Intranetvisie: basis voor toekomst en inrichting van je intranet

Heeft jouw organisatie een heldere intranetvisie? Zo’n visie schetst een gezamenlijk toekomstbeeld voor intranet. Deze ‘stip aan de horizon’ biedt medewerkers houvast en slaat de piketpaaltjes voor (door)ontwikkeling van je intranet. Lees waarom een intranetvisie nodig is, waar deze uit bestaat en hoe je er een ontwikkelt. Artikel 3 in onze serie over succesfactoren voor intranet.

Stip aan de horizon voor je intranet

Een intranetvisie is een strategisch instrument dat de afgelopen jaren – is onze observatie – nog vrij weinig aandacht heeft gekregen binnen organisaties. De meeste organisaties hebben op hoofdlijnen een ontwikkelplan voor hun intranet geformuleerd en noemen dat een strategie. En vanuit die strategie is intranet ontwikkeld en wordt het gebruikt en beheerd. Daarbij wordt vaak niet vooruit gekeken – of in elk geval niet verder dan de looptijd van het ontwikkelproject.

Een goede intranetvisie kijkt wél verder

De intranetvisie schetst het gezamenlijke beeld dat de organisatie heeft voor intranet voor de komende jaren, meestal een periode van maximaal 5 jaar. Een beeld dat antwoord geeft op de vraag: waar doen we het allemaal voor? Wat zijn onze ambities? Wat definiëren we als ‘succes’?

Toetssteen voor intranetstrategie

Vervolgens wordt op basis daarvan een strategisch intranetbeleidsplan geformuleerd, dat antwoord geeft op de vraag: hoe gaan we die visie verwezenlijken? De intranetvisie is dan de overkoepelende toetssteen voor de strategie en de daaruit voortvloeiende beheer- en doorontwikkelactiviteiten. Maar dient daarnaast vooral ter inspiratie en motivatie.

Wat is een intranetvisie?

Laten we allereerst kort stilstaan bij de term ‘visie’. Wikipedia geeft de volgende definitie  (flink ingekort):

Visie verwijst naar het gewenste langetermijnperspectief van een organisatie. Missie en principes binnen de organisatie vormen samen de visie. De visie is bedoeld om invloed uit te oefenen op de organisatie door: het motiveren van medewerkers, focussen van medewerkers op relevante activiteiten en het scheppen van kaders. Een organisatie heeft een visie als het een duidelijk beeld van de toekomst heeft. Daarop kan zij dan anticiperen in haar productontwikkeling, vernieuwing van diensten enzovoort.

De bovenstaande beschrijving sluit in mijn optiek mooi aan op de kenmerken van een intranetvisie: Een duidelijk beeld van de toekomst van het intranet motiveert medewerkers, schept kaders en geeft handvatten voor de te maken keuzes en uit te voeren activiteiten rondom het intranet.

Waarom een visie op intranet? De argumenten op een rij

Waarom is een intranetvisie zo belangrijk? Ik zet enkele argumenten voor je op een rij:

