Redactieformule intranet: onmisbare tool voor dagelijks beheer

Een mooi, gebruiksvriendelijk en modern (sociaal) intranet is bewonderenswaardig. Maar, als afspraken, rollen en taken rondom het (dagelijkse) beheer onduidelijk zijn, dan wordt het intranet een ‘oerwoud van informatie’.  Wil je continuïteit van beheer en actualiteit van de content garanderen, maak dan een redactieformule voor je intranet.

Wat is een redactieformule?

Met een redactieformule hebben de verantwoordelijken voor het intranet een tool in handen om het intranet actueel te houden, de teksten van een acceptabel niveau en om ervoor zorg te dragen dat het intranet gevuld is met relevante content voor iedere gebruiker. Het is een praktisch middel voor het dagelijks beheer, gestoeld op de visie en strategie van het intranet.

Geef het beestje een naam

Een redactiestatuut, een redactieformule, een handboek of handleiding intranet, rules and regulations, er worden veel opties genoemd om het beestje een naam te geven. En daar is weinig consensus over, leert een rondgang over internet.

• Redactiestatuut
  Volgens Wikipedia zijn statuten ‘grondregels of bepalingen die ten grondslag liggen aan bepaalde rechtspersonen’. Het woord statuut heeft een officiële lading. Wanneer je een redactiestatuut maakt  creëer je een formeel document die bijna als wet gezien kan worden. Een heuse stok om mee te slaan wanneer men aan de afspraken tornt. Een goed voorbeeld van de vorm en inhoud van een dergelijke statuut geeft de Nederlandse Vereniging van Journalisten. Dit is geschreven voor internet, maar goed te vertalen naar intranet. Het is een puntsgewijze opsomming van de afspraken die zijn gemaakt en hoe rollen intern zijn verdeeld.
• Handboek intranet
  Aan een handboek worden twee eigenschappen toegeschreven: actualiteit en volledigheid. Daarnaast moet het geschreven zijn op het begripsniveau van de doelgroep, maar ik mag hopen dat dat logischerwijs gebeurt. Geen wollig taalgebruik dus!
• Handleiding intranet
  Een handleiding is een gebruiksaanwijzing, en dat klinkt op zich goed als je praat over de technische en functionele aspecten van een CMS, maar qua volledigheid kom je niet ver.
• Redactieformule
  Op de website van TU Delft wordt het als volgt uitgelegd: ‘de redactieformule heeft betrekking op de (technische) functionaliteit, de inhoud (informatie) en de huisstijl van de website’. De meest volledige definitie dus- en ook degene waar ik voor pleit. Maar dit kan nog aangevuld worden, om zo een redactieformule vollediger te maken.

Maak iemand eindverantwoordelijk

Het allerbelangrijkste is dat een persoon of afdeling eindverantwoordelijk is voor intranet.  Hierover schreven mijn collega’s Christiaan en Boudewijn eerder in hun artikel over governance. De eindverantwoordelijke zorgt voor het  vaststellen van de redactieformule en de naleving ervan. Hij heeft toezicht op het intranet en monitort dagelijks de content. Hij (of zij) spreekt mensen aan op hun rol en verantwoordelijkheden. Dit kan een hoofdredacteur zijn, maar ook een groep (redactie) binnen de communicatieafdeling. Belangrijk is dat hij, of deze groep,  zichtbaar en vindbaar is voor mensen uit de organisatie.

Waaruit bestaat een redactieformule?

Kaders

Hierin wordt geschetst hoe intranet zich verhoudt tot andere communicatiemiddelen, wat doelstellingen en doelgroepen zijn en hoe intranet wordt ingezet als communicatiemiddel. Dit is uit te breiden met punten die door de organisatie als belangrijk worden aangemerkt- om een zo duidelijk mogelijk kader te scheppen dat door iedere lezer op dezelfde wijze geïnterpreteerd wordt. Een redactieformule is dus altijd gebaseerd op een intranetvisie en de strategische uitgangspunten waarop het intranet is gebaseerd. Een bestaande communicatiestrategie of online strategie kan hiervoor goed als basis dienen.

Beheer- en procesafspraken

Dit spreekt voor zich: hier wordt vastgelegd welke afspraken zijn gemaakt wat betreft beheer en processen. Zijn er nog geen afspraken? Dan wordt het hoog tijd om ze vast te leggen. Zoek de belangrijkste stakeholders in de organisatie en bepaal wat belangrijk is.

Rollen en taken

Benoem rollen en taken: waarin wordt uitgelegd wie waarvoor verantwoordelijk is, wat de inhoud van een rol of taak is en hoe de onderlinge verhoudingen zijn. Soms is alleen een centrale redactie verantwoordelijk voor intranet, soms zijn er ook decentrale redacteuren, en af en toe is iedereen op hetzelfde niveau beheerder. Het is belangrijk om duidelijkheid in te scheppen in de verschillende niveaus van beheer, wie iets wel of niet mag, en waarom. Benoem daarbij de verschillende functies, zoals bijvoorbeeld:

• eindredacteur: die een eindcheck doet op (alle) teksten en verantwoordelijk is voor alle corporate content;
• redacteur: die op bepaalde pagina’s of een specifiek domein content beheert en teksten toevoegt;
• informatie-eigenaar: die hele specifieke kennis over een bepaald onderwerp heeft en zodra over dit onderwerp geschreven wordt  geconsulteerd moet worden;
• technisch beheerder: die verantwoordelijk is voor bugs, de technische ondersteuning en aansprakelijk is voor specifieke functionaliteit of tools.

