Perslijsten uitbesteden: 4 handige tools

Elk bedrijf of instelling dat een beetje serieus werk maakt van zijn externe communicatie komt vroeg of laat voor de vraag te staan hoe hij zijn perscontacten up-to-date houdt. Redacties zijn in ontwikkeling, journalisten hoppen net zo goed van baan en soms heb je behoefte aan een journalistiek contact buiten je eigen focusgebied. 

Perscontacten beheren

Natuurlijk kun je die perscontacten, journalisten en bloggers prima bijhouden in een excelsheet of in je e-mailprogramma. Outlook biedt de mogelijkheid om je contacten te delen met andere collega’s en je kunt er je aantekeningen over gevoerde gesprekken in kwijt. Nadeel is natuurlijk dat je lijst met perscontacten alweer verouderd is voordat je hem opgesteld hebt. Zeker als deze het A4’tje ontstijgt.

Gebruik maken van een gespecialiseerde dienst kan ook. Voor een van mijn opdrachtgevers vroeg ik vier aanbieders van persdatabases langs te komen en de mogelijkheden van hun systeem uit de doeken te doen. Van tevoren had ik een wensenlijstje en een reeks vragen waarmee ik zou moeten kunnen uitvinden wat de aanbieders leverden en in hoeverre dat zou aansluiten op de wensen van de opdrachtgever.

Vier aanbieders van persmanagementsystemen

Als je online gaat zoeken naar aanbieders van persmanagementsystemen staat De Perslijst fier bovenaan. De Perslijst met ruim 9000 journalisten scoort in ieder geval in Google. Hoog tijd dus om deze aanbieder uit te nodigen. Naar Meltwater Press hoef je niet te zoeken. Dit bedrijf houdt er een nogal aanhoudende verkooptechniek op na: zij vinden jou. Dan is er nog De Persmanager, de online versie van het Handboek voor de Nederlandse Pers en SmartPR, een relatief nieuwe speler die zich sinds 2008 mengt in de markt.

Om maar gelijk met de laatste te beginnen, SmartPR biedt een wezenlijk andere dienst dan de andere drie aanbieders. SmartPR is een verregaande samenwerking aangegaan met De Perslijst waardoor de journalisten en redacties bij beide hetzelfde zijn. Daarbij is SmartPR meer een online verzendsysteem. In een apart scherm kun je al je contacten ophalen en beheren. Het uitbrengen van een persbericht, aanvullende correspondentie met journalisten en al je social media-uitingen worden in één scherm overzichtelijk weergegeven. Een zeer handige tool voor organisaties en bedrijven die goed overzicht willen houden over hun online persbeleid. Maar voor dit artikel zal ik me beperken tot de andere drie aanbieders.

Dekking

De Perslijst, De Persmanager en Meltwater Press zijn databases van journalisten en redacties. Ze bieden op het eerste gezicht ongeveer hetzelfde: een online verzameling van zo’n 9.000 journalisten en redacties in Nederland, al is het soms lastig vergelijken. Sommigen nemen algemene redacties mee, anderen alleen specifieke journalisten. De Perslijst werkt daarnaast ook aan het ontsluiten van Belgische journalisten.

Meltwater Press is met de geclaimde dekking van 190 landen een stuk internationaler georiënteerd. De vraag is dan natuurlijk in welke landen zij dekking bieden. Voor Duitsland en Groot Brittannië is dat het geval, maar voor België dan weer niet. En dat is jammer als je juist bij onze zuiderburen actief bent. Dus, hoewel een internationale dekking van meerwaarde kan lijken, is het handig wat langer stil te staan welke landen nu precies onder die 190 landen vallen. De website van Meltwater geeft daar – op het eerste gezicht – geen antwoord op.

Journalisten zoeken

Dan begint het zoeken. In de drie systemen kun je zowel zoeken op naam, op trefwoord en bij De Perslijst en de Persmanager ook op titel. Een niet onverdienstelijke wetenschapsjournalist wordt noch in Meltwater, noch in de Persmanger gevonden. De Perslijst geeft wel resultaat: inclusief alle contactgegevens en recente tweets. Nog een poging: een journalist bij een tijdschrift over zuivel wordt alleen gevonden in De Perslijst, de andere twee geven geen resultaat. Dezelfde journalist zoeken met het voorvoegsel ‘van’ erbij geeft bij Meltwater Press wél resultaat, dat is vreemd.

In alle drie de systemen kun je daarnaast ook zoeken op verschillende categorieën, bij de Perslijst kun je ook nog regionaal zoeken. Dat is niet altijd handig, want daarmee heb je óf alleen landelijke, óf alleen regionale journalisten. Als je eenmaal je medialijst gereed hebt kun je in alle systemen exporteren naar Excel (Meltwater Press), Excel en Acrobat (De Persmanager) of naar Excell en in je kladblok (De Perslijst).

Eigen contacten en aantekeningen

Soms heb je ook adressen die nog niet in de lijst staan. Wat is dan mooier om ze in te voeren en ze door de aanbiedende dienst te laten updaten? Dat kan natuurlijk alleen met adressen in landen waar het systeem dekking biedt. Heb je ook zaken in België dan moet je bij alle drie de systemen alsnog zelf aan de slag.