• Motiveert
  Intranetgoeroe Jane McConnel stelt in haar artikel uit 2007 – er is de afgelopen jaren écht te weinig over intranetvisie gepubliceerd – dat een goede intranetvisie een sterk mentaal beeld oproept van hoe de toekomst van intranet eruit ziet. Een beeld met een gevoel. Dit toekomstbeeld motiveert medewerkers en geeft betrokkenen bij de doorontwikkeling een helder doel: dáár willen we naartoe en dat is waarvoor we het doen.
• Legt de basis voor vertrouwen en geloof
  Niets is vervelender dan werken aan een intranetproject – of er verantwoordelijk voor zijn – waar medewerkers niet in geloven. En een intranet is nou eenmaal een instrument waar veel over geklaagd wordt. Het werkt nooit optimaal en er is altijd wel wat op af te dingen. Ondanks deze ‘tegenslagen’ kan een toekomstbeeld de basis leggen voor vertrouwen en geloof.
• Zorgt voor draagvlak
  Op intranet komen de belangen van veel interne stakeholders bij elkaar. Denk aan P&O, IT, Facilitaire zaken, Communicatie, de business, et cetera. Door al die verschillende belangen, kunnen er lastige discussies ontstaan over wie er beslist, waar de focus ligt en daarmee welke belangen prevaleren boven de ander. Een goede governancestructuur, zoals in het artikel van Christiaan Lustig en Boudewijn Bugter van vorige week staat, biedt hier handvatten voor. Maar met of zonder een heldere governance, kan de intranetvisie ook helpen bij het creëren van draagvlak en een gemeenschappelijk doel.
• Zorgt voor commitment
  Een goede intranetvisie is opgesteld in samenwerking met de directie of Raad van Bestuur van de organisatie. Dit is immers de plek waar (als het goed is) nagedacht wordt over de missie en visie van de organisatie. Met een goedkeuring op de intranetvisie op DT/RvB-niveau, creëer je op het hoogste niveau van het intranetproject al commitment. Met andere woorden: je weet waar de directie het op hoofdlijnen over eens is. Dit biedt managers en projectleiders en betrokken bij intranet handvatten om strategie en doorontwikkelactiviteiten te laten goedkeuren.
• Richting en sturing
  Haast vanzelfsprekend, maar wel een belangrijk argument: de visie geeft richting voor de komende 4 à 5 jaren (veel langer is wat mij betreft erg lastig om een concreet beeld van te hebben).

Intranetvisie gebaseerd op organisatievisie

Waar wil je organisatie over 5 à 10 jaar staan? Hoe ziet de wereld om ons heen er dan uit? En hoe ziet de organisatie er dan uit? Hoe wordt er (samen)gewerkt, binnen en buiten de organisatie? De toekomst en inrichting van je intranet wordt grotendeels bepaald door de manier waarop er binnen organisaties gewerkt wordt. Normen, waarden en andere aspecten van de organisatiecultuur spelen daarin een belangrijke rol.

Het is dan ook essentieel dat de intranetvisie gebaseerd is op de bredere organisatievisie. Deze organisatievisie is de kapstok voor het ontwikkelen van de intranetvisie. Want intranet wordt bij veel organisaties het startpunt van de dagelijkse werkzaamheden. Vanuit en vanaf intranet voeren medewerkers hun taken uit en werken ze samen. Dan kan het maar beter ontwikkeld zijn vanuit een toekomstbeeld dat aansluit bij het toekomstbeeld van de organisatie.

Totstandkoming intranetvisie

Er zijn natuurlijk talloze manieren waarop de visie op intranet tot stand kan komen. Welke stappen je ook zet, het belangrijkste is dat alle belangrijke stakeholders betrokken zijn bij de visievorming. Het moet immers een gezamenlijk toekomstbeeld zijn waar iedereen zich in kan vinden. Mogelijke stappen voor de totstandkoming:

1. Samen dagdromen over de toekomst

Laat iedereen binnen je organisatie dromen over de toekomst. Hoe ziet de wereld er in 2020 (of wat eerder) uit? Hoe ziet jouw organisatie er dan uit? Hoe ga je naar je werk? Hoe verlopen informatie- en communicatiestromen? Wat voor tools gebruiken we dan? Hoe zien die er zoal uit? Deel deze verhalen met elkaar op een prikbord, forum of discussiegroep op intranet en inspireer elkaar. Een geinig voorbeeld waar ik op stuitte is een open forum van de Politie Haaglanden waarin medewerkers hun visie op intranet delen. En ook mijn collega Christiaan Lustig liet onlangs zijn gedachten over een werkdag in 2020 de vrije loop.