Processen

Benoem ook de processen: waarin geïllustreerd wordt hoe content tot stand komt, hoe redactionele processen zijn bepaald maar ook waar de technische processen en ICT-ondersteuning worden gedefinieerd. Denk hierbij aan het nieuwsproces: wordt nieuws ‘gehaald’, of zoeken meerdere mensen in de organisatie mee naar nieuws? En zo ja, hoe worden teksten dan aangeleverd? Hoeveel tijd heeft het hele proces nodig en mag eraan besteed worden? Kun je garanderen dat een nieuwsbericht binnen een dag of misschien zelfs binnen het uur online staat? Het vastleggen van afspraken zorgt ervoor dat van iedere redacteur duidelijk is wat er van hem verwacht wordt.

Soorten content

Wil je een allesomvattende redactieformule maken, benoem dan ook de verschillende contenttypen – en daarbij wie daarvoor verantwoordelijk is. Contenttypen zijn bijvoorbeeld:

• Corporate content
  Dit is organisatiebrede informatie. Denk aan beleid, strategie, missie en visie, maar ook een toelichting op de organisatiestructuur. Voor corporate content is de (corporate) communicatie-afdeling verantwoordelijk.
• Projecten
  Projectinformatie kan het beste geschreven worden vanuit het project. Het is echter handig ook een redacteur te benoemen binnen dit project of binnen de afdeling om ervoor zorg te dragen dat (vaak specifieke) projectinformatie voor iedereen interessant en begrijpelijk geschreven wordt.
• Kennis
  Vaak wordt op intranet een heleboel kennis ontsloten door mensen die de kunst van het communiceren niet helemaal in de vingers hebben. Dat is begrijpelijk en logisch. Wil je echter dat het intranet voor iedereen is, zorg er dan voor dat deze mensen redactionele ondersteuning krijgen, in de vorm van een redacteur die tegenleest en een redactieslag mag maken over de geschreven tekst.
• Nieuws
  Niet iedereen kan een nieuwsbericht schrijven, en dat moet je ook zeker niet ambiëren. Het schrijven van nieuws moet voldoen aan specifieke regels. Denk hierbij aan hoor- en wederhoor, het benoemen van de 5 W’s, de structuur en de actualiteit van het onderwerp. En natuurlijk of het voor het grootste deel van je lezers daadwerkelijk interessant is! Het is verstandig om redacteuren aan te wijzen die als enige nieuwsberichten (mogen) schrijven. Zo houd je overzicht en weet je dat nieuwsberichten journalistieke waarde hebben. Daarnaast raad ik aan om de mandatering vast te leggen: wie bepaalt of het ene nieuwsbericht boven het andere gaat en wanneer iets aangepast of zelfs verwijderd moet worden? Dit voorkomt vaak gesteggel en frustratie.
• User generated content
  Er zijn plekken op intranet waar medewerkers de vrijheid hebben om content te plaatsen. Denk aan blogs, prikborden, teampagina’s, wiki’s, het smoelenboek. Het zijn populaire features, omdat dit het intranet van de gemeenschap maakt. Bij het ene intranet is dit prominenter aanwezig dan bij het andere (zie ook het artikel ‘Intranet en sociale media’ van mijn collega Floor). Harde voorwaardenvoor deze content maken is zo goed als onmogelijk, wil je als eindredactie niet als ‘contentpolitie’ hoeven fungeren. Formuleer in de redactieformule een aantal basisregels (wat wel en niet geplaatst mag worden, hoe we in reacties met elkaar omgaan) zodat- mochten mensen afwijkend  gedrag vertonen- naar de redactieformule verwezen kan worden.

Formats

Ook kan het handig zijn de ‘formats’ voor content te bepalen. Hierin leg je uit hoe een projectpagina eruit ziet, wat de standaardelementen van een teampagina zijn of welke voorwaarden voor een nieuwspagina gelden. In deze formats kun je ook benoemen wat belangrijk is voor interactie, zoals het opnemen van hyperlinks naar andere relevante pagina’s op intranet.

Taal- en tekstrichtlijnen

Veel organisaties dienen zich te houden aan huisstijlregels. Gebruik deze regels om taal- en tekstrichtlijnen op te stellen. Heb je geen vastgestelde regels, bepaal ze dan alsnog met de hoofd-of eindredacteur of verantwoordelijke communicatieadviseur. Denk aan schrijfwijzen van de naam van de organisatie, de tone of voice, of de bezoeker met u of jij wordt aangesproken en overige zaken die belangrijk zijn voor de continuïteit van teksten.

En niet geheel onbelangrijk: vermeld duidelijk ‘schrijven voor het web’-richtlijnen. Voor veel redacteuren die intranet beheren naast hun andere dagelijkse werk  is niet duidelijk wat belangrijk is voor teksten die van een scherm afgelezen worden. Geef hier training in, voor veel mensen werkt het als eye-opener en zorgt het voor meer enthousiasme in het schrijven voor intranet.

Een redactieformule voor iedereen

Een redactieformule kun je zo uitgebreid mogelijk maken. Het moet vooral passen bij de behoeftes van de organisatie. Maar of de organisatie nu klein of groot is, voor alle belanghebbenden is het prettig om een redactieformule te hebben.  Het helpt dat afspraken zwart op wit staan, maar het helpt ook om gezamenlijk goed na te denken over het intranet en hoe je het als communicatiemiddel inzet. Het is daarom aan te raden jaarlijks de formule te herijken, zodat afspraken duidelijk blijven, en top of mind bij de redacteuren. Iedere organisatie is natuurlijk vrij om een redactieformule naar behoefte in te vullen. De inrichting van de redactie en de afstemming met redacteuren is hier bijvoorbeeld nog niet eens toegelicht.

Heb je zelf goede ervaringen met een dergelijk format? Welke punten die hierboven staan zijn hierin benoemd en welke punten niet? Ik hoor het graag in een reactie!