Het kan ook zijn dat je extra adressen hebt die je toch wel zelf wilt onderhouden omdat je ze simpelweg niet wilt delen met andere gebruikers. Je moet je concurrent ook niet slimmer maken dan strikt noodzakelijk. Dat kan in alle drie de systemen, net als het bijhouden van notities. Heb je een journalist net over een bepaald onderwerp bijgepraat, dan kun dat invoeren en verschijnt het op je scherm de volgende keer dat je deze journalist opzoekt.

Artikelen van journalisten

Soms ben je op zoek naar bepaalde journalisten. Niet om een bulk aan persberichten uit te doen maar om één op één te checken of wat jij te vertellen hebt in zijn of haar straatje past. Ik struin dan altijd mijn oude archieven door, zoek in de digitale databases van de verschillende kranten of ga domweg Googlen. Niks mooier natuurlijk dan wanneer je drie trefwoorden invult de voor jou meest relevante journalisten mét recent werk boven komen drijven. Iets dergelijks biedt Meltwater Press en daarmee zijn ze ook de enige. Natuurlijk vinden ze alleen digitale content dus artikelen die niet digitaal gepubliceerd zijn mis je wel en dat is nog redelijk wat. Desondanks is het wel een dienst met toekomst.

Verzenden van berichten

Het verzenden van berichten vanuit het perssysteem kan bij alle drie de aanbieders. Maak simpelweg een verzendlijst aan, tik je bericht met bijhorende attachments. Bij De Perslijst kun je je eigen logo invoeren, vaste of variabele templates nog niet. Bij De Persmanager kan dat al wel. Er zijn mogelijkheden om meerdere templates op te slaan. Handig als je als bedrijf vanuit verschillende merken communiceert of in meerdere talen. Bij Meltwater kan het allebei, zowel het gebruik van het eigen logo als een vaste template. Wil je daar gebruik maken van meerdere templates dan zitten daar meerkosten aan vast.

Kosten

Wat kosten deze systemen in het gebruik? De Perslijst is verreweg de goedkoopste. Een basisabonnement heb je al voor € 950 en wil je gelijk 3 jaar blijven dan gaat er nog eens 10% vanaf. Wil je ook gebruik maken van het verzendsysteem dan komt daar nog ruim € 4,50 per bericht bij. Je kunt je berichten ook laten doorplaatsen op de site van Villa Media voor een groter bereik al kun je je afvragen of dat heel zinvol is. De Persmanager is wat kosten betreft een goede tweede met een totaalbedrag van € 2.125 per jaar. Voor een extra account betaal je € 545 extra, maar met meerdere collega’s op één account werken gaat prima.

Dat geldt trouwens ook voor het gebruik van de Perslijst en Meltwater Press. Daar kun je voor hetzelfde geld wel meerdere accounts krijgen, maar de praktijk wijst uit dat met z’n allen werken vanuit hetzelfde account het handigst is omdat je dan ook inzicht hebt in elkaars aantekeningen. Meltwater Press is met € 3.500 per jaar veruit de duurste, al kun je door een 2-jarig contract daar nog 10% korting op behalen. De meerwaarde van Meltwater Press, namelijk inzicht in het digitale archief van opgenomen journalisten, is niet inbegrepen. Voor deze dienst betaal je nog eens € 1.500 per jaar extra.

Conclusie

De conclusie is natuurlijk voor elke gebruiker anders, maar je zou kunnen zeggen dat wanneer je gebruik maakt van maximaal 40 persadressen het prima te doen is om je contacten zelf bij te houden in Excel of Outlook. Gmail is trouwens ook aanbevelenswaardig, aangezien je daarmee ook met meerdere gebruikers op hetzelfde account mails, contactpersonen en agenda’s kunt delen.

Als je mediabestand echter wat groter wordt is een externe dienst zeker de moeite waard. In mijn ogen steekt de Perslijst met kop en schouders boven de rest uit. Niet duur en zeer compleet, al zou de opmaak van de pagina en de interface wel een facelift kunnen gebruiken. Enig nadeel misschien is dat je niet tegelijkertijd op landelijk en regionaal kunt zoeken waardoor je vaak een extra handeling heb met het opstellen van je perslijsten.

De Persmanager viel mij als trouwe gebruiker van het Handboek voor de Nederlandse Pers nogal tegen. Het lijkt of ze het één op één hebben overgenomen waardoor de data niet zo up to date zijn als die van de Perslijst. Meltwater tenslotte is erg duur en zal alleen meerwaarde bieden als je heel graag bij de digitale artikelen van de opgenomen journalisten wilt. De internationale dekking is maar betrekkelijk en alleen interessant voor die organisaties die ook precies in die landen actief zijn. Check dus als je dit systeem overweegt in welke landen ze precies dekking bieden.

En als laatste toch nog even aandacht voor SmartPR. Zoals gezegd, als het om de database gaat drijven ze volledig op De Perslijst, maar daarnaast hebben ze prachtige features en maken desgewenst een complete pressroom op je corporate website. Zo kun je met SmartPR vanuit een eigen box zowel persberichten als socialmediaupdates verzenden. Het systeem geeft je de mogelijkheid te zien welk bericht door de ontvanger is geopend en of er op links is geklikt. Een tool voor de gevorderde pr-manager of woordvoerder. Voor hen die net zo lief werken vanuit hun mailprogramma biedt De Perslijst meer dan voldoende.

Update maart 2016: benieuwd naar de ontwikkelingen van de tools? Lees mijn nieuwe artikel: Perslijsten uitbesteden: 6 systemen vergeleken.