2. Visieworkshop met management en directie

Betrek bij visieworkshops voor het intranet van een organisatie ook management en directieleden. Omdat – is mijn ervaring – intranet niet het dagelijkse onderwerp van bestuurders is, is het belangrijk om handvatten te bieden voor de ontwikkeling van de visie. Dit kun je als volgt doen:

• Bepaal strategische thema’s of pijlers waar de intranetvisie op moet aanhaken c.q. uit moet bestaan. Veelvoorkomende pijlers zijn: kennisdeling, samenwerking, plaats- en tijdonafhankelijk werken, vrijheid en flexibiliteit voor medewerkers, openheid, integratie van applicaties, personalisatie en veiligheid. Maak het levendig door foto’s, filmpjes en de verhalen van medewerkers te gebruiken.
• Bied verschillende ambitieniveaus en schets de globale consequenties van elk ambitieniveau. Denk bijvoorbeeld aan de pijler personalisatie: waar wil je op dat vlak staan over 5 jaar? Van alleen gepersonaliseerde nieuwsvoorziening tot een volledig aanpasbare, op maat gemaakte intranetomgeving. Wat zijn de gevolgen van elk niveau? Wat zijn de risico’s en verwachte investeringen (maak dat overigens niet té concreet – gebruik geen cijfers, etc.)?
• Bepaal de prioriteit en urgentie. Hoe belangrijk is het bepalen van dit niveau voor onze organisatie? Dit biedt input voor de ontwikkeling van de strategie en de roadmap voor de doorontwikkeling.

Tijdens de sessie kan het gebeuren dat de deelnemers geen keuzes durven te maken. Omdat ze de gevolgen niet volledig kunnen overzien – in termen van investeringen, veiligheid, et cetera. Het is belangrijk om te benadrukken dat het gaat om de ‘stip aan de horizon’: een nadere invulling en toetsing aan praktijk volgt. Aanscherpen en bijstellen kan altijd. Het gaat om waar we straks willen staan met elkaar. Het is overigens zeer aan te raden om de visie jaarlijks te toetsen en herijken met dezelfde groep mensen. Je zult zien dat het toekomstbeeld al behoorlijk veranderd is.

Welke vorm geef je de visie?

Eén ding is zeker: de sessie(s) met management en bestuurders levert genoeg gespreksstof op voor het komende jaar. Er zullen waarschijnlijk op flink wat terreinen meer vragen dan antwoorden komen. En dat is uiteraard niet erg: het zet mensen aan het denken en daarmee komen processen binnen de organisatie op gang.

Het is daarom verstandig om een gespreksverslag op te stellen waar alle opinies en besproken aandachtspunten in beschreven staan en dat gebruikt kan worden als praatstuk. Ontwikkel daarnaast een populaire versie van de intranetvisie. En zorg ervoor dat deze ook qua vormgeving een visueel beeld geeft. Denk aan een video, poster, diashow, presentatie, et cetera. Tot slot is het de overweging waard om de visies op de diverse thema’s samen te vatten tot een visiestatement. Een voorbeeld van McConnel:

‘A friend you trust, who is always there to help you do what you have to do.’

Uiteraard is de visie, net als de strategie, vooral een instrument en geen einddoel. Dus zet het in ieder geval niet op de homepage van je intranet ;-).

Geen beeld van de toekomst van het intranet? Laat je inspireren door trendwatchers!

Tot slot nog een laatste tip voor diegene die geen flauw idee hebben van waar het intranet over 5 jaar zal staan. Laat je inspireren! Er zijn prachtige rapporten beschikbaar waarin trendwatchers als Jane McConnel (Global Intranet Trends for 2011) en de Nielsen Norman Group (Intranet Design Annual 2011: Year’s 10 Best Intranets) de meest vooruitstrevende intranetten analyseren en wereldwijde megatrends voor intranetten beschrijven. De meest innovatieve intranetten van vandaag bevatten vast en zeker elementen waar jij over enkele jaren wilt staan met het intranet van jouw organisatie. Veel inspiratieplezier!

Serie over succesfactoren voor intranet

Dit is artikel 3 in een serie over succesfactoren voor intranet. Lees ook:

1. ‘De 10 beste intranetten van 2011: een overzicht’, 28 februari 2011
2. ‘Governance: essentieel voor succesvol intranet’, 11 maart 2011

Floor van Riet schreef dit artikel ten tijde van zijn dienstverband bij Sabel Communicatie. Mocht je naar aanleiding van de ideeën en kennis in dit artikel meer willen weten, dan beantwoordt Sabel Communicatie graag je vragen.