijk is geweest voor Steve Jobs om dit te bedenken, te realiseren en in de markt te zetten. Ook daar is een heel traject aan vooraf gegaan. Nog steeds werken ze keihard aan hun naam, wat de laatste tijd steeds lastiger is met de stijgende concurrentie.

Agile is bij ieder project in te zetten

Maar goed, mijn punt is gemaakt. Je hebt alleen nog steeds geen antwoord op de vraag wanneer een project geschikt is om volgens agile met Scrum te werken. Ik ben van mening dat je de filosofie van agile (het containerbegrip waar Scrum onder valt) bij ieder project in kan zetten:

• Ga uit van de talenten van je medewerkers;
• deel kennis binnen het team;
• ga flexibel om met veranderingen;
• werk samen met klanten op basis van vertrouwen;
• en lever resultaat dat écht voldoet aan de wensen.

Hebben we het over Scrum, dan wordt het een ander verhaal. Deze methode omschrijft allerlei werkwijzen, maar de principes kun je zeker inzetten bij kleinere projecten. Om te kunnen beoordelen of deze methode geschikt is voor jouw project, is het handig om te weten hoe Scrum werkt.

De principes van Scrum

Onze lessons learned als het gaat om Scrum. Dat zijn er nogal wat. Heb je het vorige artikel niet gelezen? Gelukkig vind je hier een korte terugblik om de richtlijnen van Scrum te begrijpen:

• Stel ‘het perfecte team’ met de juiste kennis samen;
• verdeel de rollen in producteigenaar, ScrumMaster en teamleden;
• werk de grote lijnen van het project uit met de opdrachtgever;
• vertaal de requirements naar het product backlog;
• vertaal de requirements uit het product backlog naar het sprint backlog;
• en realiseer de requirements vanuit het sprint backlog in meerdere sprints.

Werk je volgens Agile, dan werk je met sprints. Tijdens iedere sprint werk je met je team aan de functionaliteiten die volgens de planning in die sprint moeten gebeuren. Daarbij zijn er een aantal overlegmomenten die per sprint uitgevoerd horen te worden.

Is jouw project geschikt?

Nu je de principes globaal op een rijtje hebt, kun je aardig inschatten of de methode past bij jouw project. Op basis van het eerste gesprek met je klant, kun je zelf beoordelen of jouw project geschikt is voor Scrum. Stel jezelf een aantal vragen: is dit project standaard voor mij? Is er overlap met voorgaande projecten? Is er maatwerk nodig voor dit project? Ga ik aan de slag met een team van collega’s of freelancers uit mijn netwerk? Of kan ik dit project alleen aan?

Afhankelijk van deze antwoorden kun je een goede inschatting maken van de grootte van het project. Als je het project alleen aankan, dan is Scrum niet echt van toepassing. Je hebt dan niet te maken met een team en de filosofie is juist gebaseerd op het feit dat kleine teams de beste resultaten behalen. Wil je een aantal collega’s of contacten uit je netwerk bij het project betrekken, dan ga je als team aan de slag en kan Scrum wel interessant zijn.

Eén week? Dan één sprint

Daarbij is het tijdspad van het project belangrijk voor het bepalen of het project geschikt is voor Scrum. Gaat het om een project waar je één week aan werkt? Dan zet je één sprint in. Maar de grote vraag is dan: kun je het nog wel Scrum noemen? Is dit project te klein? Het antwoord is: nee, je kunt het dan geen Scrum meer noemen en het project is inderdaad te klein. Tussentijdse afstemming is juist de essentie van Scrum.

Je kunt wel nog steeds de filosofie van agile inzetten en flexibel omgaan met veranderingen, met je klant samenwerken op basis van vertrouwen en een resultaat opleveren die écht voldoet aan zijn wensen. Eventueel spreek je met je klant af dat je om de dag de voortgang bespreekt. Noem het onze ‘No Nonsense Huisgemaakte Agile Methode’.

Scrum bij een langer tijdspad

Bij een langer tijdspad is het veel interessanter om volgens Scrum te werken. Dat kan al bij bijvoorbeeld tien dagen. Je kunt dan overwegen om twee sprints van vijf dagen in te zetten of één van twee en twee van vier. Heb je dertig dagen nodig? Dan plan je bijvoorbeeld zes sprints van vijf dagen. Je kunt het indelen zoals jij het wil, afhankelijk van het aantal dagen je nodig denkt te hebben voor de realisatie. Bij het bepalen van het aantal sprints, bepaal je dus ook direct het aantal overlegmomenten.

En gaat het om een klein project? Dan voeg je deze overleggen toch gewoon samen? Wij combineren de drie voorgeschreven meetings bijvoorbeeld met elkaar tussen iedere sprint in. We bekijken dan of het originele plan nog steeds het beste is. Het kan zijn dat er nieuwe inzichten en geniale ideeën zijn ontstaan. Een mooi moment om deze bespreekbaar te maken en te kijken hoe je deze ideeën in het project gaat verwerken. Bedenk wel dat deze ideeën en inzichten vaak extra werk met zich meebrengen. Dit kan gevolgen hebben voor eerdere plannen of voor het budget.

Scrum ook voor kleine projecten?

Mijn mening is ondertussen wel duidelijk. Ik denk zeker dat Scrum geschikt is voor kleine bedrijven met kleinere projecten. En niet alleen voor het ontwikkelen van software. Je kan de methode ook voor totaal andere projecten inzetten. Ik ben er namelijk ook van overtuigd dat kleine teams zorgen voor de beste resultaten. Helemaal als je ervoor zorgt dat de juiste kennis bij elkaar komt.

Ben je een éénpitter en werk je in projecten graag samen met freelancers? Dan is het ideaal om met elkaar een aantal sprints te bepalen en tussen iedere sprint met elkaar om de tafel te gaan zitten. Deze contactmomenten zorgen juist voor een optimale samenwerking.

Misschien is het niet helemaal volgens de richtlijnen, zoals de grondleggers het hebben bedoeld. Er zijn dan ook vast fervente agilers en scrummers die het niet met me eens zijn. Daar ga ik graag de discussie mee aan. Ik denk zeker dat de filosofie én ook de methode kan bijdragen aan een fijne samenwerking bij kleine bedrijven met kleinere projecten.

Volgende week geef ik het woord aan een échte expert

In mijn volgende artikel bespreek ik dit onderwerp uitgebreid met Independent Scrum Professional Rick IJspeerd. Ben je benieuwd naar zijn mening? Zorg er dan voor dat je het volgende artikel niet mist.