Tips & gebruikservaringen bij een sociaal intranet

Dit voorjaar won ons sociale intranet de prijs beste intranet van 2011. Een hele eer! Het jaar 2011 is bijna voorbij, de euforie van het moment ook. We gebruiken ons intranet nu een jaar. In dit artikel onze ervaringen en geleerde lessen. Wat komt er allemaal kijken bij zo’n sociaal intranet? Een terug- en vooruitblik.

Hoe het begon

Wij adviseren organisaties een stap te zetten in de wereld van het nieuwe werken. En zoals het een goed adviesbureau betaamt, werken er bij ons eigenwijze mensen met een eigen mening en zeer verschillende manieren van werken. We werken met pc en mac, willen dat altijd en overal kunnen, willen samenwerken met klanten en elkaar. Met de applicaties die we destijds hadden, was het delen van kennis en elkaar online ontmoeten echter niet meer makkelijk en efficiënt.

Sommige van ons moesten documenten up- en downloaden, op verschillende plekken inloggen en de keuze in individuele werkwijze was beperkt. Er was sprake van wildgroei van aanvullende tools. Het was dus noodzakelijk om te komen tot één up-to-date werkomgeving, met één login die toegang biedt tot alle benodigde tools. We wilden ons namelijk kunnen beperken tot waar we goed in zijn en de rest aan anderen overlaten. De techniek moet daarin faciliteren en zo min mogelijk leidend zijn.

De oplossing

Mooi verhaal, maar wat is de oplossing daarvoor dan? Ons intranet is samengesteld uit een verzameling cloudtoepassingen. Het is een Google Apps-integratie, op maat voor ons, maar wel zoveel mogelijk gebruik makend van bestaande applicaties. Het totaal aan tools is gebaseerd op de functionaliteiten waar we al mee werkten. Gecombineerd met de nieuwe mogelijkheden van Google Apps bestaat het resultaat uit een sociaal intranet met toegang tot je agenda, Google Docs, mail, Twitter, Flickr, vergaderagenda, een vraagbaak en blog. Daarnaast hebben we een losse applicatie (Digitale Factuur) voor de administratie, die te benaderen is via het intranet.

Omdat het een 100% cloudtoepassing is, hebben we altijd en overal, los van device, toegang tot onze spullen. Sinds kort hebben we het uitgebreid met een samenwerkomgeving voor de klant. Die is gemaakt in Google Sites. Op basis van een standaardtemplate, met ons eigen sausje eroverheen, hebben we nu voor iedere klant of project een mini-intranet, waarin we samenwerken aan documenten, kennis delen en elkaar op de hoogte houden van alles dat er speelt. Op een eenvoudige manier kun je voor je klanten, vrienden, samenwerkpartner of projectgroep hun eigen mailadres koppelen aan een account, zodat ook zij kunnen inloggen met hun eigen mail en wachtwoord.

Wat hebben we geleerd

Onze ervaringen met de bouw en overgaan op de cloud, heb ik deels verwerkt in een vorig artikel. Over het gebruik wil ik de volgende lessen delen:

Gebruik gaat vanzelf

Vaak krijg ik de vraag: “Wij hebben ook een mooi intranet, je kan er alles mee. Maar hoe zorg je nu dat het ook echt gebruikt gaat worden?”. Ik ben ervan overtuigd dat het belangrijkste is iets te maken dat mensen ook echt bij hun werk helpt. Geen algemene handigheidjes, en technische hoogstandjes en dus geen ‘kijk eens wat er allemaal kan’. Als je iets maakt dat mensen ook echt ondersteunt en wat aansluit bij wat zij zelf willen, wordt het vanzelf gebruikt.

One size does not fit all

In het gebruik blijkt dat mensen op sommige punten het toch iets anders willen dan hun collega. Daarnaast is het heel goed mogelijk dat verschillende groepen binnen de organisatie ook verschillende oplossingen willen. Dat moet kunnen. Het idee van 1 mooi en groot ding maken, dat voor iedereen hetzelfde is en dat nog jaren mee kan, is echt een illusie. Je kunt dus niet kan uitgaan van ‘one size fits all’. Eén van de voordelen van de cloud en van gebruik maken van wat er al is, is dat je ook vrij makkelijk toepassingen kan toevoegen of weer ‘weg’ kan gooien. Doe dat gerust en vervang het. Zo kun je tegemoet komen aan verschillende wensen van mensen binnen één omgeving.

Continu proces

Het idee dat je na realisatie voor jaren klaar bent, klopt niet helemaal. Wensen veranderen, werkwijzen veranderen en er kan steeds meer. Het vergt continue aandacht. Gelukkig betekent dat niet dat je opnieuw moet beginnen. Zoals ik net al aangaf, is één van de voordelen dat je vrij eenvoudig applicaties kan toevoegen en verwijderen. De bouw is een cyclisch en continue proces geworden en verdient dus ook continue aandacht.

Hou het klein en flexibel en pas het aan op de behoefte en aan wat er technisich op dat moment kan. Soms word je daar ook wel een beetje moe van, de ontwikkeling gaat maar door. Dat betekent dat je je voortdurend moet afvragen wat je wel wil en wat niet. Ervaring leert dat het toch loont om alert te zijn en de juiste ingrediënten te kiezen, in plaats van het je laten overkomen.

Het concept is schaalbaar

“Ja maar jullie zijn klein, bij onze organisatie gaat dat nooit met zoveel mensen”. Dat klopt, het zal er ongetwijfeld anders uit zien en niet bestaan uit 1 laag. Het concept is echter eindeloos schaalbaar. Juist als je ervan uitgaat dat one size does not fit all, kun je dus voor verschillende doelgroepen, verschillende oplossingen maken. Wel allemaal benaderbaar op 1 plek, met 1 login, maar dan iedereen met zijn eigen gepersonaliseerde ‘home’ waar de voor hem/haar relevante tools en informatie beschikbaar is.

Mindset is van cruciaal belang

Wat denk ik het allerbelangrijkste is, en dat zal geen verrassing zijn, zijn de mensen. Neem ze mee bij de bouw van de oplossing, begeleid ze met gebruik, richt een vraagbaak in etc. En dan draait de basis. De kracht van de cloud is dat alles steeds beter en mooier wordt, zonder dat je er iets extra’s voor hoeft te doen. De basis verandert mee. Dat is wel even wennen. Ik merkte dat in het begin er ook gemopper was; ‘waarom werkt dit niet’, ‘hé ik kan dit en dat niet meer’. Er was een lichte focus op wat er niet kon. Dat is veranderd naar; ‘jee, kijk eens wat er vandaag kan’, en ‘wauw, dat is mooi, nu kan ik ook dit en dat’. Die openheid in gedrag en mindset naar nieuwe dingen, helpt ons niet alleen het intranet volledig uit te nutten, maar ook in ons dagelijks werk met elkaar en met onze klanten. En dat is veel waard!

En jij? Waarom werkt zo’n sociaal intranet bij jou of jullie niet? Of ga je er morgen mee aan de slag?